Автоматизированные системы контроля за исполнением (110401)

Посмотреть архив целиком

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВНИЮ

ФИЛИАЛ ГОУ ВПО «ИГУ» В Г. БРАТСКЕ




Кафедра общегуманитарных дисциплин




Курсовая работа


По дисциплине: Организация и технология ДОУ


Тема: АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ

ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ











Братск 2007


ОГЛАВЛЕНИЕ


ВВЕДЕНИЕ

1 Автоматизированные системы

1.1 АСКИД

1.2 CompanyMedia

1.3 БОСС-Референт

1.4 Optima Workflow

1.5 Documentum

1.6 LanDocs

1.7 ДЕЛО

1.8 АС-Архив

1.9 Гран-Док

1.9.1 Гран-Док – Lite

1.9.2 Гран-Док - сетевая версия

1.9.3 Гран-Док - корпоративная версия

1.10 ЕВФРАТ-Документооборот v.12

1.10.1 Организация работы в системе

1.10.2 Модули системы

1.11 PayDox

1.12 ESCOM.DOC v.1.5

2 Сравнительная характеристика основных автоматизированных систем контроля за исполнением

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЛИТЕРАТУРА

ПРИЛОЖЕНИЕ


ВВЕДЕНИЕ


Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение уп­равления совершенно не развито или используется в луч­шем случае только наполовину.

Между тем, работа с документацией была и остаётся одним из главных бизнес-процессов на любом предприятии и в любом офисе. И орга­низация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых ре­шений. Как повысить эффективность работы с документами? Как уско­рить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по до­кументам, процедуры согласования документов, процессы информиро­вания и ознакомления сотрудников с документами? Как выстроить еди­ное информационное пространство для организаций, имеющих филиа­лы, дочерние предприятия, представительства

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных техноло­гий традиционная схема управления документооборотом уже не справля­ется с теми объемами работы, которые существуют в данное время.

В любой, даже самой дис­циплинированной, организации при ведении классического бу­мажного делопроизводства, как правило, через некоторое вре­мя начинают возникать пробле­мы. В качестве примера можно привести всем известные и оче­видные ситуации: потеря посту­пивших документов, неотправ­ленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отп­равленные документы, отсут­ствие на договоре, подписан­ным руководителем и привед­шего к значительным убыткам, виз ответственного исполните­ля, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и не­разберихе, как следствие - к невозможности решения управ­ленческих задач.

Существенный путь решения - автоматизация делопроизво­дства и документооборота ком­пании путем внедрения полно­ценной информационной систе­мы документационного обеспе­чения управления.

Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для авто­матизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и сни­жают вероятность всевозможных ошибок.

Цель данного исследования – изучить программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов делопроизводства.

Объект исследования – автоматизированные системы, осуществляющие контроль за исполнением документов, а также системы, включающие в себя эту функцию.

Приступая к работе над курсовым проектом, мы полагали, что:

  • предлагаемые программные продукты соответствуют современным требованиям к ведению делопроизводства;

  • отечественные разработки более удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства, чем зарубежные аналоги программного обеспечения.

Задачи исследования: анализ учебной литературы, периодических изданий по проблеме автоматизации делопроизводства.

В выборочную совокупность вошли журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело», а также были изучены учебники для высших учебных заведений и учреждений начального и профессионального образования.

Курсовая работа по теме «Автоматизированные системы контроля за исполнением» общим количеством страниц 46, приложений – 2 на шести страницах, рисунков – 2, таблиц -1, объем списка источников и литературы – 31.

  1. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ


Рынок систем уп­равления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными производителя­ми. Отечественный софт луч­шим образом учитывает специ­фику российского документо­оборота, нежели программное обеспечение иностранных про­изводителей, и дело здесь не в патриотизме, а в несколько дру­гих принципах построения за­падного документооборота, а так же в многообразии сущест­вующих стандартов в различных странах [4].

Автоматизация документо­оборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дис­циплину, что осуществляется за счет улучшения контроля испол­нения поручений по документам. Эффективная система уведом­лений и напоминаний заранее предупреждает всех должност­ных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко соста­вить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.

Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сот­рудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автома­тическая генерация номера, подстановка текущей даты, ис­пользование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнени­ем реквизитов документов. Средствами системы осущес­твляется мгновенный поиск до­кументов, вместе со всеми вло­жениями и связками, и поруче­ний по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с зада­нием списка или диапазона зна­чений, логических условий. Воз­можно формирование индиви­дуальных маршрутов прохожде­ния документов.

Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьюте­ра, подключенного к сети Internet. Архивное хранение доку­ментов позволяет организовать Единое информационное прост­ранство предприятия, поэтому пользователи системы получают максимально полную информа­цию по всем запрашиваемым данным.

Документационное обес­печение управления охватывает три основ­ные задачи применительно к системам автоматизации:

  • документирование (т.е. под­готовка, оформление, согла­сование и изготовление до­кументов);

  • организация документообо­рота (обеспечение движе­ния, поиска, хранения и ис­пользования документов);

  • систематизация архивного хранения (определение пра­вил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия ре­шений, секретность).

Автоматизированная система элект­ронного документооборота обя­зана, в частности, иметь следу­ющие характеристики:

  • после регистрации инфор­мационного материала в ка­честве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или унич­тожить документ;

  • документу устанавливает­ся срок хранения, соответ­ствующий требованиям за­конодательства и контро­лирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограмми­ровать» все встречающие­ся в отечественных норма­тивных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение задан­ного отрезка времени, до определенного наступле­ния события, комбиниро­ванные, и т.д.);

  • система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные до­кументы могут только специ­ально уполномоченными ли­ца - сотрудники служб ДОУ или IТ, в рамках плановой работы по экспертизе цен­ности и уничтожению доку­ментов с истекшими срока­ми хранения.

Рассмотрим подробно некоторые автоматизированные системы, разработанные для решения задач делопроизводства.


    1. АСКИД (Автоматизированная система исполнения документов и поручений) 1.0, разработчик – компания БИНИКОМ


Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД [16] организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».

АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности:

Руководителям:

  • создавать (регистрировать) новые карточки документов,

  • создавать (регистрировать) новые поручения,

  • отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,

  • контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины,


Случайные файлы

Файл
92487.rtf
23789.rtf
143007.rtf
38685.rtf
185160.rtf




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.