Основные требования к подготовке служебных документов и ведению деловой переписки в деятельности пограничных органов (17171)

Посмотреть архив целиком

Введение


Деятельность воинских частей (организаций) обеспечивается системой взаимоувязанной документации. Ее состав определяется порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером переписки с вышестоящими органами военного управления и взаимосвязей воинских частей (организаций).

Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан.

Основные виды документов, разрабатываемых в воинских частях (организациях): приказы, распоряжения, приказания, правила, положения, инструкции, предписания, рапорты, доклады, донесения, договоры (контракты), планы, расписания занятий, отчеты, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, отпускные билеты, выписки из приказов, воинские перевозочные документы, денежные и продовольственные аттестаты и иные текстовые и графические, написанные или нарисованные от руки, написанные на пишущей машинке или изготовленные на персональных электронно-вычислительных машинах (далее - ПЭВМ) документы1.

Министерством обороны РФ, Пограничной Службой разрабатывались и вводились в действие ряд инструкций по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, согласно которым составление проекта служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

а) соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников);

б) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;

г) давать возможность обрабатывать его с помощью средств вычислительной техники;

д) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена2.

Служебный документ должен быть написан служебно – деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах, и употребляться в одном и том же значении.


  1. Классификация служебных документов


Все многообразие документов классифицируется по таким признакам и основаниям, как:

    • способу фиксации (письменные, графические, фото-, кино-, видео-, аудиодокументы);

    • содержанию (организационно-распределительные, научно-технические, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, а также документы по личному составу);

    • наименованию (уставы, наставления, положения, директивы, приказы, распоряжения, инструкции, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.);

    • виду (типовые – разрабатываются вышестоящими организациями и носят обязательный характер, примерные – разрабатываются вышестоящими организациями и носят рекомендательный характер, индивидуальные – разрабатываются на местах для внутреннего пользования, трафаретные – печатные или электронные формализованные бланки с нанесенной постоянной частью текста и оставленным свободным местом для переменной информации);

    • степени сложности (простые – содержащие один вопрос, сложные – содержащие два и более вопросов);

    • месту составления (внутренние – не выходящие за пределы организации или учреждения, внешние – входящие и исходящие документы);

    • срокам исполнения (срочные – разрабатываемые к заранее установленным срокам согласно табелю срочных донесений, внесрочные – разрабатываемые по мере необходимости);

    • происхождению (служебные – по вопросам служебной деятельности; официально-личные – именные жалобы, заявления, письма и т.п., то есть касающиеся конкретных лиц);

    • степени гласности (обычные, секретные – содержащие информацию, отнесенную к государственной тайне, ограниченного доступа – содержащие конфиденциальную (доверительную) информацию, то есть не подлежащую разглашению по каким-либо причинам);

    • юридической силе (подлинные – выданные в установленном порядке и составленные с соблюдением всех правил, подложные – документы, у которых содержание не соответствует истине или они составлены с нарушением установленных правил);

    • назначению (подлинник – первоначальный документ, копия – точное воспроизведение реквизитов и содержания подлинника с пометкой «копия», отпуск – полная и точная копия, то есть сделанная одновременно с подлинником под копирку; выписка из документа – копия части документа; дубликат – это документ, выданный взамен утраченного подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу);

    • сроку хранения (постоянного срока хранения; временного свыше 10 лет; временного до 10 лет);

    • роду деятельности (системы документации плановой, стандартов и технических условий, организационно-распорядительной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, по изобретениям и открытиям и т.п.).

Основными требованиями, предъявляемыми к документам, являются:

  • своевременность составления (разработки);

  • достаточность информации (высокая информационная емкость);

  • достоверность, точность и обоснованность приводимость доводов и фактов;

  • официально-деловой стиль и язык документа;

  • грамотность текста документа в профессиональном и литературном отношении;

  • логика и краткость (лаконизм) изложения информации;

  • ясность документа, исключающая двоякое понимание содержащейся в нем информации;

  • наглядность;

  • юридическая безопасность (документ соответствует компетенции органа управления, а его содержание и оформление не противоречит требованиям законов и других нормативно-правовых документов).

  1. Понятие делового письма и общие требования к написанию деловых писем


Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами3.

Деловые письма отличаются от личных тем, что деловые письма, если только они не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный – деловой – стиль изложения4.

Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо.

С помощью данного вида писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в них излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т. п.

Общие требования написания деловых писем:

  • бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;

  • бланк письма должен быть с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;

  • служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;

  • ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки;

  • текст печатается через полтора – два интервала;

  • наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа;

  • ниже, с края строки или в центре листа, пишется вежливое обращение, например, «Уважаемый Иван Иванович»;

  • после обращения часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;

  • подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, «С уважением…»;

  • резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах;

  • письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;

  • на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо- 10.

К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

  • точность и ясность изложения мыслей;

  • максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;

  • краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз;

  • грамотность – соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;

  • корректность – деловой и вежливый стиль изложения.


3. Порядок подготовки служебных писем в пограничных органах


3.1 Общие положения


Служебные письма в войсках, органах и организациях Пограничной службы Российской Федерации готовятся:






Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.