Ввод стандартных форм и форматированных документов (46965)

Посмотреть архив целиком

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И ТУРИЗМА УКРАИНЫ

ХАРЬКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ


Кафедра информационных технологий







Курсовая работа по дисциплине «Электронный документооборот»

ВВОД СТАНДАРТНЫХ ФОРМ И ФОРМАТИРОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ
















Харьков-2009


СОДЕРЖАНИЕ


ВВЕДЕНИЕ

РАЗДЕЛ 1 СТАНДАРТНЫЕ ФОРМЫ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

1.1 Понятие и признаки классификации стандартных форм

1.2 Типы стандартных форм в зависимости от применения

Выводы к разделу 1

РАЗДЕЛ 2 ВВОД И ОБРАБОТКА СТАНДАРТНЫХ ФОРМ

2.1 Этапы ввода и обработки форматированных документов

2.2 Основные принципы потокового ввода форм

2.3Требования к системам массового ввода стандартных форм

2.4 Подходы к реализации систем обработки форм

Выводы к разделу 2

РАЗДЕЛ 3 СИСТЕМЫ МАССОВОГО ВВОДА СТАНДАРТНЫХ ФОРМ

3.1 Система ABBYY Fine Reader Form

3.2 Система Cognitive Forms

Выводы к разделу 3

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ



ВВЕДЕНИЕ


В последнее время проблема массового ввода данных стала особо актуальной. Число документов постоянно растёт, а вместе с ними увеличиваются проблемы по вводу и обработке больших объёмов данных в вычислительных системах. Необходимость обработки структурированных и неструктурированных форм документов, изначально выполненных на бумаге, возникает в деятельности большого количества государственных, акционерных и частных предприятий. Стало очевидно, что для организации управления и контроля необходимо, чтобы любая информационная единица, порожденная на уровне отдельного гражданина или отдельного предприятия, сразу оказалась в информационной системе и была доступна в любой момент для анализа и обобщения. По мировой статистике приблизительно 80% всех документов, используемых в бизнесе, составляют формы. Они возникают практически в любом бизнесе, связанном с обслуживанием клиентов, а также в деятельности государственных органов, занятых сбором данных о физических и юридических лицах. Таким образом, существует необходимость автоматизации и повсеместного внедрения систем массового ввода форм, что существенно облегчит их обработку. Как следствие, повысится производительность и эффективность работы предприятий и организаций вцелом.

Объектом исследования являются стандартные формы.

Предмет исследования — ввод стандартных форм и форматированных документов.

Цель исследования — рассмотрение принципов ввода и обработки стандартных форм.

Задачи исследования:

  1. Проанализировать основную литературу по теме курсовой работы.

  2. Определить понятие и классификацию стандартных форм.

  3. Рассмотреть основные этапы ввода и обработки форматированных документов.

  4. Установить основные требования к системам массового ввода форм.

  5. Рассмотреть системы массового ввода форм, разработанные различными фирмами.

Методика исследования — системный анализ литературных источников и Интернет сайтов.

Основные работы, посвящённые данной теме — это источники 1, 3, 4, 10, 11, 13. Сущность понятия «стандартная форма» изложено в источниках 10, 13. В источнике 1 описаны признаки стандартных форм, положенные в основу их классификации. Применение стандартных форм и их типология, в зависимости от применения в той или иной области управления, приведено в источниках 1, 7, 8, 11. Этапы ввода и обработки форматированных документов рассмотрены в источниках 1, 2, 10, 11, 13. Более подробно этап сканирования изложен в источнике 1, сегментация и технологии распознавания — в источниках 1, 10, 11. Принципы потокового ввода стандартных форм освящены в источнике 3. Требования к системам массового ввода и обработки стандартных форм, а также подходы к их реализации рассмотрены в источниках 1, 2, 11. Компании, предлагающие решения по разработке систем массового ввода стандартных форм и спешность их разработок описаны в источниках 3-6, 10, 11, 13-15.

Тема достаточно полно освящена на сайтах Интернет, книг и статей по данной теме очень мало.



1 СТАНДАРТНЫЕ ФОРМЫ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ


1.1 Понятие и признаки классификации стандартных форм


Стандартные формы — однотипные документы, используемые главным образом в крупных организациях, связанных с массовым обслуживанием клиентов. Для удобства их обработки, информация, содержащая ответ на один и тот же вопрос, в разных документах заносится в фиксированное по отношению к границам документа поле.

