Делопроизводство (16419)

Посмотреть архив целиком

Министерство образования РФ

Нижнетагильский металлургический колледж имени Е.А. и М.Е. Черепановых







Контрольная работа

Предмет: Документообеспечение управления

Шифр 2022

Вариант №2









Выполнил: Кабанова Ю.А.

Группа №74-1


Преподаватель: Пухова В.Л.




Нижний Тагил

2007г.


Задания


  1. Особенности оформления деловой корреспонденции. Понятие и виды переписки

  2. Раскройте особенности оформления организационно-распорядительных документов финансового характера

  3. Оформите заявление о приеме на работу, приказ по личному составу в соответствии заявлением, согласно вашей специальности

  4. Оформите журнал регистрации внутренней документации и зарегистрируйте 10 документов

  5. Список литературы


1. Особенности оформления деловой корреспонденции. Понятие и виды переписки


Деловое письмо – один из главных каналов связи предприятий, организаций и учреждений с внешним миром. С помощью писем ведутся переговоры, выясняются отношения, выражаются просьбы и претензии, оформляются приглашения, даются указания. Письма сопровождают другие документы и материальные ценности.

Деловое (служебное) письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения или уведомления о чем-нибудь.

Каждый документ имеет свои обязательные реквизиты, порядок оформления которых определен ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее Стандарт). Стандарт был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива и принят постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003г. Стандарт был введен в действие с 1июля 2003г., он сменил одноименный Стандарт действовавший с июля 1997г.

Принятый Стандарт носит рекомендательный характер. Это положение было введено в действие на основании Федерального закона «О стандартизации» и подтверждено Федеральным законом от 27 декабря 2002г. №184-ФЗ «О техническом регулировании», ведь не секрет, что многие ГОСТы сегодня выглядят архаично, не соответствуют реалиям рыночных отношений и нередко тормозят развитие экономики.

Рекомендательный характер Стандарта получил право на существование на фоне расширяющихся зарубежных контактов российского бизнеса. Для российских компаний, ориентирующихся на зарубежный рынок, это означает, что они принимают международные правила в вопросах стандартизации и готовы соблюдать принятые на Западе принципы «добровольных стандартов»,ведь помимо того, что развиваются двусторонние партнерские отношения между российскими и западными компаниями, многие наши фирмы все больше приобретают черты транснациональных корпораций, которые зачастую имеют своих представителей в других странах. Пользование общими стандартами кроме прочего открывает дополнительные возможности для сокращения расходов по управлению деловой документацией в бизнесе и промышленности.

Организации вправе разрабатывать требования к оформлению документов самостоятельно, с учетом Стандарта, но не произвольные, а допускающие определенные отступления от ранее действовавших жестких норм оформления документов, и утверждать их правовыми документами (приказами, постановлениями).

Реквизиты письма и правила их оформления.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Комплекс обязательных реквизитов и последовательность их расположения придают юридическую силу. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов документа определяется целями его создания, требования к содержанию и форме данного способом документирования.

Формуляр-образец – это совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, присущих всем видам данной системы документов.

Реквизиты письма:

государственный герб РФ;

герб субъекта РФ;

эмблема или товарный знак организации;

код организации;

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

наименование организации;

справочные данные об организации;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат;

резолюция:

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись;

визы согласования документа;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнений документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию;

идентификатор электронной копии документа.

«Государственный герб РФ» помещается на бланках писем в соответствии с Порядком использования Государственного герба Российской федерации, утвержденным Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000г. №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

«Герб субъекта РФ» помещают на бланках писем в соответствии с правовыми актами субъекта РФ (уставами, положениями).

«Эмблему организации или товарный знак организации» помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятия и организации (ОКПО).

«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

«Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит «наименование организации» должен соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации.

Данный реквизит служит собирательным обозначением автора документа. Автором документа может быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование дается в именительном падеже. Наименование структурного подразделения должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении об этом структурном подразделении.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного. Следует иметь в виду, что при полном наименовании федеральных органов исполнительной власти слова «Российской Федерации» пишутся не сокращенно, а полностью.

Реквизит «наименование организации» печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру при продольном расположении реквизитов.

«Справочные данные об организации» - это реквизит, содержащий сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты и др. Реквизит располагается ниже реквизита «наименование организации».

Реквизит «Дата документа» это дата его подписания.

Дату письма оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами цифр, разделенных точкой; год – четырьмя цифрами. Например: 05.03.2006.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 марта 2006г.

Данный реквизит проставляется на бланке письма на отведенном для этого реквизита месте.

«Регистрационный номер документа» - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при регистрации.

Реквизит состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, например: 1285-03/11 (порядковый номер, номер дела по номенклатуре дел, индекс структурного подразделения); ЛБ-П12-845 (инициалы имени и фамилии подписавшего письмо, номер дела по номенклатуре дел, порядковый номер).

Реквизит располагается на бланке письма на отведенном для этого реквизита месте.

Регистрационный номер на письмах, составленных совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой организации.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «дата документа» и регистрационный номер документа».

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

Реквизит «адресат» - это совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Реквизит печатается в правом верхнем углу документа.

Письмо адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лица. А также гражданам при ответе на их обращения. При направлении документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия – в дательном падеже, например:


Случайные файлы

Файл
6927-1.rtf
76325-1.rtf
186881.rtf
163369.rtf
23909.rtf




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.