Разделение групп документов по функциональному значению (17535)

Посмотреть архив целиком

Содержание


  1. ВСТУПЛЕНИЕ. Классификация документов делового общения

  2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ. Разделение групп документов по функциональному значению

2.1 Организационно-правовые документы

2.2 Распорядительные документы

2.3 Информационно-справочные документы

2.4 Информационно-аналитические документы

2.5. Регистрационно-контрольные документы

2.6. Планирующие документы

2.7 Отчетные документы

2.8 Документы по персоналу

2.9 Документы переговорной и совещательной деятельности

2.10 Письменные обращения граждан

2.11 Прочие документы делового общения

3. Типы записи текстов документов

4. ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Унификация и стандартизация

Список литературы


  1. Вступление. Классификация документов делового общения


Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируются по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические, регистрационно-контрольные, планирующие, отчетные, по персоналу, деятельности коллегиальных органов, делового общения, судебно-исковые, финансово-бухгалтерские, предпринимательской деятельности.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, технические регламенты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые в организациях для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируются на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается множество вопросов.

По грифу или степени гласности различают документы открытого пользования (доступа) (не содержащие государственной и коммерческой тайны) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени закрытости (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для служебного пользования – конфиденциальные документы.

По юридической силе документы подразделяются подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные, второстепенные, итоговые, периодические. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копия, отпуск, выписка из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск – копия документа, остающаяся в делах организации, как свидетельство выполненной работы. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируются на служебные, подготовленные в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные, предусмотренные общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) [15], а также в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные (неунифицированные) документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Распространенным вариантом трафаретного документа является анкета.

Анкета – способ представления текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и другие документы.

Таблица – форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текс, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать однопорядковые данные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

В хозяйственной деятельности организаций, кроме того, используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, например, разного рода договоры: договоры поставки, выполнения работ или услуг, договоры аренды и др.



  1. Основная часть. Группы документов по функциональному значению


2.1 Организационно-правовые документы


Главное назначение: посредством организационно-правовых документов осуществляются документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников организации и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

Общее содержание – сердцевину составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения.

Общие характерные черты:

1) подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

2) введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.

3) организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены.

4) организационно-правовые документы – документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

5) для большинства организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

6) общие требования к оформлению организационно-правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и т.п.).

наиболее распространенные организационно-правовые документы: устав организации, положение о структурном подразделении (коллегиальных органах) организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по отдельным видам деятельности, должностные инструкции.


2.2 Распорядительные документы


Нормативно-правовые акты

НПА издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений Президента РФ, а также по инициативе ФОИВ в виде: постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений.


Случайные файлы

Файл
47635.rtf
78617.rtf
140721.doc
88247.doc
28190.rtf




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.