Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени (98426)

Посмотреть архив целиком




Тайм-менеджмент:

Способы эффективного использования рабочего времени





























СОДЕРЖАНИЕ


Введение 3

1 Причины дефицита времени 4

2 Анализ использования рабочего времени 5

3 Самоменеджмент 7

3.1 постановка целей 7

3.2 Планирование 9

3.3 Принятие решений 12

3.4 Реализация и организация 14

3.5 Контроль 15

3.6 Информация и коммуникации 15

4 Особенности тайм менеджмента в России 17

Заключение 18

Список литературы 19










































ВВЕДЕНИЕ

Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим

П. Друкер


Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят :”Время - деньги”. Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.






































1 ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИ

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время , а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

  1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

  2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.

  3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

  4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.

  5. Воры времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела . Наиболее крупные воры времени – это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

  6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

  7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.



























2 АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать в таблицах:

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени

Вид деятельности

Интервал времени

(от… до…)

Продолжительность





Таблица 2. Листок дневных помех

помехи

интервал

продолжительность

кто

пометки

(причины)







Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

  • была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов)

  • были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)

  • было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)

  • был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).



Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.








ПРИМЕР

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени

Вид деятельности

Интервал времени

Продолжительность

Разбор почты (срочно/не срочно)

1000 - 1020

20 минут

Телефонный звонок ( подтверждение встречи)

1020 - 1030

10 минут

Подготовка документов для встречи с партнерами

1030 - 1200

1 час 30 минут

Делегирование подчиненным работ по новому проекту

1200 - 1320

1час 20 минут

Обеденный перерыв

1320 - 1400

40 минут

Дорога

1400 - 1420

20 минут

Переговоры с партнерами по созданию окончательного варианта контракта

1420 – 1540

1 час 20 минут

Дорога

1540 - 1625

45 минут

Подготовка доклада

1625 - 1700

35 минут

Доклад руководству о прошедшей встрече

1700 - 1725

25 минут

Ответ на письма

1725 - 1800

35 минут



Таблица 2. Листок дневных помех

Помехи, интервал

Продолжительность

КТО

Пометки ( причины)

Телефонный разговор с бывшим коллегой ( во время подготовки документов)

20 минут

б. Коллега

Желание отвлечься от бумаг

Беседа с подчиненным по работе, не относящейся к нов. проекту

15 минут

Подчиненный

Проблемы с выполнением порученного

Пробка на обратной дороге

45 минут


Внешняя причина


Случайные файлы

Файл
РД 10- 72-94.doc
4831.rtf
4740-1.rtf
153879.rtf
55859.rtf




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.