методическое указание MS Access (Методичка MS Access)

Посмотреть архив целиком

0



ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Московский государственный технический университет

«МАМИ»





Факультет: «Автоматизация и управление».


Кафедра «Автоматика и процессы управления»



Г.М. Холодов Одобрено методической

О.И.Солопова комиссией факультета

«Автоматизация и управление»

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

по выполнению лабораторных работ

по дисциплине «Информационное обеспечение систем управления» для студентов, обучающихся по направлению 22020062 (550200) и специальностям 22020165 (210100).


Под редакцией

профессора, к.т.н. Харитонова В.И.

Москва - 2006

Холодов Г.М., доцент, Солопова О.И., бакалавр.

Методические указания по дисциплине «Информационное обеспечение систем управления» для студентов, обучающихся по направлению 22020062 (550200) и специальностям 22020165 (210100).

стр 40,библ.З, МАМИ, 2006г.

В методических указаниях представлена информация, необходимая для организации и выполнения студентами лабораторных работ. Тематика лабораторных работ охватывает актуальные вопросы построений реляционных баз данных для систем управления, использование инструментария Системы управления базами данных M.S.Access 2003 для разработки программных управляющих данными структур и др.


ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

Целью проведения лабораторных работ является конкретизация и закрепление основных теоретических положений, изложенных в лекциях по дисциплине «Информационное обеспечение систем управления» и приобретение умений и навыков по разработке информационного обеспечения систем управления и программных средств управления данными.

В данных методических указаниях рассмотрены лабораторные работы по следующим темам:

  • Ознакомление с экспериментальной базой данных «Борей»;

  • Сопровождение баз данных;

  • Построение запросов к базе данных;

  • Создание базы данных Microsoft Access;

  • Использование языка SQL в запросах;

  • Работа с данными в среде Access из внешних источников;

  • Оптимизация разработанной (модернизированной) базы данных и
    управляющих структур;

  • Программирование управляющих структур средствами макроса;

  • Использование технологии Интернет для управления данными в
    среде Access.

Выполнение лабораторного практикума осуществляется в компьютерном классе, оснащенном персональными компьютерами с операционной системой Windows XP 2003 и старше, СУБД «MS Access 2003».

Значительная часть каждой лабораторной работы рассчитана на выполнение в часы, отводимые на самостоятельную работу.

Отчеты по лабораторным работам оформляются с помощью принтера и принимаются к защите равномерно в течение семестра.

СОДЕРЖАНИЕ:

Общие положения 3

Лабораторная работа № 1.

Ознакомление с экспериментальной базой данных «Борей».

Лабораторная работа №2.

Сопровождение баз данных. 7

Лабораторная работа № 3.

Построение запросов к базе данных. 10

Лабораторная работа №4.

Создание базы данных Microsoft Access. 14

Лабораторная работа №5.

Использование языка SQL в запросах. 22

Лабораторная работа №6.

Работа с данными в среде Access из внешних источников. 28

Лабораторная работа №7.

Оптимизация разработанной (модернизированной) БД и системы управления базой данных (СУБД). 30

Лабораторная работа № 8.

Программирование управляющих структур средствами макроса 32

Лабораторная работа №9

Использования технологии Интернет для управления СУБД Access 36

Литература 40



Лабораторная работа № 1.

Ознакомление с экспериментальной базой данных «Борей».

Цель работы: ознакомление с архитектурой баз данных.


1. Теоретическая часть.

БД «Борей» используется в качестве экспериментальной базы лабораторного практикума и представляет все объекты Access (таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, модули, макросы).

