Секретарское дело (last1)

Посмотреть архив целиком

Введение


1. ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секре­тарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

1.1. Компьютер

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву за­нимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю он помога­ет выполнять широкий круг задач:

  • составление и редактирование документов;

  • регистрация и контроль исполнения документов;

  • хранение и поиск документов, другой полезной информации;

  • прием и передача документов по каналам связи;

  • архивное хранение документов;

  • организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производи­тельности.

Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дис­плей и клавиатура.

Главным элементом системного блока является процессор. Рынок за­воевали следующие виды процессоров: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможно­сти компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря являет­ся показателем уровня технической оснащенности фирмы.

Дисплей (монитор) предназначен для отображения на экране ин­формации, необходимой для пользователя, о происходящих в компью­тере процессах.

Клавиатура предназначена для ввода информации. На клавиатуре на­ходятся клавиши четырех видов:

  • алфавитно-цифровые;

  • функциональные;

  • со стрелками;

  • управляющие.

В правой части клавиатуры расположены клавиши, которые могут выполнять две функции: клавиатуры калькулятора и управления курсо­ром на экране.

Алфавитная клавиша может воспроизводить либо букву русского ал­фавита, либо латинского. Для переключения используются программы

драйверы клавиатуры. Переключение осуществляется нажатием опреде­ленного сочетания клавиш, соответствующего используемому драйверу. Дополнительно к компьютеру могут быть подключены мышь, прин­тер, модем, факс-модем, сканер, стример, устройство архивации дан­ных, другие устройства и приспособления, позволяющие расширять возможности компьютера (увеличивать быстродействие или память, модернизировать ввод/вывод информации и т. п.).

Мышь представляет собой манипулятор для ввода информации в компьютер. В основном используются мыши с двумя или тремя клави­шами. Одну из лучших моделей мыши предлагает фирма Microsoft. Для работы с мышью необходим специальный коврик для предотвращения ее проскальзывания за счет надежного сцепления шарика мыши с по­верхностью коврика.

Принтер предназначен для вывода информации из памяти компью­тера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее качество печати обеспечивают лазерные принте­ры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электри­чески притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризу­ется с помощью лазера по командам из компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печать. Они способны печатать как на обычной бумаге, так и на прозрачных пленках, конвертах, от­крытках.. Надежными, с высоким быстродействием и хорошим качест­вом печати являются лазерные принтеры фирмы Hewlett-Packard.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиату­ры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте). Конструктивно факсмодем может быть выполнен

в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внеш­него устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт. В настоящее время широкое применение получили факс-модемы Zyxel и Motorola, которые обеспечивают скорость, качество прие­ма/передачи сообщений, а также другие возможности, достаточные для полноценной работы в сети Интернет.

Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в па­мять компьютера. В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов.

Стример - устройство резервного копирования, предназначен для со­хранности информации на жестком диске посредством записи ее на кассеты с магнитной лентой (емкость более 60 Мб).

Устройство архивации осуществляет хранение большого объема ин­формации и доступ к ней с большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. Запись информации производится на магнитооптические диски МО, Zip Drive (100 Мб), Jazz Drive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может об­служивать все компьютеры.

Возможности компьютера определяют:

- тип и тактовая частота процессора;

- объем оперативной памяти и жесткого диска;

- характеристики материнской платы;

- характеристики видеокарты;

- наличие CD-ROM и звуковой платы;

- возможность подключения дополнительных устройств;

- возможность энергосбережения.

Компьютер секретаря-референта должен иметь достаточные возмож­ности для работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом, желательно использовать операцион­ную систему Windows 98 и пакет Microsoft Office 97 или 2000. Для этих целей потребуется процессор Pentium® III 500 МГц или Celeron 466 МГц с оперативной памятью 64 Мб, объемом жесткого диска 6-10 Гб, графическим акселератором объемом памяти 4 Мб, 17 дюймовым мони­тором с шагом маски не более 0,26 мм и разрешением 1024x768 пиксе­лей при частоте кадров не менее 85 Гц1. Необходимы CD-ROM, модем с поддержкой стандарта V.90 и K56flex и сетевая карта 10/100 Ethernet, мышь с поддержкой технологии IntelliMouse. Для создания качествен­ных документов должен быть лазерный принтер HP LJ 1100. Такая кон­фигурация компьютера, ориентировочной стоимостью 2000S, отвечает современным требованиям офисной практики.

На рынке компьютеров и компьютерных компонентов происходит

непрерывный процесс обновления элементной базы и программного обеспечения, что приводит к быстрому моральному устареванию даже самого, казалось бы, современного на данный момент оборудования.

1.2. Компьютерная сеть. Электронная почта. Интернет

Компьютерная сеть создается для эффективного использования не­скольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной докумен­тации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля (телефон­ного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и световых волн.

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, вклю­ченные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделени­ем периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочи­ми местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это по­зволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на эк­ран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партне­рами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают ло­кальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронной почтой называют пересылку сообще­ний с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. Адрес элек­тронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно

Электронная почта предоставляет пользователям следующие воз­можности:

  • отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную
    информационную систему;

  • получать подтверждения доставки документов по назначению;

  • выводить на экран дисплея полученные документы;

  • изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

  • распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

  • отправлять документы одному пользователю или группе пользовате­лей системы по списку;

  • расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;

  • составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие слу­жебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках

исполнения.

Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть поло­жены в ваш электронный почтовый ящик. Посмотреть пришедшую вам корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из сво­ей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Инте­ресующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перене­сти на дискету или CD, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно деше­вых видов связи.






Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.