Оформление документов и деловых писем (17298)

Посмотреть архив целиком

СОДЕРЖАНИЕ


1. Разновидности писем и особенности их составления

2. Деловая беседа как основная форма делового общения

3. Принципы организации работы с документами

4. Оформление письма-отказа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 и изменениями №1 ГОСТ Р №9-ст от 21.01.2000

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ



1. Разновидности писем и особенности их составления


Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

По содержанию и назначению письма могут быть:

- инструкционные (содержащие указания и разъяснения подведомственным организациям);

- гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.д.);

- информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);

- рекламные (рекламирующие товары и услуги);

- коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);

- рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);

- письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации);

- письма-приглашения и др.

В ряде случаев составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается с какой целью отправляется основной документ, что с ним необходимо сделать, в какие сроки. Если же сопроводительное письмо не несет смысловой нагрузки, то составлять его не рекомендуется.

Письмо – самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5.

Подготовка письма включает следующие стадии: изучение существа вопроса; сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки; подготовка проекта письма; согласование проекта (при необходимости); подписание руководителем.

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Они оформляются на бланке письма.

Письмо должно иметь: дату; номер; ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах); адресат, заголовок (отвечающий на вопрос «о чем?»); текст; подпись; отметку об исполнителе; отметку о наличии приложений.

В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Если письмо отправляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной, основной и заключительной части..

В вводной части письма указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «Согласно контракту №24 нами получена 26.01.2002 партия №3 телевизоров «Sony», в которой обнаружен 1 (Один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от … № …) …».

В основной части письма формулируется его основная цель (предложений, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор (согласно п. 4.2 нашего контракта)».

В заключении формируется основная цель письма.

В зависимости от содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста, применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

В письме, которое составляют в ответ на поступившее в организацию письмо, должен быть заполнен реквизит 11 «Ссылка на дату и индекс поступившего документа».

Разновидность письма определяется содержанием текста. Некоторые разновидности служебных писем имеют особенности в оформлении. Так, сопроводительные письма всегда имеют реквизит 20 «Отметка о наличии приложения»; гарантийные письма должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером и заверены гербовой печатью; в информационных и рекламных письмах реквизит 14 «Адресат» приводится в обобщенном виде.


2. Деловая беседа как основная форма делового общения


В деловом общении выделяется самостоятельное понятие «деловая беседа». Под деловой беседой понимается и служебное совещание, и деловой разговор, и устный контакт между работниками, выполняющими одно задание.

Практика деловых отношений показывает, что в решении проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой.

Понятие «деловая беседа» весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

В специальной литературе «под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешение деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению».

Целью деловой беседы является убеждение партнера, собеседника в принятии конкретных предложений. В ходе деловой беседы происходит обмен информацией между специалистами, занимающимися одной проблемой, поиск новых решений, координация уже начатых работ, поддержание деловых контактов.

Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы - убедить партнера принять конкретные предложения.

Она выполняет ряд важнейших функций. К их числу относятся:

- взаимное общение работников из одной деловой сферы;

- совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идеи и замыслов;

- контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

- поддержание деловых контактов;

- стимулирование деловой активности.

Менеджеры всех уровней должны понимать значение деловой беседы, иметь четкое представление о правилах организации деловой беседы, эффективно использовать этот вид управленческой деятельности для выработки решений.

Выделяются следующие этапы деловой беседы: подготовительные мероприятия; начало беседы; информирование присутствующих и обоснование выдвигаемых положений; завершение беседы.

Подготовительные мероприятия могут носить различный характер, в общем виде они осуществляются по следующей схеме. Определяется тема, которую планируется обсудить, и состав участников предстоящего обсуждения. Намечается предварительная дата и место проведения встречи. Тщательным образом собирается и изучается информация по теме беседы. Источниками информации могут быть научные труды и отчеты, специальная литература, статистические сводки, отчетные и плановые материалы предприятий, служебные записки, личная информация и т.д. На подготовительном этапе у рабочей группы есть возможность продумать четкие или обтекаемые формулировки предложений, которые явятся основой будущих документов.

В зависимости от значения обсуждаемого вопроса, круга участников, места и времени проведения встречи, начало встречи может проходить по разному. Как уже указывалось ранее, к деловой встрече применимы все правила делового общения: открытость, улыбка, визуальный контакт, правильное употребление имен собеседников и т.д.

В начале беседы внимание всех присутствующих фиксируется на цели беседы, предлагается ранее разработанный план ее обсуждения. Если участники деловой беседы хорошо знакомы друг с другом и круг участников достаточно узок, возможен непосредственный переход к делу без предварительного вступления. Если обстановка иная, например чувствуется напряжение участников, следует вспомнить вышеуказанный материал о правилах делать комплименты и сделать несколько комплиментов присутствующим.

Успех дела в значительной степени зависит от следующего этапа: информирование присутствующих и обсуждение выдвигаемых предложений. Текст сообщения должен быть предварительно отредактирован, к нему предъявляется требование краткости и четкости формулировок, следует информировать собравшихся об источниках информации, достоверности выполненных расчетов. Сообщение целесообразно иллюстрировать наглядным материалом.

Выдвигаемые предложения должны быть аргументированы. Рассмотрим только некоторые методы, с помощью которых можно построить аргументацию.

Фундаментальный метод основан на использовании сведений, цифр, расчетов. Методом доказательства является прямое сообщение результатов своих исследований. Метод противоречия опирается на выявлении противоречий в аргументации противоположной стороны. Метод кусков состоит в том, что все аргументы противоположной стороны разбиваются на отдельные части (куски). Метод видимой поддержки может быть использован при хорошей подготовке докладчика и выглядеть очень эффектно. Он заключается в том, что вы не возражаете против приведенных контраргументов и даже можете добавить к словам оппонента еще несколько критических позиций по своему сообщению, но потом следует приводить факты и сведения, полностью разбивающие контраргументацию.


Случайные файлы

Файл
22565.rtf
122510.rtf
25179-1.rtf
Nekrasov.doc
24048.rtf




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.