Первоначальным объектом при разработке БД является таблица. Cтроим БД для студентов группы: ФИО, год рождения, адрес, дисциплины с 1-ого по 5-ый курсы и успеваемость. Как видно из перечисленных элементов, имеем дело с огромными объемами информации. В связи со сложным поиском, надо нарисовать поле, формат и т.д., поэтому имеем дело с реляционными таблицами, т.е. взаимосвязанными. В реляционных БД таблицы взаимосвязаны по ключевым полям. Чтобы просмотреть связь таблиц, необходимо использовать схему данных, на которой можно просмотреть ключевые поля начала и окончания связи. Таблица «Доставка» связана с таблицей «Заказы». Ключевыми словами «Код доставки» является «Доставка» и через таблицу «Заказы» с таблицей «Заказано» с ключевыми словами «Код заказа».

Access хранит данные в таблицах, но работа с ними осуществляется преимущественно, с помощью форм. Подобно бланку, форма Access является графическим объектом, который содержит поля, кнопки выбора и командные кнопки. Открыв БД и одну из форм можно убедиться, что с ее использованием удобно выполнять ряд операций, таких как ввод и корректировка данных, вывод данных в цифровой и графической форме. Например, главная кнопочная форма содержит данные о типах, поставщиках, товарах и заказах. Эта форма позволяет просмотреть данные, например, просмотр списка товаров.

Работать непосредственно с таблицами, особенно большими по количеству строк и столбцов сложно. Часто возникает необходимость извлечь из БД фрагмент данных и представить их в удобном виде. В этом случае используется эффективный инструмент «Запрос». «Запросы» позволяют ограничивать диапазон просмотра данных, извлекая при этом поля из одной или нескольких таблиц. «Запросы» можно сохранять и использовать многократно.

В качестве объектов СУБД, позволяющих проводить систематизацию и представление БД, используются «Отчеты».

2. Выполнение работы.

  1. Открыть БД «Борей». Переключить кнопку на окно БД и рассмотреть объекты
    типа «Таблица», в соответствии с вариантом, для чего, отметив соответствующим
    вариантом таблицу его поля, открыть и рассмотреть его поле; открыть
    подтаблицу с помощью знака «+». Изучить связь таблиц и подтаблиц.
    Графически представить таблицы в виде схемы данных. В этот режим можно
    войти с помощью щелчка правой клавиши и активизации поля главного меню
    «Сервис» - «Схема данных».

  2. Переключить «Таблицу заказов» в «Конструктор», не изменяя записи.
    Рассмотреть поля в «Конструкторе» таблицы, а именно: «Тип данных»,
    «Описание», «Размер поля» и «Новые значения». Активизируя каждое поле, в
    опции меню «Общие» зафиксировать записи в нижней правой части окна.

    1. Ознакомление с объектом «Форма».

  1. Активизировать имя «Форма», соответствующие «Форме» «Заказы». С помощью
    поля «Открыть» просмотреть «Форму» и описать ее назначение.

  2. Изучить объекты «Формы» с помощью кнопки «ОК».

  3. Изучить и описать назначение полей вывода данных.


  1. Ознакомление с объектом «Запрос». Активирование имя «Запроса».

  2. Ознакомление с объектом «Отчет». Активировать имя «Отчета» и, с помощью поля
    «Просмотр», ознакомиться с данными «Отчета».

Связанные таблицы на экране представляются в виде таблиц и подтаблиц, которые раскрываются с помощью знака плюс (+).

Варианты задания.


