Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организации (18456)

Посмотреть архив целиком

ТОМСКИЙ ЭКОНОМИКО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ

Кафедра экономики и права








УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВА ОРАГНИЗАЦИИ


Курсовая работа

по дисциплине «Архивоведение»






Выполнила:

Студентка III курса, гр. 646

Н.Ю. Никитенко

Руководитель:

Преподаватель ТЭПК

Н.В. Жульева



Томск – 2006


Содержание


Введение………………………………………………………………………….3

Глава 1 Учетные документы архива……………………………………………4

    1. Учет и обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации…………………………………………………………..5

    2. Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации………………………………………………………………………...6

    3. Составление учетных документов в архиве………………………….…...7

Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива…………………10

    1. Система научно-справочного аппарата к архивным документам……..11

Глава 3 Классификация архивной документации……………………….……12

    1. Распределение дел в соответствии со схемой классификации…….…..15

    2. Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи……………………………………………….15

    3. Составление собственно архивной описи дел……………………….….16

    4. Составление справочного аппарата к описи……………………….……17

Глава 4 Архивные путеводители…………………………………….………...19

    1. Характеристика фондов в путеводителе……………………….…….…..19

    2. Справочный аппарат к путеводителю…………………………..………..21

Глава 5 Обзоры документов и другие архивные справочники……………...23

    1. Характеристика документов в обзоре…………………….……………...23

    2. Справочный аппарат к обзору…………………………….………….…...24

Заключение………………………………………………………………….…...25

Список литературы……………………………………………………….……..26


Введение


Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Учет документов необходим для:

  1. обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;

  2. для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

  3. для наиболее эффективного использования документов.

При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ – по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.

«Основными правилами» предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации:

  1. книга учета поступления и выбытия документов;

  2. список фондов;

  3. листы фондов;

  4. описи дел.

Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.

Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают:

  1. описи дел;

  2. номенклатуры дел;

  3. картотеки;

  4. исторические справки.

Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел – это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.


Глава 1 Учетные документы архива


К группе учетных документов относится также лист-заверитель дела и внутренняя опись.

В книге учета поступлений и выбытии документов делают отметки о каждом текущем поступлении (выбытии) дел и изменений в составе фондов в архиве.

Изменение объема дел могут быть связаны, прежде всего, с приемом дел от структурных подразделений.

Стандартная ситуация в архивах организации состоит в том, что объемы дел, хранящихся в архиве будут ежегодно увеличиваться на определенное количество дел. К количеству дел постоянного хранения прибавляется количество дел по личному составу и дела со сроками хранения свыше 10 лет.

Изменения объемов дел в сторону уменьшения могут быть связаны с планомерным уничтожением дел с истекшим сроками хранения, а также с передачей дел на государственное хранение или другой архив.

Сведения, заносимые в книгу учета поступлений и выбытия документов, служат основой для составления листов фондов.

Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящим один фонд, ведут по листу фонда.

Список фондов служит для суммарного учета фондов и присвоения им номеров. Его ведут, если архив хранит два или более фондов.

Описи дел служат для поединичного и суммарного учета дел, одновременно выполняя ряд функций. Поединичный учет ведут, закрепляя за каждым делом в описи самостоятельного номера.

Итоги суммарного учета отражают в итоговой записи к описи. Любое изменение объема дел в описи в результате поступления, переформирования, выбытия дело отражают в новой итоговой записи с обязательной ссылкой на документ, в котором зафиксированы те или иные изменения в составе дел. Затем составляют новую итоговую запись.

Например:

Дела № 18, 20, 41 выбыли на основании акта о выделении к уничтожению дел от 26.08.98 № 3.

В описи в графе «Примечание» напротив каждого выбывшего дела пишут или проставляют штамп «Выбывало».

Описи структурных подразделений, по которым дела передавались в архив, служат учетными документами переданных дел до тех пор, пока дела не будут учтены в годовых разделах описей дел временного хранения.

Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел по личному составу и описей дел временного хранения.

Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменение в составе и объема фонда. По листу фонда ведут учет поступления и выбытия документов в архиве, если архив хранит один фонд.

Лист фонда является основным учетным документом, в котором записывают всю информацию о составе и объеме дел, количестве и номерах учетных документов на них.

В графе «Название фонда» указывают в хронологической последовательности все названия и подведомственность организации фондообразователя с момента возникновения вне зависимости от наличия документов за этот период. Далее все изменения в названиях и подведомственности вносят по мере поступления документов в архив.

Сведения о поступлении или выбытии дел вписывают в лист фонда только на основании тех или иных документов,

Документы, сообщающие о поступлении или выбытии дел:

1. описи дел структурных подразделений;

2. описи дел постоянного хранения;

3. описи дел по личному составу;

4. описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

5. акты приема-передачи дел в государственный архив;

6. акта о выделении дел к уничтожению;

7. акта о необнаружении дел, пути поиска которых исчерпаны;

8. акта о неисправимом повреждении дел;

9. акта проверки наличия и состояния дел.

Лист фонда пересоставляют в том случае, если он неисправимо поврежден. Старый лист сохраняют и помещают в дело фонда. На старом и новом листах делают отметку ”Лист пересоставлен” с датой пересоставления (в правом верхнем углу).

Лист фонда может иметь лист-продолжение, в правом верхнем углу которого пишут “продолжение фонда №, лист 2” и т.д. Листы хранят в порядке их номеров в папке с клапанами (не подшивая).

Архив любой организации на каждый фонд должен иметь дело фонда.

В дело фонда помещают:

1. историческую справку;

2. старые листы фонда;

3. акты передачи или приема дел в архив;

4. акты о выделении документов и дел к уничтожению;

5. акты о неисправимых повреждениях дел;

6. акты о проведениях проверок наличия дел;

7. методические пособия по обработке дел фонда и др.

Документы в деле фонда располагают в хронологической последовательности. Листы документов нумеруют.

Акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, помещают в дело фонда только после внесения изменений во все учетные документы архива.

    1. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации


Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:


Случайные файлы

Файл
150030.rtf
25457-1.rtf
124090.rtf
186941.rtf
8402.rtf




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.