Информационные технологии в управлении (100254)

Посмотреть архив целиком














РЕФЕРАТ

по курсу «Менеджмент»

по теме: «Информационные технологии в управлении»




1. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности


Информация это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.

Информационные технологии (ИТ) прошли несколько этапов:

  1. ручная ИТ;

  2. механическая ИТ;

  3. электрическая ИТ;

  4. электронная:

  1. появление больших ЭВМ в конце 70-х;

  2. появление больших ЭВМ в конце 80-х.

Особенность современных ИТ:

  1. Распределённая компьютерная техника;

  2. Дружественное программное обеспечение;

  3. Развитые коммуникации;

  4. Развитие сети Internet.

Основные этапы проектирования ИТ: предпроектное обследование, проектирование (технический проект, рабочий проект), ввод системы в действие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный.



2. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности


Современное делопроизводство включает:

  • обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

  • организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

В результате документирования деятельности организации создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

  • организационная;

  • распорядительная;

  • организационная;

  • информационно-справочная;

  • по личному составу;

  • плановая.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

1) в области обработки документов:

  • обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

  • создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

  • создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

  • обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

  • исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

  • обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

  • обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

  • сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3) в области организации доступа к информации:

  • обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

  • Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.

В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации:

  1. Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Основные функции документов:

  • сканирование документов;

  • запись на сервер;

  • классификация документов;

  • передача изображений на рабочую станцию;

  • поиск изображений по отдельным элементам;

  • рассылка и печать.

  1. Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.

Основные функции:

  • сканирование;

  • распознавание текста;

  • форматирование в текстовый файл.

2 вида систем распознавания символов:

  • обучаемые (FineReader);

  • интеллектуальные (Cunei Form).

  1. Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.

Основные функции:

  • индексирование документов

  • полнотекстовый поиск по ключевым словам;

  • ассемблирование документов;

  • организация доступа к документу независимо от места его хранения;

  • защита данных;

  • организация выдачи и возврата документа;

  • контроль версии документа;

  • рассылка документа.

Пример: Documentum.

  1. Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.

Основные функции:

  • электронная почта;

  • поддержка видеоконференций;

  • управление изображениями;

  • совместное использование документов;

  • маршрутизация;

  • календарное планирование.

Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело

  1. Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

Основные функции:

  • описание бизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);

  • организация хранения документов и возможность их просмотра;

  • организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;

  • ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;

  • установка прав на работу с документами;

  • контроль исполнения документа;

  • поддержка коллективной работы с документом.

Пример: Staff Ware.


3. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности


Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.

Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.

Комплекс технических средств составляют:

    • компьютеры любых моделей;

    • устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

    • устройства передачи данных и линий связи;

    • оргтехника и устройства автоматического съема информации;

    • эксплуатационные материалы и др.

Сеть – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.

Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:

  • построить распределенные хранилища информации (базы данных);

  • расширить перечень решаемых задач по обработке информации;

  • повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;

  • создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту;

  • снизить стоимость обработки информации.

Многообразие компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.

В распределенных системах используются три интегрированные технологии.

  1. Технология «клиент – сервер».

  2. Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей.

  3. Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.


4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов


Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов – писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.


Случайные файлы

Файл
79551.rtf
22476.rtf
74715-1.rtf
92526.rtf
83614.rtf




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.