Вариант №

Имя таблицы

Имя формы

Имя запроса

Имя отчета

1

Доставка

Анализ продаж

Десять самых дорогих товаров

Продажи по годам

2

Заказано

Главная кнопочная форма

Десять самых дорогих товаров

Продажи по годам

3

Заказы

Заказа

Запрос заказы

Подчиненный для продажи по годам

4

Клиенты

Заказы клиента

Продажи по годам

Продажи по типам

5

Поставщики

Квартальные обороты

Продажи по сотрудникам и странам

Продажи по типам

6

Сотрудники

Клиенты

Продажи по годам

Продажи по типам

7

Типы

Наклейки для клиентов

Продажи по годам

Продажи по типам

8

Товары

Отчеты о продажах

Продажи по годам

Продажи по годам

9

Поставщики

Подчиненная форма заказов

Продажи по годам

Продажи по годам

10

Клиенты

Подчиненная форма заказов

Продажи по годам

Продажи по годам

11

Сотрудники

Телефоны клиентов

Продажи по годам

Продажи по годам

12

Типы

Подчиненная форма заказов

Продажи по сотрудникам и странам

Продажи по годам

13

Поставщики

Заказы клиента

Продажи по сотрудникам и странам

Продажи по годам

14

Заказы

Поставщики

Продажи по годам

Продажи по сотрудникам и странам

15

Заказано

Телефоны клиентов

Продажи по годам

Продажи по сотрудникам и странам

16

Клиенты

Список товаров

Продажи по сотрудникам и странам

Продажи по годам

17

Поставщики

Сотрудники

Продажи по сотрудникам и странам

Продажи по годам

18

Доставка

Подчиненная форма запросов

Продажи по годам

Подчиненный для продажи по годам


Общие указания!

В этой работе не рекомендуется при работе с исследуемыми объектами вносить изменения. Однако, в случае если такие изменения были случайно сделаны, при закрытии объекта не запоминать изменения (при внесении изменений и выходе из объекта появится окно с вопросом «Сохранить изменения макета или структуры объекта», активировать кнопку нет).

Отчет должен содержать:

  1. Титульный лист

  2. Тему и цель лабораторной работы

  3. Теоретическую часть

  4. Индивидуальное задание, соответствующее номеру варианта.

  5. Последовательность выполнения задания.

  6. Результаты выполнения работы: Описание объектов, которые были рассмотрены в работе (таблицы, формы, запросы, отчеты)


Контрольные вопросы.

  1. Что такое база данных

  2. Назначение базы данных

  3. Что такое таблица? Какие бывают типы данных и размер полей?

  4. Что такое запрос? Функции и возможности запроса.

  5. Что такое форма? Функции и возможности формы.

  6. Что такое отчет? Функции и возможности отчета.

Лабораторная работа №2.

Сопровождение баз данных.

Цель работы: Ознакомление с методами расширения БД.

1. Теоретическая часть.

1.1. Необходимость модернизации БД.

Объем информации и её структура в процессе управления СУБД как правило увеличивается, структура её корректируется, появляются новые информационные темы и объекты, требующие описания. Изменения касаются не только данных и их структуры, но и объектов СУБД (форм, запросов, таблиц, отчетов). Сведения о заказчиках со временем становятся неполными, если не включать в них адреса электронной почты.

1.2. Модернизация таблиц.

Расширение базы данных производится двумя путями:

  • включение в существующие таблицы новых полей;

  • организация новой таблицы и связывание её с существующей таблицей в БД.
    Организация расширения БД зависит от особенности данных, если включаемые

данные представляют собой дополнительную характеристику существующего объекта (темы), определенного в таблице, то достаточно добавить в таблицу необходимые поля. Если предполагается дополнительно описать новый объект (тему), то создают новую таблицу. Прежде чем приступить к расширению БД, необходимо определить перечень полей, включаемый в существующую таблицу или в новую самостоятельную таблицу. В любом случае расширения БД нужно установить свойства полей (формат ввода, подпись поля, размер поля...).

1.2.1. Создание таблицы с помощью мастера таблиц.

  1. В окне базы данных вызвать список таблиц.

  2. В окне базы данных инициировать опцию "Создать".

  3. в окне "Новая таблица" выбираем "Мастер Таблиц".

  4. В окне набираем поля таблицы и изменяем имена полей, если это необходимо.

  5. В окне "Создание таблицы" внести имя новой таблицы.

6. Убедившись, что ключ выбран автоматически, инициировать кнопку "Далее",
затем кнопку "Готово".

1.2.2. Ключ таблицы.

Ключ представляет собой одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись таблицы. Ключ записи служит нескольким целям. Если сортировка записей таблицы не задана, то записи упорядочиваются по значению ключа. Кроме того, ключи используются при определении взаимосвязи таблиц, с помощью которых устанавливается соответствие между записями нескольких таблиц. В Ассе§8 имеется функция "Счетчик", которая присваивает уникальный номер каждой созданной записи. Эта функция является наиболее удобной для организации ключевых полей.

