Организация и основные направления совершенствования работы секретаря (110511)

Посмотреть архив целиком

БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ




КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ










Дипломная работа

Организация и основные направления совершенствования работы секретаря












2010


СОДЕРЖАНИЕ


ВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. История и характеристика деятельности ОГУЗ «Детский санаторий»

1.1 История создания организации ОГУЗ «Детский санаторий»

1.2 Структура и функции организации

1.3 Основные направления деятельности организации

Глава 2. Документирование деятельности организации

2.1 Нормативно-методические документы организации

2.2 Организация работы с документами

ГЛАВА 3. Совершенствование работы секретаря

3.1 Анализ деятельности секретаря

3.2 Разработка должностной инструкции

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список использованной литературы

ПРИЛОЖЕНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ



ВЕДЕНИЕ


Актуальность работы. Совершенствование работы секретаря может осуществляться только при наличии четких требований предъявляемых к сотруднику. Эти требования могут и должны быть закреплены в должностной инструкции. Однако зачастую в организациях пользуются типовой инструкцией для секретаря, не учитывая тех особенностей, с которыми связана деятельность организации. Это приводит к тому, что предъявляемые требования оказываются заниженными, а значит и принимаемый на работу сотрудник менее квалифицированный, чем требуется для выполнения возложенных на него функций. Решение этой проблемы, на наш взгляд, возможно путем создания должностной инструкции, в которой четко буду прописаны требования, предъявляемые к секретарю, а также его обязанности и права с целью повышения уровня, как сотрудника, так и всей организации в целом.

Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров. Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Осуществление функций любого предприятия связано с составлением, получением и направлением документов. Документ это материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами – в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам1.

Квалификационные и иные требования, предъявляемые в настоящее время к секретарям, достаточно обширны. Секретари выполняют большое количество работ не только по документационному обеспечению управления, но и по составлению и оформлению документов по личному составу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями2.

Целью настоящей работы является изучение и совершенствование работы секретаря в ОГУЗ «Детский санаторий».

Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:

  1. изучить функции, задачи и структуру ОГУЗ «Детский санаторий»;

  2. изучить нормативно-методические основы работы секретаря с документами;

  3. проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя;

  4. определить основные направления деятельности секретаря;

  5. разработать должностную инструкцию для секретаря в ОГУЗ «Детский санаторий».

Объектом исследования является организация секретарского обслуживания в государственных учреждениях.

Предметом делопроизводственная деятельность секретаря в государственном учреждении здравоохранения.

О значении секретаря свидетельствует тот факт, что его роли и функциям посвящено немало публикаций современных специалистов. В своих работах Л.А. Стрельцова, В.И. Андреева, Н.А. Храмцовская, Л.В. Санкина, М.В. Кирсанова дают определение понятию делопроизводства организации, основным ее функциям, указывают цели документирования управленческих ситуаций3. Кирсанова М.В. в указанной работе описывает формы организации делопроизводства, мотивирует выбор той или иной формы для различных учреждений. Т.В. Кузнецова в своем учебнике дает характеристику документопотокам организации и дает определение объему документооборота4. Так же автор выделяет этапы работы при обработке и движении документов.

В Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти изложены правила изготовления, использования и оформления бланков организаций, устанавливаются виды бланков документов и их варианты в зависимости от расположения реквизитов5. Требования к оформления бланков устанавливает ГОСТ Р 6.30-20036.

Анализируя работу секретаря, Т.В. Кузнецова в указанном учебнике подробно рассматривает процесс приема первичной обработки документов7. М.В. Кирсанова, Г. КраснокутскаяЛ.Р. Фионова, Е.И. Ермошкина, И.В. Журавлева, Н.А. Храмцовская, В.Ф., Янковая, Л.В. Санкина также описывают основные процессы работы с документами8. М.В. Кирсанова в указанной работе описывает процесс отправки, приема корреспонденции и ее предварительного рассмотрения. В Государственной системе документационного обеспечения управления дается понятие регистрации документов, а также описываются основные правила регистрации документов9. Вопросы регистрации документов затронули в указанных работах Г. Краснокутская и И.В. Журавлева. В работе И.В. Журавлевой были описаны способы регистрации документов, составы реквизитов документов, вносимые в регистрационные формы, она сформулировала положение, согласно которому регистрация кадровых документов должна вестись только с использованием журналов.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет цель контроля исполнения документов10. Вопросы контроля исполнения также затронули в своих работах В.Ф. Янковая и Н.А. Храмцовская11. Вопросы информационно-справочной работы затронула в уже упоминавшемся учебнике Т.В. Кузнецовой. Л.В. Санкина описывает работу секретаря с кадровой документацией и рассматривает виды приказов по личному составу12.

ГОСТ Р 51141-98 дает определение формированию дел13. Основные правила формирования дел изложили в своей статье Л.Р. Фионова и Е.И. Ермошкина. В работе «Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения» Т.В. Кузнецова описывает установленные сроки хранения документов и дает рекомендации по проведению экспертизы ценности документов14. Вопросы хранения документов регламентированы также в «Основных правилах работы архивов организаций»15.

Ряд авторов рассматривают в своих работах вопросы бездокументного обслуживания руководителя16. М.В. Кирсанова подробно описывает организацию приема посетителей17. Прием посетителей описан также в статьях Г.А Пешковой и С.С. Германович. В этих работах рассматриваются виды приема посетителей, функции и обязанности секретаря при приеме посетителей. К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение работ руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. Работа секретаря по организации телефонных переговоров подробно описывается в уже упоминавшейся работе М.В. Кирсановой. Достаточно ясно указаны в научной литературе функции секретаря при подготовке и проведении совещания18.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих регламентирует работу секретаря руководителя, а также определяет его должностные обязанности19. Вопросы определения квалификационных характеристик затронули в своих работах Т.В. Кузнецова, также Д.Л. Щур и Л.В. Труханович20. Т.В. Кузнецова в учебнике дает определение должностной инструкции21.


Случайные файлы

Файл
93020.rtf
9535-1.rtf
77276-1.rtf
102534.rtf
7704-1.rtf




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.