Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта (100236)

Посмотреть архив целиком

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет менеджмента, повышения квалификации и переподготовки кадров









Реферат

по дисциплине «Информационные технологии управления»

на тему «Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта»








Проверен

Исполнитель: _____________

студент группы № ___, курса __

«____»____________ 200_ г.

оценка _________________

Руководитель: ______________









Екатеринбург 2008



ОГЛАВЛЕНИЕ


1. Организация и ее организационная структура

2. Распределение информационных потоков в организации3

3. Основные функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом

в организации

  1. Базы данных секретаря-референта

  2. Методы, технические средства, применяемые для обработки

информации

  1. Правовое обеспечение деятельности секретаря-референта

  2. Организационная деятельность секретаря-референта

  3. Использование программ в процессе обработки информации

Список литературы


1. Организация и ее организационная структура.


Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с предприятиями-поставщиками, клиентами, государственными органами, предприятиями-конкурентами. Предлагаю Вашему вниманию рассмотреть организационную структуру общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал», находящегося в г. Екатеринбурге, а также роль секретаря в этой организации. Во главе предприятия – исполнительный директор. Его заместителем является коммерческий директор. Юридическая служба в лице юрисконсульта функционирует в качестве структурного подразделения на одном уровне с такими структурными подразделениями как бухгалтерия и служба персонала. Служба персонала представлена менеджером по персоналу. Отдел маркетинга – маркетологом.


Организационная структура ООО «Издательский дом «Урал»


Исполнительный директор


Коммерческий директор



Отдел маркетинга


Отдел кадров


Бухгалтерия

Юридическая служба

Секретарь-референт






Типография цифровая

Типография офсетная



Отдел рассылки


Издательский дом «Урал» включает в себя следующие отделы:

  1. Цифровая типография во главе с офис-менеджером;

  2. Офсетная типография во главе с администратором;

  3. Отдел рассылки

В каждой из типографий работает группа менеджеров, дизайнеров (от 5 до 8 человек), а также по 2 листоподборщика-сортировщика, по 1 оператору-печатнику и 1 мастеру предпечатной подготовки. Офис-менеджер и администратор являются непосредственными руководителями сотрудников соответствующей типографии. Отдел рассылки – курьерская служба.


2. Распределение информационных потоков в организации.


Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

Деятельность предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

- организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

- документы по личному составу предприятия (приказы, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

- информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.);

- нормативные документы вышестоящих органов;

- контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, как ведется делопроизводство на фирме: традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

  • юридическую силу документов;

  • качественное и своевременное составление и исполнение документов;

  • организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи, которые называются реквизитами).

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления установлены государством.

При подготовке документов секретарь-референт часто использует следующие реквизиты:

  • эмблема организации или товарный знак;

  • код организации;

  • наименование организации;

  • справочные данные об организации;

  • наименование вида документа;

  • дата документа;

  • регистрационный номер документа;

  • ссылка на регистрационный номер и дату документа;

  • гриф ограничения доступа к документу;

  • адресат;

  • гриф утверждения документа;

  • резолюция;

  • заголовок к тексту;

  • отметка о контроле;

  • текст документа;

  • отметка о наличии приложения;

  • подпись;

  • визы согласования документа;

  • печать;

  • отметка об исполнителе;

  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

  • отметка о поступлении документа в организацию;

  • идентификатор электронной копии документа.

Структура и штатная численность предприятия определяются в соответствии с его Уставом и закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения фирмы, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей.

В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке фирмы и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Изменения в структуру и штатную численность фирмы вносятся приказом директора. Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения. Приказ визируется менеджером по персоналу, подписывается исполнительным директором. После внесения изменений в структуру и штатную численность менеджер по персоналу делает отметку об исполнении.

Распоряжение – документ, издаваемый директором (заместителем директора) преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Распоряжения оформляются на общем бланке предприятия и подписываются директором или его заместителем. Текст распоряжения должен содержать: конкретное задание (работу); ответственного исполнителя; срок исполнения.

Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров), составляемый по производственным вопросам. Решения оформляются с использованием слов «РЕШИЛИ» или «РЕШИЛ». Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа.

Приказы об увольнении и приеме работников относятся к документам по личному составу предприятия и ведутся отдельно от приказов по производственным вопросам.

Протокол составляется при проведении важных заседаний, совещаний. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Основной частью протокола является раздел «ПОСТАНОВИЛИ», который составляется наиболее подробно.

Письма оформляются на бланке письма и содержат, наряду с постоянными реквизитами бланка, следующие переменные реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись должностного лица, фамилию, имя, отчество исполнителя и его телефон. Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.

Гарантийные письма устанавливают или подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату. Этот документ должен иметь подписи руководителя и главного бухгалтера, печать организации.


Случайные файлы

Файл
159353.rtf
20289-1.rtf
74491-1.rtf
62002.doc
123015.rtf




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.