Основные отличия стандартной формы — это одинаковый размер документов и фиксированное положение линий разграфки [10].

На Западе вместо понятия «система обработки форм» используется термин «Document Capturing» (т.е. захват документа). В общем приближении рынок Document Capturing (только его программная часть) в мире оценивается примерно в 300 млн. долл., при этом довольно быстро развиваясь.

Сущность системы обработки форм сводится к распознаванию документа определенного формата в общем случае с печатным или рукопечатным заполнением. Задача распознавания состоит в нахождении неких известных полей, а результатом работы программы обычно является не просто текстовый документ, а определенная запись в некоторой базе данных [13].

Основой классификации стандартных форм могут служить следующие признаки:

1 признак — способ нанесения информации (печатный текст, рукописный текст, метки).

Способ нанесения информации определяет выбор технологии распознавания.

Метки, печатный и рукописный тексты могут применяться в документах как единственный вид информации или в любом взаимном сочетании. Так, избирательные бюллетени используют меточный способ, в то время как прайс-листы — печатный, а анкеты — в основном рукописный и меточный.

2 признак — геометрическая вариативность полей.

Расположение всех полей и записей в них должно быть строго фиксировано относительно опорных элементов: рамок, линий, постоянных напечатанных записей, специальных маркеров.

Все специально подготовленные для машинной обработки документы обладают этим качеством.

3 признак — наличие явных разделителей полей.

Этот признак часто присутствует в таблицах и играет существенную роль в выделении значимых полей [1].

На Западе существуют определённые стандарты и правила по заполнению значимых полей форм, что в последующем облегчает их обработку. Так, например, немецкие компании CGK, AEG имеют свои правила заполнения стандартных форм, которых обязаны придерживаться их клиенты. В частности в этих системах линии разграфки документов наносятся иным цветом (например, красным или зеленым) по сравнению с цветом заполнителя. Это делается для того, чтобы удалить линии еще на этапе сканирования за счет установки цветового фильтра в сканирующее устройство [10].


1.2 Типы стандартных форм в зависимости от применения


Рынок применения систем обработки форм определяется спектром бизнес-приложений, в которых они используются. Как правило, эти бизнес-приложения занимаются обработкой циркулирующей между предприятием и его клиентами информации.

В качестве основных систем обработки форм можно выделить следующие:

1. Обработка факсов.

В мире ежегодно передаётся более 50 млрд факсимильных сообщений, и, хотя электронная почта вытесняет этот вид коммуникации, факс остаётся пока одним из ведущих средств обмена информацией. Главная проблема при работе с факсами — обработка входящих факсимильных сообщений и автоматическое их распределение по получателям на базе информации, которая находится в заголовке сообщения. Для небольших предприятий это не является серьёзной проблемой. А для компаний с несколькими тысячами сотрудников, каждый из которых хотя бы раз в неделю получает одно сообщение — это существенная проблема. Кроме обычных факсимильных сообщений компания также может принимать по факсу заказы и другую более важную бизнес-информацию.

2. Обработка государственных форм.

Государственными формами являются, например, налоговые декларации, платёжные поручения по оплате налогов и другие.

Правительства многих стран пытаются ускорить обработку поступающих отчётов от населения и компаний. В связи с увеличение численности населения и добавлением новых налогов государством, процесс обработки отчётов и контроля исполнения по платежам, которые должны соответствовать этим отчётам, превращается в кошмарную проблему. Решение этой проблемы реализуется набором дополнительного персонала, или грамотной автоматизацией процесса.

3. Обработка различных счетов и заказов на товары.

Так, например в США ежедневно обрабатывается 65 млн счетов при стоимости процесса в 125 млн долларов. Подсчитано, что применение технологий обработки форм сохраняет каждый день более 40 млн долларов.

В настоящее время заказы на товары всё больше становятся ориентированными на Internet, но всё же остаётся большой процент продаж по каталогам, по почте и т.д.

4. Маркетинговые исследования и опросы.

В качестве основного вида опроса можно привести систему, которая обрабатывает результаты голосования на выборах. В зависимости от избирательных законов, принятых в той или иной стране, размеры форм могут колебаться от одной до нескольких десятков страниц [1,8].

Существует большой класс задач, при решении которых необходимо вводить информацию из форм, полная стандартизация которых невозможна. Такие формы называются гибкими. Типичным примером гибкой формы является банковское платежное поручение.






Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.