1.3. Использование конструктора для расширения БД.

Конструктор таблиц может быть использован для создания новой таблицы. Для того чтобы добавить новые поля в существующей таблице с помощью конструктора, вызываем окно "Создание новой таблицы". Для дополнения новых полей инициируем таблицу, подлежащую расширению.


1.4. Связывание вновь разработанной таблицы с БД.

При дополнении БД новой таблицей, необходимо выяснить, как она будет взаимодействовать с другими таблицами, и установить соответствующую связь между таблицами, записи которых логически связаны. Поля связанных таблиц можно включить в одну форму, запрос, отчет. Существует два способа связывания данных таблиц:

  • с помощью полей подстановки;

  • визуальным определением в окне "Схема данных".

В последнем случае связи носят постоянный характер и обеспечивает правильное взаимодействие таблиц.

Access создает реляционные базы данных, которые позволяют объединить данные из разных таблиц.

Создав таблицы и определив их ключевые поля, можно задать связи и на их основе извлекать данные из нескольких таблиц и помещать их в одну форму, запрос, отчет. Такое же объединение может быть представлено с помощью подтаблицы.

Между двумя таблицами можно установить два типа отношений: один-к-одному или один-ко-многим. Наиболее распространенным отношением является один-ко-многим, когда одной таблице (главная таблица) соответствует несколько записей другой таблицы (связанная таблица, подтаблица). Одна и та же таблица может в одной связи быть главной, а в другой - подтаблицей. Отношение один-к-одному встречается в том случае, когда ограничивается доступ части пользователей к некоторым полям данной таблицы.

1.4.1. Установление связей между таблицами.

Наиболее удобно пользоваться визуальным методом для создания, удаления и изменения связей "схемой данных". С её помощью можно создать как простые, так и сложные взаимосвязи. Окно "Схема данных" позволяет создать поля с разными именами и видеть общую картину отношений между таблицами.

Последовательность установления отношений между таблицами.

  1. Разместить таблицу в окне "Схема данных".

  2. Добавить вновь созданную таблицу.

  3. Установить ключевые поля таблицы, по которым будет устанавливаться связь.

  4. Определить главную таблицу и подтаблицу.

5. С помощью мыши провести связывающую линию между ключевыми полями
таблицы, начиная движение от ключевого поля к главной таблице.

2. Практическая часть.

2.1. С помощью "Мастера" создать таблицу и определить имена полей в соответствие
с заданной таблицей 1. Первое поле таблицы переименовать на "Имя таблицы".

2.2. Открыть созданную таблицу в режиме конструктора и добавить три поля:
А - для хранения чисел;

Б-МЕМО;

В - текстовое;

2.3. Открыть "Схему данных" и установить связь с таблицей варианта. Заполнить
несколько записей первого поля таблицы.


Варианты задания.


