Пример должностной инструкции секретаря-референта (instrukciya)

Посмотреть архив целиком

ЗАО "РИНГО" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

01.03.96 № 3

секретаря-референта генерального директора

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "РИНГО" О. В. Ломов

01.03.96

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

  1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия,
    принимается и увольняется директором.

  2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное
    и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

  3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

  4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

законодательными актами РФ;

  • Уставом предприятия;

  • Положением о функциональных службах предприятия;


  • приказами (указаниями) руководства предприятия;

  • нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

  1. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним
    специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но
    при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

  2. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

  • организации работы с документами, составления документации;

  • организации управленческого труда;


  • применения средств вычислительной и организационной техники;

  • перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого
    партнера;

  • культуры труда и служебной этики;

  • охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

  • оказания первичной медицинской помощи.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

  1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

  2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства
    в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

  3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

  4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

  5. Выполнение машинописных, графическ- х, множительных работ

  6. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсут­
    ствия инспектора по персоналу).

  7. Ведение учета рабочего времени сотрудников.

  8. Ведение учета командировочных удостоверений.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен;

  1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финан­
    сово-хозяйственную деятельность предприятия.

  2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов,
    информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

  3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования
    и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

  4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства,
    принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их
    выполнение.

  5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их
    до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предо­
    ставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

  6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как ком­
    мерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам теку­
    щей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).

  7. Вести прием посетителей.

  8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятель­
    ности предприятия:


  • оформление приказов по личному составу;

  • оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
    — оформление трудовых книжек;

  • оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

  • оформление командировочных документов;

  • оформление листов нетрудоспособности;

  • ведение табеля учета рабочего времени;

  • выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

  1. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.

  2. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на
    уничтожение.

  3. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-
    хозяйственной деятельности предприятия.

  4. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

  1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также
    объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

  2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям
    и специалистам предприятия.

  3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с на­
    рушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-96),
    международных правил оформления документов (ISO).

  4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей
    компетенции.

  5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению доку-
    ментационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм
    и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

  1. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения
    служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятель­
    ности предприятия.

  1. Работать с документами, имеющими гриф "КТ" или "Конфиденциально".

  2. Принимать решения в пределах своей компетенции.

  3. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по во­
    просам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимой
    информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

  1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

  2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

  1. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Кон­
    фиденциально" или "КТ".

                  1. Зам. директора

подпись

С. Р. Сегедин

Юрисконсульт

подпись О.С. Васильева

28.02.96


Случайные файлы

Файл
11668-1.rtf
60409.rtf
2688-1.rtf
55801.rtf
23163.rtf