Технические средства секретаря: компьютерная сеть, Интернет, электронная почта, копировальные устройства (110550)

Посмотреть архив целиком





ПЛАН



  1. Введение

  2. Историческая справка

  3. Компьютерная сеть

  4. Интернет

  5. Электронная почта

  6. Копировальные устройства

  7. Заключение

  8. Список используемой литературы





























2

ВВЕДЕНИЕ


Я выбрала тему «Технические средства секретаря:

компьютерная сеть, Интернет, электронная почта, копи-

ровальные устройства» для своего реферата потому, что считаю, что коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективности автоматизации процессов управления. Те- хническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер (ПК), те-

лефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уни- чтожения бумаг и копировальный аппарат.

Секретарь должен знать, уметь и максимально ис-

пользовать имеющиеся средства для повышения операти-

вности и эффективности своего труда.

Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет отно-

ситься к делопроизводству не как к жесткому консерва- тивному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

1. Сетевые системы автоматизации делопроизвод-

ства и документооборота позволяют решить ключевой во-

прос делопроизводства. Они позволяют реализовать лю- бую степень децентрализации управления при одновремен- ном обеспечении централизованного учета и контроля,

вплоть до того, что каждый специалист может самосто- ятельно регистрировать документы и управлять их


3

дальнейшими похождениями, находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей. Таким обра-

ом, организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости. Для отечественных предприятий это наиболее реальный путь перехода к более эффективной децентрализации управле- ния.

2. Создаются предпосылки к реализации более эф- фективных схем документационного управления. Например, в традиционной отечественной практике документы в под-разделении организации, будь то локальные или удален- ные, направляются по цепочке от руководителя к руково- дителю, «спускаясь» затем вплоть до конкретных испол- нителей (и обратно). Это позволяет каждому руковдителю контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные, и, как правило, избыточные цепочки резко сни- жают эффективность управления. Правильно построенная автоматизированная система позволяет направлять доку- ментацию непосредственно лицам, которые будут испол-нять поручения, руководители же при этом сохраняют по- полный контроль, как за похождением самого поручения, так и за его исполнением.

3.Появляются предпосылки для организации элект- ронного документооборота в том объеме, к которому го-

това сама организация. Правильно построенная автомат- изированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от


4

того, бумажные или электронные), так и самим элект- ронными документами, которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводствен- ный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с электронными документами (реда- ктирование, перемещение, тиражирование и др.) принци- пиально более эффективны.

4. Снижается часть проблем, связанных с террито- риальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест (в том числе мобильных) ее сотрудников. САДД (системы автоматизации делопроизвод- ства и документооборота) позволяет организовать норма- льную работу с документами всех сотрудников, независи- мо от местонахождения их офисов и даже отдельных рабо- чих мест, вплоть мобильных (конечно, при наличии линий связи).

5. САДД позволяет обеспечить внедрение современ- ных систем управления ресурсами предприятия (т.н. ERP-системы). Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как делопроизводственная сис- тема берет на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.

6. САДД создает основу для интеграции всех доку- ментационных технологий в единый комплекс, включая



5

средства сканирования документов и распознавание тек-стов, средства обработки и пересылки электронных

документов, приема и передачи факсимильной информа- ции, печати и тиражирования документов, и т.д.

































6

ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ ИНТЕРНЕТ

Прообраз сети Интернет был создан в конце 60-х годов по заказу Министерства обороны США. В то время существовало не очень много мощных компьютеров, и для проведенья научных исследований возникла потребность обеспечить доступ многочисленных ученых к этим ком- пьютерам. При этом Министерство обороны поставило ус- ловие, чтобы сеть продолжала работать при уничтожении её части, поэтому повышенная надёжность Интернет бы- ла заложена при его создании. Днем рождения Интернет можно назвать 2 января 1968 года. В этот день Управ- ление перспективных исследований (ARPA - Advanced Research Projects Agency), являющаяся одним из подра- зделений Министерства обороны США, начало работу над проектом связи компьютеров оборонных организаций. В результате исследований была создана сеть ARPANET, в основе работы которой лежали принципы, на которых по- зже был основан Интенет. Следующим шагом в развитии Интернет было создание сети Национального научного фонда (NSF). Сеть, названная NSFNET, объединила науч- ные центры Соединённых Штатов. При этом основой сети стали пять суперкомпьютеров, связанных между собой высокоскоростными линиями связи. Все остальные поль-зователи подключались к сети и могли использовать во- зможности, предоставляемые этими компьютерами.



7

Сеть NSFNET быстро заняла место ARPANET, и пос- ледняя была ликвидирована в 1990 году. Развитие сети потребовало её реорганизации, и в 1987 году был соз- дан NSFNET Backbon - базовая часть или хребет сети. Хребет состоял из тридцати центров, соединенных друг с другом высокоскоростными линиями связи. Центры рас- полагались в разных частях США. Таким образом, появи- лась сеть Интернет в США. Одновременно были созданы национальные сети в других странах. Компьютерные сети разных стран стали, объединятся, и в девяностых годах появился Интернет в его сегодняшнем виде. Сейчас Ин- тернет объединяет тысячи разных сетей, расположенных по всему миру. К Интернет имеют доступ десятки мил- лионов пользователей. Рост и развитие Интернет продо- лжается, и в начале следующего века ожидается значи- тельное увеличение роли Интернет во всех информацион- ных технологиях. В России Интернет появился совсем недавно. Подавляющее большинство пользователей могло лишь получать электронные письма, но не могло подклю- читься к Интернет и использовать все его возможности. Бурный рост пользователей Интернет в России начался в 1996 году. Сегодня в нашей стране Интернет превратил- ся из диковинки в повседневный инструмент.




8

КОМПЬЮТЕРНАЯ СЕТЬ


Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих об- работку однотипной документации. Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в ее состав: базы данных, периферийные устройства (диско- вые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т.д.) В сети один компьютер большой производительнос-ти выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных уст- ройств. Остальные компьютеры являются рабочими места- ми компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и пе- редачу информации в центральную базу данных, охваты- вающую не только управленческую, но и кадровую, бух- галтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера, других специалистов предприя- тия, выводить их на экран, проводить обработку доку- ментов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнера- ми-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств – модемов или факс-модемов).







9

ИНТЕРНЕТ


Интернет – глобальная сеть бесчисленного множес- тва разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. Персональный компьютер, локальная и глоболь- ная компьютерные сети могут быть частью сети Интер- нет, используя для общения единый сетевой язык.

Суть создания такой сети – быстрый поиск и получение необходимой информации, а также распростра- нение сведений о себе практически в мировом масштабе.

Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети, т.е. компьютеров, на которых хранится и представляется пользователям информация. Информация хранится в виде графических документов, так называемых «интернетовских страничек» (Web-site). Интернет-сервер может открывать любая фирма или час-тное лицо, расположив информацию о себе или своей де- ятельности. Этот сервер имеет свое конкретное имя, например, сервер компании Microsoft-www.Microsoft. com. Пользователь Интернет может «путешествовать» от одного сервера к другому или от одной Web-странички к другой.


Случайные файлы

Файл
122059.doc
ref-19922.doc
28012.rtf
71151-1.rtf
182742.rtf




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.