Организационное обеспечение ведения кадровой документации (101106)

Посмотреть архив целиком

Содержание


1. Структура кадровой информационно-документационной системы

1.1 Нормативная и нормативно-справочная документация

1.2 Плановая и кадровая документация

1.3 Организационно-правовая документация

1.4 Персональная документация

1.5 Договорная документация

1.6 Распорядительная документация

1.7 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

1.8 Учётная документация

1.9 Документация по учёту использования рабочего времени и расчётов по оплате труда

1.10 Отчётная и отчётно-справочная документация

Список литературы


1. Структура кадровой информационно-документационной системы


Кадровая включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

  • законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

  • плановую документацию;

  • организационно-правовую документацию;

  • персональную документацию;

  • договорную документацию;

  • распорядительную документацию;

  • учётную кадровую документацию;

  • документацию по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда;

  • отчётную и отчётно-справочную документацию;

Отдельные комплексы документов в крупных организациях обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям – не только кадровой службе (службе персонала). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними функций ведения кадровой работы. Так, юридический отдел (юрисконсульт) систематизирует и контролирует исполнение законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам. Плановой и отчётной документацией по труду и кадрам занимаются плановые (планово-экономические, планово-финансовые и другие подобные) подразделения. В бухгалтерии обрабатывается учётная и отчётная бухгалтерская документация по учёту рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда.


1.1 Нормативная и нормативно-справочная документация


Нормативная и нормативно-справочная документация издаётся различными ветвями власти, органами субъектов Российской Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основываются на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).


1.2 Плановая и кадровая документация


Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирование труда, повышение квалификации рабочих и служащих и тп. Плановые документы составляются совместно с сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.

К плановой документации мы относим также такие документы, как: Структура и штатная численность, Штатное расписание, График отпусков сотрудников, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменение их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утверждёнными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.

Структура и штатная численность организации имеет в содержательной части две графы: наименование структурного подразделения и должностей; штатная численность сотрудников по каждой должности (УСОРД). Проект документа подписывается составителями, может быть предварительно согласован с руководителями структурных подразделений, утверждается руководителем организации и заверяется печатью организации.

Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие; месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывается руководителем кадровой службы, визируют руководители всех структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается руководителем организации.


1.3 Организационно-правовая документация


Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение о службе персонала (об отделе кадров), положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) о разграничении полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.

Правила внутреннего трудового распорядка является локальным нормативным актом организации, регламентирующим основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утверждённого типового варианта подобных правил совместно с руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа. Правила подписываются руководителем кадровой службы и утверждаются работодателем организации.

Положение о структурном подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Права и обязанности руководителя подразделения; Ответственность руководителя; Взаимоотношения. Связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию руководителя организации и под контролем кадровой службы, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается руководителем вышестоящего структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работника и имеет следующую структуру содержательной части: Общие положения; Функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, одним из руководителей организации, курирующим подразделение.

Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощённую методику составления и основываться на аналогах, используемых в других организациях.


1.4 Персональная документация


Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с учреждением, организацией или предприятием, фирмой. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает в себя:

  • документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и тд.

  • документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого представления: копии приказов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация (иногда – резюме), характеристика, различные виды справок, подтверждающие место работы, должность, заработную плату, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение (форма № Т-10, Т-10а), почётная грамота и другие.

  • документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: личные заявления рабочих и служащих, резюме, рекомендательные письма физических лиц, письменные обращения, жалобы, объяснительные записки и другие.

  • служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, переписка по различным вопросам, связанным с конкретными работниками, докладные и служебные записки, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комиссий, комитетов, коллегий, учёных и художественных советов, заседаний правлений, собраний акционеров и другие документы.


Случайные файлы

Файл
2888-1.rtf
177591.rtf
14157.rtf
ref-20344.doc
94411.rtf




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.