Процесс создания IDEFO-модели (123989)

Посмотреть архив целиком

Процесс создания IDEFO-модели


Процесс моделирования в IDEF0 включает в себя:

  • сбор информации об исследуемом объекте;

  • документирование полученной информации и представление ее в виде модели;

  • уточнение модели посредством итеративного рецензирования.


Сбор информации об исследуемом объекте


Сбор и изучение информации должны проводиться на всех этапах исследования объекта.

Можно назвать следующие способы получения сведений об изучаемой системе:

  • чтение документации;

  • наблюдение за работой системы; н

  • опрос с помощью анкет большой группы специалистов;

  • беседа с экспертами, обладающими соответствующим опытом и необходимыми сведениями о системе;

  • использование той информации, которой уже владеет автор;

  • построение гипотетического описания с последующим обращением к экспертам с просьбой помочь приблизить полученное описание к действительности.


Анкетирование


Анкетирование является начальным этапом обследования. Анкеты позволяют составить поверхностное представление о деятельности предприятия, что помогает спланировать первоначальное распределение работ группы аналитиков.

Анкеты рассылаются руководителям структурных подразделений и должны содержать графы для фамилии и должности анкетируемого. Отдельно излагается просьба приложить шаблоны документов, с которыми работают сотрудники соответствующего подразделения. Список вопросов необходимо ограничить (не более 15 -20), а вся анкета не должна занимать более двух листов.

Пример анкеты.

  • Наименование подразделения.

  • ФИО руководителя подразделения, номер его телефона.

  • Координаты контактного лица (к кому в отсутствие или при занятости руководителя можно обращаться).

  • Основные функции подразделения.

  • Информация, поступающая из других подразделений (заявки, запросы, отчеты и т. п.).

  • Информация, передаваемая в другие подразделения.

  • Какая информация формируется ("рождается") в подразделении?

  • С какими внешними предприятиями (банк, заказчик, поставщик и т. п.) взаимодействует подразделение и какой информацией обменивается?

  • Физическое представление информационных потоков и хранилищ (документ, дискета, сеть, журнал, картотека и т. п.).

  • Документы, поступающие от руководства, готовящиеся для руководства.

  • Штатная структура и квалификация кадров.

  • Техническое оснащение подразделения (компьютеры, сеть, модем)

  • Подпись.

Просьба приложить:

  1. Положение о подразделении.

  2. Набор документальных форм (можно незаполненных), т. е. используемые формы, бланки и другие документы (например, карточка складского учета, отчет по форме N, наряд-задание, товарно-транспортная накладная).


Интервьюирование


Из всех путей сбора информации наиболее важный общение с экспертом, поскольку редко бывает так, чтобы вся необходимая информация была где-либо написана, а данные из анкет часто носят субъективный характер.

Интервью это беседа с каким-либо лицом с целью сбора информации по рассматриваемому вопросу.

Интервьюирование является важнейшим и необходимым методом исследования, только с его помощью возможно разобраться во всех тонкостях применяемых на предприятии технологий. Современное предприятие, даже небольшого размера, является сложной системой. Конечно, руководство представляет ситуацию в целом, отдельные работники досконально знают свою деятельность, но полной картины протекания всех бизнес-процессов не имеет никто. Поэтому интервьюирование представителей всех звеньев оргштатной структуры позволяет понять и формализовать исследуемую систему.

Имеются четыре типа интервью, которые могут проводиться на этапе получения знаний об исследуемом объекте:

  • поиск фактов для понимания текущих операций (используется для того, чтобы установить содержание модели "как есть");

  • выявление проблемы с целью установления будущих требований к системе (используется для проверки правильности модели "как есть" и формирования основы для модели "как должно быть");

  • принятие решений относительно будущих возможностей системы (способствует определению содержания модели "как должно быть");

  • разговор "автор читатель" (используется для того, чтобы решить проблемы, которые появляются в процессе построения IDEF0 модели).

Рекомендуется выделять три этапа при организации опроса: подготовка к опросу; проведение опроса; обработка результатов.

Подготовка к опросу. Процесс подготовки позволяет оптимизировать время, которое вы проведете, работая с источником информации. Это приобретает решающее значение, если вы ограничены в количестве встреч с экспертом (например, с руководителем организации).