Вариант №

Название создаваемой таблицы

Ключевое поле

Остальные поля

1

Мероприятие

Код клиента

Место, требуемые ресурсы, код мероприятия

2

Резервирование

Код доставки

Код резервирования, код клиента, код сотрудника

3

Оплачиваемое время

Код заказа

Код клиента, код проекта, код сотрудника

4

Расходы

Код сотрудника

Код сотрудника, тип расходов, цель расходов

5

Выдачи

Код товара

Код выдачи, код клиента, способ доставки

6

Операции

Код поставщика

Код операции, номер операции, номер рассылки

7

Задачи

Код типа

Код задачи, название задачи, описание задачи

8

Список рассылки

Код клиента

Код задачи, описание задачи, заметки

9

Контакты

Код доставки

Город, должность, дата рождения

10

Сотрудники

Код клиента

Название отдела, имя, отчество

11

Товары

Код товара

Заказано, цена, минимальный запас

12

Поставщики

Код клиента

Код поставщика, код клиента, код сотрудника

13

Оплаты

Код заказа

Код оплаты, код клиента, код сотрудника

14

Счета

Код доставки

Код счета, код клиента, код сотрудника

15

Проекты

Код заказа

Код проекта, название проекта

16

Студенты и занятия

Код товара

Код занятий, код студента, балл

17

Студенты

Код типа

Код студента, имя, отчество, фамилия

18

Задачи

Код товара

Код выдачи, код клиента, способ доставки

19

Оплаты

Код клиента

Код оплаты, код клиента, код сотрудника

20

Мероприятия

Код типа

Место, требуемые ресурсы, код мероприятия

21

Расходы

Код товара

Код сотрудника, тип расходов, цель расходов

22

Выдачи

Код поставщика

Код выдачи, код клиента, способ доставки

23

Контакты

Код заказа

Город, должность, дата рождения


Отчет должен содержать:

  1. Титульный лист

  2. Тему и цель лабораторной работы

  3. Теоретическую часть

  4. Индивидуальное задание, соответствующее номеру варианта.

  5. Последовательность выполнения задания.

  6. Результаты выполнения работы.


Контрольные вопросы.

  1. С какой целью модернизируют базу данных?

  2. Как создаются таблицы в режиме мастера создания таблиц?

  3. Какие возможности имеет режим конструктора? Сравнить режим конструктора с режимом мастера.

  4. Что такое ключ и для чего он используется?

  5. Схема данных, связь таблиц. Какие связи между таблицами бывают?



Лабораторная работа № 3.

Построение запросов к базе данных.

Цель работы: Ознакомление с методами формирования запросов с использованием мастера запросов, конструктора для сортировки, объединения отображе2ния данных.

1. Теоретическая часть.

Запрос – это вопрос, который вы формулируете для таблицы или таблиц БД, т.е. пользователь формулирует некоторые условия, а Access извлекает соответствующие данные из таблиц. Таким образом, запросы позволяют ограничить диапазон просмотра данных, извлекая при этом поля из одной или нескольких таблиц. Запросы можно сохранять и использовать многократно. Например, нужно узнать, сколько продавцов компании достигли определенного уровня продаж.

Microsoft Access предлагает ряд инструментов, которые позволяют получить ответы на поставленные перед БД вопросы.

Существует два способа создания запросов:

- с помощью мастера

- с помощью конструктора.

Мастер запросов выполняет пошаговую процедуру построения запросов, задавая серию вопросов и предлагая варианты ответов.

Режим конструктора позволяет не только создать запрос, но и модифицировать уже существующий. Открыв запрос в режиме конструктора, можно добавлять поля, задавать условия отбора, устанавливать параметры, определять порядок сортировки и обобщать информацию.

    1. Создание запроса с помощью мастера.

Самый легкий путь создания запроса — воспользоваться мастером создания простых запросов, позволяющим выбрать поля таблицы (таблиц), которые вы хотите включить в запрос. Простой запрос полезен тогда, когда вы хотите избавиться от лишних полей, но при этом желаете видеть каждую запись в таблице базы данных. Мастер создания простых запросов поможет вам создать запрос на выборку. Он используется для отбора определенных данных из таблицы или таблиц, а также может выполнить некоторые простые вычисления, основываясь на результатах отбора (такие как подсчет количества значений или нахождение среднего значения).
Чтобы создать запрос на выборку с помощью Мастера создания простых запросов, выполните следующее:
1. Откройте в приложении
Access базу данных, с которой собираетесь работать, и щелкните на кнопке Запросы с левой стороны окна базы данных.
2. Дважды щелкните на ярлыке Создание запроса с помощью мастера. Появится первое диалоговое окно мастера создания простых запросов.
З. Из раскрывающегося списка Таблицы и Запросы выберите таблицу, поля которой собираетесь включить в запрос.
4. Щелкните на имени поля в списке доступные поля, затем щелкните на кнопке со значком
“>“, чтобы переместить поле в список Выбранные поля. Добавьте остальные необходимые поля или переместите их все за один раз, щелкнув на кнопке со значком

5. Если необходимо, выберите другую таблицу (или запрос) из раскрывающегося списка Таблицы и Запросы и добавьте некоторые из ее полей в список Выбранные поля (эта возможность позволяет собирать в запросе данные из нескольких таблиц). Когда закончите добавлять поля, щелкните на кнопке далее.

