Делопроизводство в компании ООО Юнипродуктс СНГ (ref-17607)

Посмотреть архив целиком








ООО «Юнипродуктс СНГ» являются филиалом компании Uniproducts в Голландии. Филиал в России имеет свой завод в г. Москве и занимается производством и продажей продуктов питания, таких как маргарин, майонез и кетчуп, на территории г. Москвы и Российской Федерации.


В Москве компания существует с 1996 года и является крупным оптовым поставщиком с отличной репутацией. Наши клиенты: сеть супермакетов «Седьмой континент», «Перекресток», сеть гипермаркетов «Рамстор», ЗАО «Тандер» (Краснодар), Торговый дом Элю (Нижний Новгород) и другие.


Являясь международной компанией, Uniproducts уделяет большое внимание качеству производимого товара. Качество товара – это приоритет номер один. Это понятие включает в себя не только функциональные качества товара, но и вкус, содержание, легкость и удобство использования, что делает работу с нами – удовольствием, а покупку наших продуктов – радостью.


Постоянные маркетинговые исследования помогают нам постоянно быть в курсе нужд и пожеланий клиентов. В соответствии с этим мы изменяем, дополняем или создаем что-то новое и привлекательное, учитывая все вкусы различных слоев населения.


Имея большой опыт работы в международном бизнесе Uniproducts заработала репутацию компании, которая уважает интересы своих партнеров и своих сотрудников, и, поэтому, соблюдает, и требует соблюдать и от своих партнеров, все правила ведения честного, открытого бизнеса.


















ООО “Юнипродуктс СНГ” имеет в своем штате 100 сотрудников и 6 отделов: отдел кадров (5 человек), Отдел продаж (40 человека), бухгалтерия (10 человек), Отдел информационных технологий (10 человек), маркетинг (20 человек), юридический отдел (11 человек), 2 водителя и 2 человека работающих на ресепшн.



С
труктура каждого из отделов примерно одинакова:







П
ример
: Структура отдела продаж (Менеджеры и сотрудники среднего звена):



На примере одного человека из каждого отдела рассмотрим его ежедневные обязанности, что покажет чем занимаются в том или ином подразделении компании.


1. Отдел – продаж. ПозицияСпециалист по работе с клиентами (CSS).

Обязанности: поддерживать развитие компании в городе с помощью постоянного контроля настоящих дистрибьюторов, увеличивать объем продаж за счет внедрения новых клиентов в сотрудничество.

Постоянно быть в курсе количества и типов розничных и оптовых магазинов по “покрытию” на данной территории, что требуется для развития и роста вторичных продаж, также как и для достижения личных планов.

Резервировать заказы ключевых клиентов для поставки Дистрибьюторами. Помогать развиваться Дистрибьюторским сотрудникам приглашая их на тренинги и решая возникающие общие вопросы связанные с сотрудничеством с ООО “Юнипродуктс СНГ”.

Задачи и цели:

  1. развивать и контролировать базу данных по клиентам,

  2. устанавливать отношения с новыми Дистрибьюторами и развивать с существующими,

  3. увеличивать вторичные продажи,

  4. конролировать продажи на открытых рынках и в розничных магазинах,

  5. Информировать о новостях компании с помощью отдела маркетинга существующих и новых клиентов,

  6. Брать на себя проведение тренингов для представителей отдела продаж Дистрибьюторов.



2. Отдел – бухгалтерия. ПозицияКассир-бухгалтер.

Обязанности:

  • Ежедневные отчеты о проходящих наличных деньгах,

  • Выплаты в соответствии с авансовыми отчетами сотркдников,

  • Организация переправки денег из банка в оффис,

  • Лимит-контроль выдачи денег,

  • Координация работы кассиров на заводе,

  • Заполнение банковских документов,

  • Создание плана наличных денег для банка,

  • Резервирование авансовых отчетов для региональных сотрудников,

  • Обеспечивание получение наличных денег.




3. Отдел – отдел кадров. ПозицияАдминистратор отдела продаж.

Обязанности: Предоставлять требуемые бумаги, исполнять рекрутменские обязанности; обновлять, поддерживать и утверждать рабочие обязанности на той или иной позиции.

Основные задачи:

  1. Проверка и ведение всей документации поступаемой от сотрудников компании (заявки на отпуск, работа с медицинскими страховками и больничными листами, расчет средств на командировки, обновление базы отпусков, подготовка статистических форм требуемых законом РФ);

  2. Вести процесс рекрутмента (объявления о вакансиях, проведение интервью, предложения работы, проверка резюме, а также проверка всех счетов от рекрутменских компаний);

  3. Поддерживать контакты с агенствами по подбору персонала, университетами, всеми сотрудниками компании.


4. Отдел – юридический отдел. Позицияюрист.

Обязанности:

  • Обеспечивать юридическую поддержку сотрудникам компании (проверка контрактов, проверка наличия необходимых юридических докуменктов при подписании новых контрактов с Дистрибьюторами, юридическая помощь в деятельности специалистов по работе с клиентами);

  • Помощь в разрешении вопросов в рекламных, маркетинговых правах и правах покупателей;

  • Предоставление необходимых документов, касательно юридических корпоративных вопросов;

  • Проведение восстановления долгов (составление требований, открытие судебных исков);

  • Помощь в тяжбе других типах дел (гражданских, трудовых и т. д.)



5. Отдел – отдел информационных технологий. ПозицияСтарший IT менеджер.

Обязанности:

  • Координация работы пресональных компьютеров (антивирусные и защитные программы, обновление сайта, координация работы e-mail почты) компании и телефонной связи;

  • Проверка инвентаря компании (закупка/обновление аппаратных средств ЭВМ, программного обеспечения и т. п.);

  • работа и поддержка с обслуживанием, обеспеченное сетями компании;

  • планирование бюджета для отдела.



6. Отдел – маркетинг. ПозицияБрэнд - менеджер.

Обязанности:

  • Анализ рынка потребителей и выявление потенциальных направлений развития брэнда компании;

  • Исследование покупательского спроса, покупателей, их желаний и пристрастий;

  • На основе анализа – изобретение и реализация/развитие новых брэндов, улучшение старых;

  • «Продвижение» товара на рынок, проведение рекламный кампаний.






ООО “Юнипродуктс СНГ” Утверждаю

Ген. Директор

Номенклатура дел

На 2001 г. ____________И.А. Сопин


____№__________


г. Москва



Индекс Дела

Наименование дела

Срок хранения

Количество томов

Примечание


01 Отдел кадров




01 – 01



01 – 02


Личные дела сотрудников


Кадровые приказы


2 года после увольнения


постоянно

2


2



02 Юридич. отдел




02 – 01


02 – 02



02 – 03


Устав


Пакеты документов дистрибьюторов


Учредительные документы (налоговые справки, постановления и т.д.)

Постоянно


2-3 года после уведомления о расторжении

постоянно


1


3




2




03 Отдел продаж



03 - 01

Помесячные отчеты результатов продаж

постоянно

2



04 Отдел маркетинга




04 – 01




04 – 02


Ежегодные исследования рынка потребителей


Информация о конкурентах

постоянно




постоянно

2



1



05 Бухгалтерия




05 – 01



05 - 02

Отчетные документы (на списание)


Счета, платежки

5 лет



5 лет

3



5



06 Отдел IT




06 - 01

Копии счетов и договоров на покупку оборудования, зап. частей и т.п.

3 года

2



Документооборот за 2001 год.


Расчет документов проходящих через каждый отдел в среднем в день:


Случайные файлы

Файл
37439.rtf
178296.rtf
81307.rtf
73108.rtf
22667.rtf




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.