Рекомендуются следующие шаги:

  • выберите нужного собеседника;

  • договоритесь о встрече;

  • разработайте предварительную программу встречи;

  • изучите доступную информацию о предмете разговора;

  • согласуйте свои действия с группой проектировщиков.

Постарайтесь выбрать для встречи представителя соответствующей службы, в наибольшей степени обладающего нужными знаниями. После этого договоритесь с ним о скорой, насколько это возможно, встрече. Установите цель встречи и ограничьте беседу в пределах часа.

Проведение опроса. Интервьюирование является наиболее сложной задачей: необходимо найти контакт с сотрудником и направить беседу в необходимое для аналитика русло. В начале разговора необходимо представиться и сформулировать цель встречи. Далее обговорите возможность ведения записей и согласуйте вопросы конфиденциальности. Затем сформулируйте первый вопрос, который задает тон всему разговору, поэтому хорошо продумайте его.

Записывайте IDEF0-функции и данные, попытайтесь набросать диаграмму. В ходе разговора задавайте вопросы, которые помогают уточнить или подтвердить полученную информацию, например:

  • Можете ли вы привести пример

  • Когда это произошло

  • Есть ли у этого правила исключение

  • Можете ли привести какие-нибудь цифры в подтверждение ваших слов?

Можно предложить несколько общих рекомендаций, касающихся линии поведения аналитика при интервьюировании:

  • Тезис в начале беседы: "Я ничего (или почти ничего) не знаю о Вашей работе. Расскажите как можно подробнее, чем Вы занимаетесь". Даже если аналитик прекрасно знает предметную область, он не должен говорить много сам и учить интервьюируемого.

  • Если специалист начал подробно рассказывать технологию работы, ни в коем случае нельзя его перебивать, необходимые уточнения можно сделать и в конце беседы.

  • Если в беседе участвуют несколько аналитиков, вести беседу и задавать уточняющие вопросы должен один из них, неясные для других вопросы уточняются в конце беседы.

  • Не стоит возражать. Нельзя задавать наводящих вопросов или вопросов с короткими ответами "да" или "нет". Следует дать эксперту возможность говорить то, что он хочет сказать, а не то, что от него хотят услышать.

  • Задавая уточняющие вопросы, необходимо определить, является ли сообщаемая информация фактом или скорее мнением. Когда речь идет о времени, объеме или затратах, следует спрашивать о числах и количествах. Нужно уточнять источники и назначение данных, их формат, сроки сохранения, предполагаемое использование, требуемые изменения.

  • Необходимо делать паузы, дать эксперту возможность подумать, что сказать дальше. Нельзя перебивать, подсказывая ответ или задавая другой вопрос.

Интервьюируемые (90 %) предоставят всю необходимую информацию, если с ними вести беседу, соблюдая данные правила. Что касается остальных 10 %, то их можно типизировать следующим образом:

  • "отказник" как правило, квалифицированный специалист, осознающий свою незаменимость и не желающий давать информацию. В данной ситуации возможны такие альтернативы: либо данная деятельность не будет включена в модель, либо она будет промоделирована на основании опыта и соображений здравого смысла;

  • "говорун" обычно руководитель среднего звена, понимающий, что по-старому работать нельзя и хватающийся за любую возможность улучшить ситуацию. Очень полезный человек для поддержки проекта, но в беседе он готов бесконечно обсуждать свои трудности и проблемы. Получить от него необходимую информацию для построения модели практически невозможно. Единственный способ работы с ним обсуждение уже построенной (пусть примитивной и во многом ошибочной) модели с целью ее уточнения;

  • "балласт" человек, давно работающий на предприятии и непонятно чем занимающийся. На вопросы типа: "Какие функции Вы выполняете?", "С какими документами Вы работаете?" агрессивно повторяет: "Я делаю все", "Со всеми документами", "Все документы ко мне приходят и все уходят". Какой-либо информации получить не удается по причине ее отсутствия. Естественно, никакого отражения подобной "деятельности" в модели не производится;

  • человек, занимающий экзотическую и малопонятную должность типа "главный обогатитель". Представляет собой модификацию варианта "балласт" с той лишь разницей, что реально деятельность по обогащению (например, руды) существует и, следовательно, должна быть отражена в модели;


Случайные файлы

Файл
180283.rtf
kursovik.doc
9206-1.rtf
72707-1.rtf
32540.rtf




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.