б. В следующем окне мастера задайте тип генерируемого запроса, оставив выбранной заданную по умолчанию опцию подробный (вывод каждого поля каждой записи). Щелкните на кнопке далее.
7. В следующем окне мастера введите имя запроса. Затем щелкните на кнопке Готово, чтобы увидеть результаты запроса.

1.2 Модификация запроса в режиме конструктора.

Хотя мастер простых запросов облегчает процесс создания запроса, основанного на одной таблице, построение более сложных запросов лучше выполнять в режиме конструктора запросов.
Режим конструктора запросов предоставляет для работы две области. Панель таблиц отображает таблицы, которые используются для данного запроса. Нижняя же панель, называемая бланком запроса, позволяет вам определить список полей в запросе, а также задать условия отбора для фильтрации данных и сортировку результатов, которые будут получены в результате выполнения запроса.
Режим конструктора предназначен для создания новых и редактирования существующих запросов, вроде создаваемого ранее простого запроса. В режиме конструктора запросов можно изменить состав полей, используемых в запросе, а также изменить действия, которые будут выполняться над полями при запуске запроса.

Чтобы открыть существующий запрос в режиме конструктора, выполните следующее:

1. Откройте базу данных, содержащую запрос, который вы хотите отредактировать (для этого воспользуйтесь командой файл/открыть).
2. В окне базы данных щелкните на кнопке Запросы.
3. В списке запросов выберите имя запроса, который хотите редактировать.

4. Щелкните на кнопке Конструктор на панели инструментов окна базы данных. Запрос откроется в окне конструктора запросов.

5. Перетащить дополнительное поле из списка полей таблицы вверху окна запроса в чистое поле на бланке запроса (нижняя половина окна Запрос на выборку).

1.2.2 Формирование условий отбора в запросе.

При установке критерия Access использует технологию под названием Поиск по образцу. При этом выделяется поле, которое содержит нужные значения. Выбранное поле и его содержимое образцом для поиска подобных данных. Выражение условия может представлять собой математическую формулу, включающую определенные вычисления.

При формирования запроса в режиме конструктора используются строки:


Название строк

Назначение

Поля

Поле таблицы, по которому производится запрос

Имя таблицы

Таблица, из которой включаются данные в запрос

Сортировка

Содержит условия сортировки в одном из порядков:

  • От минимума до максимума (возрастание)

  • От максимума до минимума (убывание)

Вывод на экран

Флажок выставлен – поле видно в запросе, не выставлен – поле скрыть

Условия отбора

Например для цифровых (>3), для текстовых


По завершению формирования запроса в режиме конструктора – щелкнуть на кнопке Вид. Результат усовершенствования запроса отобразится на экране в виде таблицы.

1.2.3 Формирование запроса из связанных таблиц.
При создании запроса, который извлекает информацию из нескольких таблиц,
Access использует взаимосвязь таблиц для объединения данных. Связь между таблицами отображается в окне конструктора запросов в виде соединительной линии.

Создадим запрос на основе связанных таблиц:

  1. В окне БД щелкнуть на пункте запросы. Затем Создать. Появится окно Новый запрос.

  2. В окне Новый запрос щелкнуть конструктор, появится окно Добавление таблицы. В списке таблиц дважды щелкнуть на таблице А, а затем на таблице Б. Списки полей двух таблиц появятся в верхней части окна Запрос. Закрыть окно добавление таблиц. В верхней части окна Запрос соединительная линия связывает поля в списках таблиц А и Б.

