Лекции по делопроизводству (38162)

Посмотреть архив целиком

Д

1стр.

окладные записки.

-это документ адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте, о выполненной работе, а так же содержащей выводу и предложение составителя.

Д.З. включает следующие реквизиты:

  1. Наименование структурного подразделения

  2. Вид документа

  3. Дата, номер

  4. Место составления или издания

  5. Заголовок к тексту

  6. Текст

  7. Подпись

Д.З. бывают внешние и внутренние.

В

(0 табуляция)

нутренние докладную подписывает составитель, внешнею, адресованную выше стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает руководитель учреждения.

ПРИМЕР внутренней докладной записки:


Общий отдел Генеральному директору

объединения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Н.К. Иванову

      1. 36

Рязань


О замене пишущих машин


Довожу до вашего сведения, что машинбюро в настоящее время оснащено пишущими машинами устаревшего образца, многие из которых имеют надёжные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть в-с о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.


Зав. машинбюро Г.Н. Колбасин


ПРИМЕР внешней докладной записки:


Министерство общего Генеральному директору

и профессионального завода …………………………………

образования РФ …………………………………………


Новосибирское областное И.И. Петрову

управление народного

образования


Октябрьский отдел

народного образования


ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА


      1. 15

Новосибирск


О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха


Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определение количества школьников, которые могут отдохнуть летом 2002 года.

Мною 13 мая сего года бал проведён осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1 необходимо вставить стёкла, корпус №2 нуждается в ремонте.


Зав. района Н.И. Пирогов


ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

-это док-т, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка делится на 2-е группы:

  1. гр. – это док-ты, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений.

  2. Гр. – это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведений работников.

ПРИМЕР:


Объяснительная записка Директору центра

«Кадры»

01.11.2002 №21 Н.И. Иванову


О срыве занятий в группе секретарей-референтов


31 октября 2002 года на занятия по делопроизводству пришло только 3 слушателя из состава группы 19 человек

П

2стр.

реподаватель Г.И. Григорьева


Пр. внешней объяснительной записки – по одному предприятию, имеющему множество структурных подразделений:

Наименование организации

Производственный отдел


Объяснительная записка Ген. Директору

объединения

01.11.2002 №14 А.А. Зуеву


Об установке оборудования


Сводный отчёт об установке оборудования для производства аммиака, передан в выше стоящею организацию согласно договорённости 30.10.2002г.


Начальник отдела А.Е. Ёлкин


Пр. внешней объяснительной записки, адресованная в выше стоящую организацию:

Производственное объединение

По добыче железной руды

«Крымчермет»


Шахта «Юзовская»


Объяснительная записка Ген. Директору

объединения

01.11.2002 №10 К.Е. Матвееву


О нарушении производственной дисциплины


,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,ТЕКСТ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,


Горный мастер В.И. Софроний


ФАКСЫ

- относятся к оперативным средствам связи – максимальная связь. Ф. – это док-т, полученный с помощью специального аппарата или факса, по телефонным каналам связи, Ф. является копией передаваемого документа любого вида с приложением в виде таблиц, схем, чертежей, фотографий. Ф. является разновидностью переписки между деловыми партнёрами. Оформляется аналогично деловому письму.

Дополнительными данными факса явл. данные, которые проставляет сам аппарат – указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которого передата информация; количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, кол-во полученных страниц; результат.

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) гарантии хранится 10 лет.


ТЕЛЕГРАММА

  • это док-т, передаваемый по каналам связи.

Образец международной телеграммы:

МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА


МАКСИМОВ АТТАШЕ ПО ТОРГОВЛЕ

ПОСОЛЬСТВО РФ В БЛГАРИИ

УЛ.КРАСНОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ



ПРЕДСТАВИТЕЛИ МИНИСТЕРСТВА АНИСИМОВ ЗПТ КАНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 1999 ГОДА В СОФИЮ ДЛЯ ПРВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ

ЗАМ МИНИСТРА ВЭС


100121, Москва, ул. Краснопресненская, 20, МВЭС, 15-23-08/02


10.01.99


Разина 235 41 38


СПРАВКИ


- это док-т содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки чаще всего составляются о подтверждении работы или оплаты труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/п (статья 40 ТКРФ).



С

3стр.

правки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, его должности, з/п. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки (например: шк. №49; ТЭУ №3). На справке должна обязательно стоять дата подписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним из вариантов справки явл-ся справка по запросу руководства содержащая информацию по производственной тематике, такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки для руководства не выходящие за пределы предприятия составляет и подписывает составитель (составитель). Внешние справки по запросу внешних организаций подписываются руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, дату и период времени к сведениям относящимся к справке. Если справка даётся по нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые показатели могут быть оформлены в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в 2-х экз.:

  1. адресату

  2. подшивается в дело

При наличии в справке сведений финансового хар-ра, она подписывается руководителем, гл. бухгалтером и заверяется печатью. Во всех внешних справках печать обязательна.

Пример внешней справки:


Наименование предприятия Место предоставления

справки

Адрес предприятия

Тел.

Факс


СПРАВКА


00.00.00 №


Леонтьева Оксана Анатольевна работает экономистом отдела маркетинга в АО «Комета» с окладом 3500 (три тысячи пятьсот) рублей в месяц.


Директор И.О. Фамилия


Главный бухгалтер И.О. Фамилия

М.П.


Мишин 243382


ДОГОВОРЫ

Д. – это юр. документ устанавливающий права, обязанности договаривающихся сторон и ответственность за их выполнение. Договора могут быть заключены между организациями или организацией и гражданином или гражданами между собой. Если в договорные отношения вступает организация и гражданин договор называют трудовым соглашением. Существуют такие договора как: Д. о поставках, Д. о материальной ответственности, Д. аренды, Д. банковского счёта и т.п.

Д. считается заключённым, если между сторонами достигнуты соглашения по всем пунктам.

Реквизиты договора:

    1. название док-та: договор

    2. дата, номер и место составления

    3. заголовок к тексту

    4. текст: состоит из вводной части:1-наименование сторон

2-должности и фамилии лиц подписывающих договор

3-предмет договора

4-изложение порядка рассмотрения вопросов

5-общая сумма договора

    1. Юр. адреса сторон

    2. Подписи и печати сторон

Д. составляется в нескольких экземплярах в зависимости от потребностей участков (чаще всего их бывает 2)

Текст договора разделяют на разделы и подразделы. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Часто договоры фин. назначения визируются юрист-консультом.


КОНТРАКТ

К. представляет собой особую форму срочного трудового договора, заключённого между предприятием в лице директора и работником. Контракт устанавливает условия найма организации, оплату труда, взаимные обязательства, права, ответственность сторон и основания для досрочного расторжения контракта.


Случайные файлы

Файл
13843-1.rtf
34641.rtf
1799.rtf
46755.rtf
185545.rtf




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.