Унификация служебных языка документов (42416)

Посмотреть архив целиком
















РУССКИЙ ЯЗЫК И КУЛЬТУРА РЕЧИ


ПЛАН


Введение

1 Унификация языка служебных документов

2 Культура спора

Заключение

Библиографический список


Введение


Жизнь людей немыслима без языка, без речи. Слово – важнейшее средство коммуникации, способ обмена информацией, инструмент воздействия на сознание и поступки другого человека. Речевая способность является составной частью общей культуры человека. Вне речи невозможно представить ни одной сферы человеческой деятельности и духовной культуры человечества. Речевая деятельность традиционно определяется как фундаментальная, обладающая богатейшими возможностями развития личности, сознания, всех познавательных процессов. К сожалению, языковая культура общества в настоящее время ужасающе низка.

Выход из кризисной языковой ситуации не может произойти автоматически и предполагает не только самые решительные меры со стороны общества, но и существенную перестройку отношения людей к слову, формирование языковой и речевой культуры.

Уровень культуры во многом зависит от степени владения родным языком и речью, от умения общаться, уважая партнера. Особенно это актуально для людей, не имеющих филологического образования, а их подавляющее большинство.

Данная работа выполняется в рамках курса “Русский язык и культура речи”. Работа раскрывает такие важные вопросы как: унификация языка служебных документов и культура спора.

Методологию работы составляют основные методы анализа и синтеза текстов, в то время как базой для работы послужила учебная литература по данному предмету. Сложно выявить предмет исследования, поскольку вопроса два, так для первого вопроса предметом является служебный документ, в то время как для второго документа – культура спора, либо спор и его культура.


1 Унификация языка служебных документов


Прежде чем рассматривать вопрос об унификации служебных документов, разберемся с понятием служебного документа.

Слово "документ" происходит от латинского documentum,что означает "поучительный пример, способ доказательства". В русский язык слово "документ" вошло в обиход в петровскую эпоху; документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения или предприятия, обеспечивая взаимодействие их частей. Документы используют для передачи информации во времени и на расстояние. Документная информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.[5]

Понятие "служебный документ" охватывает многие формы управленческой деятельности, которые выражаются с помощью соответствующих документов:

планирование - посредством подготовки различных планов;

учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;

инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний;

контроль - путем сбора сведений в письменном виде и дачи указаний и т.д.

Документация, будучи тесно связанной со всеми формами управленческой деятельности, используется управленческим аппаратом в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности, контроля исполнения, трудовой дисциплины.

Юридическое значение документов чрезвычайно важно для управленческой деятельности, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Другие - а к ним можно отнести практически любой документ - наделяются юридической функцией в случаях использования их в качестве доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Современный служебный документ - это прежде всего письменный текст, зафиксированный средствами графики языка слов. Языковой материал, содержащийся в элементах оформления документа или во внетекстовых формах передачи информации - чертежах, схемах, диаграммах и т. д., выполняет вторичную, ориентирующую функцию.[8]

По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие виды текстов:

Традиционная линейная запись связной речи

Тексты документов c линейной записью речи представляют собой последовательность полностью синтаксически оформленных предложений, соответствующих по стилю изложения традиции служебной переписки. Примерами могут служить доклады, отчеты, служебные письма и т.д.

Трафарет - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов - бланки справок, командировочных удостоверений.

Процесс создания трафаретных документов - это выделение для группы однородных документов постоянных частей текста или реквизитов и определение объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Применение трафаретных бланков значительно сокращает время, затрачиваемое на составление документов.

При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

Пример текста-трафарета:

Справка N________

Выдана ____________________________в том, что _________________

Справка дана для представления ______________________

Заполнив пробелы, мы можем получить примерно следующий текст:

Справка N 141

Выдана Александрову В.П. в том, что он проживает по Зеленоградской улице, 7, кв. 41 и имеет сына 1986 года рождения.

Справка дана для представления по месту работы.

Анкета - способ пространственной организации текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы и т.д. Тексты анкеты можно рассматривать как регламентированную диалогическую речь.[5]

У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия, например: неодинакова синтаксическая организация речи; анкета - это перечень заранее подготовленных вопросов (вопрос - ответ, два связанных по смыслу самостоятельных предложения). Кроме того, содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете. Текст ее располагается по вертикали.

Пример:

Фамилия________________

Имя____________________

Отчество_______________

Год и место рождения____ и т.д.

Таблица - способ пространственной организации текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие графы: по горизонтали - общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали - конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном выражении. Фраза в документе, выполненном в виде таблицы, по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого - их числовые или текстовые соответствия.

В таблице количественная информация передается словами, цифрами или смешанным способом.

Следует отметить, что в одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.

Преимущества унификации и стандартизации служебных документов очевидны: по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный, что позволяет ускорить работу над принятием конкретного управленческого решения; кроме того, работая над составлением документа, его автор получает возможность сосредоточить свое основное внимание на важнейших, свойственных только этому документу, аспектах.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

строгое соответствие между составом информации и видом документа;

использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.[8]






Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.