  3. Внести в свободные от записи столбцы имена таблицы А и Б, имена полей, по которым необходимо производить отбор данных и (или) которые следует вывести на экран.

  4. В оставшихся строках столбцов ввести условие отбора.

  5. На панели инструментов конструктора запросов щелкнуть на кнопке Сохранить. Для просмотра сформированного запроса щелкнуть Вид.


2. Практическая часть.

Работа выполняется в соответствии с индивидуальным задание.


варианта

таблица

поле

критерий

поле

критерий

1

Заказано

Цена

Ниже 77р

Скидка

Без скидки

2



Выше 135р


5%

3



Выше 968р


5%

4

Заказы

Стоимость доставки

Выше 100р

Дата исполнения

23-07-1996

5


Ниже 40р


16-07-1996

6

Клиенты

Должность

Продавец

Строка

Мексика

7


Координаты


США

8



Совладелец


Германия

9



Бухгалтер


Франция

10

Поставщики

Должность

Продавец

Город

Осака

11



Главный менеджер


Мельбурн

12



Внешний координатор


Токио

13

Товары

Поставщик

Pavlova, Ltd

Тип

Приправы

14



Karkki ОУ


Фрукты

15



АО Германия – Россия


Фрукты

16



Pavlova, Ltd


Кондитерские изделия

17




На складе

Больше 5

18


Цена

Выше 300р


Больше 10

19



Выше 500р

Ожидается

0

20

Типы

Категория

Фрукты

Категория

Рыбопродукты


Отчет должен содержать:

  1. Титульный лист

  2. Тему и цель лабораторной работы

  3. Теоретическую часть

  4. Индивидуальное задание, соответствующее номеру варианта.

  5. Последовательность выполнения задания.

  6. Результаты выполнения работы.


Контрольные вопросы.

  1. Что такое запрос?

  2. Как создать запрос с помощью мастера (конструктора)?

  3. В чем отличия создания запросов с мощью мастера и конструктора?

  4. В чем главная особенность режима конструктор, что с его помощью можно делать с существующими запросами?

Лабораторная работа №4.

Создание базы данных Microsoft Access.

Цель работы: Ознакомление с приемами работы в среде Microsoft Access при создании базы данных.

1. Теоретическая часть.

Выбор способа создания базы данных

Перед тем как создавать таблицы базы данных и фактически вводить в них данные, необходимо сохранить файл базы данных. База данных представляет собой файл-контейнер, который содержит все объекты базы данных, такие как таблицы, формы и отчеты. У вас есть две возможности создания базы данных — создать пустую базу данных с нуля или новую базу данных, основанную на шаблоне базы данных.

При создании новой базы данных с помощью шаблона можно воспользоваться преимуществами мастера создания баз данных, ко­торый не только создает новый файл базы данных, но и помогает быстро создать таблицы, формы и другие объекты для базы данных.

Когда нужно создавать новую базу данных с нуля, а когда — использовать один из шаблонов баз данных, зависит от того, насколько точно готовый шаблон Access отвечает требованиям, предъявляемым к вашей базе данных. Если один из шаблонов обеспечивает типы таблиц и других объектов, необходимые для вашего проекта, то есть смысл использовать этот шаблон. Напри­мер, если вы хотите создать базу данных для управления основны­ми фондами вашей компании, воспользуйтесь преимуществами шаблона Основные фонды, предоставляемого программой Access. Этот шаблон обеспечит вас основными таблицами и другими объ­ектами для того, чтобы вы могли начать работать с вашей базой данных основных фондов.

В некоторых случаях шаблоны не отвечают вашим нуждам. На­пример, если вы хотите создать сложную базу данных, которая по­зволит вам отслеживать продажи, хранить информацию о клиен­тах и оценивать эффективность работы продавцов, то, вполне возможно, легче создать пустую базу данных, а затем создать каж­дую таблицу для нее с нуля. Начнем наш обзор способов создания баз данных с создания пустой базы данных.