Электронная почта (49479)

Посмотреть архив целиком















РЕФЕРАТ

На тему: Электронная почта














2008


электронная почта


Электронная почта. В Windows, как вы уже знаете, электронной почтой заведует младший представитель семейства OutlookOutlook Express. И справляется с этой работой едва ли не лучше, чем его «старший брат» из комплекта Microsoft Office. Outlook Express более корректно работает с кодировками русского языка, отличными от стандартной кодировки Windows, умеет принимать не только личные электронные послания, но и сообщения из групп новостей...

Но дело здесь не в том, что Outlook Express хорош, а Outlook — плох: просто у этих двух программ чуть отличаются «сферы деятельности». Ориентированный на работу в корпоративной сетевой среде, Outlook позволяет вам отправлять сообщение или файл не только по адресу Интернет, но и своему коллеге по локальной сети.

Создавать сообщения вы можете не только во встроенном-редакторе программы, как это было в Outlook Express: теперь вашим «письменным столом» может стать любой пакет Microsoft Office. Создав таблицу в Excel или текстовый документ в Word, вы можете, не покидая программы, отправить его нужному адресату с помощью меню «Файл/Отправить».

Будучи пакетом для делового применения, Outlook располагает весьма совершенными методами защиты исходящих сообщений с помощью встроенных систем шифрования и индивидуальной электронной подписи. Для домашнего пользователя все эти степени защиты чаще всего кажутся чрезмерными, но будьте уверены, что при пересылке конфиденциальных данных лишняя предосторожность не помешает. Располагает Outlook и системой фильтров для очистки почты от всевозможного «электронного мусора» — коммерческой рекламы, которая в изобилии сыплется в каждый почтовый ящик без согласия владельца.

Остальные возможности Outlook, как менеджера электронной почты, не слишком отличаются от Outlook Express, поэтому интересующихся отошлем к интернет-разделу нашей книги, где приведено относительно подробное руководство по работе с этой программой. А мы продолжим нашу экскурсию по другим услугам, предлагаемым Outlook.

Факс. В первые версии Outlook в качестве факс-клиента была включена программа Microsoft Fax, работать с которой без слез было просто невозможно. Создавая Outlook 2000, его разработчики решили исправить это упущение, заменив продукт собственного изготовления на усеченную версию пакета Symantec Fax.

Создать факс-сообщение можно непосредственно из оболочки Outlook, однако куда удобнее сделать это из других пакетов Microsoft OfficeWord или Excel — с помощью уже знакомого нам меню «Файл/Отправить». Мастер факс-сообщений позволит вам добавить к вашему документу красивую и информативную шапку, а вся необходимая информация для отправки, включая номер факса, будет взята из адресной книги. Помимо отправки, Outlook можно настроить на прием факсов, как в ручном, так и в автоматическом режиме. Один из немногих недостатков факс-мастера Outlook — невозможность автономной рассылки по расписанию большому числу пользователей: для этого вам придется установить дополнительно полнофункциональную версию Symantec WinFax Pro.

Видеоконференции. В том случае, если компьютер вашего адресата (а заодно и ваш собственный) оснащены хотя бы самой простой Web-камерой, вы в любой момент можете устроить «видеоконференцию» в реальном времени с помощью установленной на вашем компьютере программы NetMeeting (она входит в комплект поставки Internet Explorer). А вызвать вашего будущего визави на виртуальное «свидание» можно, конечно же, с помощью Outlook! Жаль только, что в практике отечественного бизнеса видеоконференции в рамках офиса еще сравнительно мало распространены, а ценные указания своим подчиненным начальство предпочитает раздавать, так сказать, в реальном режиме...

Вот лишь беглый перечень коммуникативных возможностей Outlook — и их одних хватило бы на то, чтобы понять жизненную необходимость этой программы для любого делового человека. Но мало того: помимо коммуникационных функций Outlook имеет еще один, не менее важный фронт работ — организацию вашего рабочего времени! Вот почему эту программу чаще называют не коммуникационным центром, а персональным органайзером.



Обратимся еще раз к панели ярлыков в левой части окна Outlook:

Календарь — и не только календарь, но и подробный ежедневник с возможностью составления почасового расписания хоть на целый год вперед! При этом все мероприятия и встречи, запланированные на каждый день, можно разбить по категориям, и в дальнейшем отобразить на экране расписание по каждой из них раздельно. Получится отдельный календарь для «деловых встреч», «совещаний», «обедов» и «планерок»... и может быть, даже «любовных свиданий». Такой категории в Outlook, конечно же, нет, но ничто не помешает пользователю создать ее самостоятельно.

Помимо разовых мероприятий, можно запланировать еще и повторяющиеся. Допустим, вы точно знаете, что по вторникам после работы вы идете в свой любимый фитнес-центр или в ночной клуб, — и Outlook добросовестно зарезервирует время за этим важным мероприятием на целый год вперед.

Получившийся календарь можно вывести на экран в нескольких режимах: мероприятия на текущий день, на неделю, месяц. Лучше всего распечатать этот календарь и повесить на стенку: пусть все вокруг видят, какой вы дисциплинированный работник. Да и самому лишний раз на календарь не мешает поглядеть, — а вдруг забудете?

Хотя бояться нечего — Outlook, в памяти которого хранится график вашей жизнедеятельности, не забывает ничего и никогда. И за определенное, заданное заранее время до назначенной встречи напомнит вам о ваших собственных планах. Словом, единственное, что осталось добавить разработчикам в Outlook, так это способность делать все ваши дела самостоятельно, по расписанию...

Задачи. Кстати, о делах. Помимо календаря в Outlook встроено и другое средство планирования — список задач. В нем вы можете не просто подробно расписать, что именно и когда надлежит сделать, но и указать, в какой срок вы планируете уложиться, каков объем работ, во сколько обойдется их выполнение... Уйма работы! И как хорошо, что эти задачи вовсе не обязательно делать самому, — их можно «перекинуть» с помощью того же Outlook своим коллегам или подчиненным. Другое дело, согласятся ли они выполнить эту работу за вас...

Еще одна маленькая, но важная деталь: Outlook может фиксировать поступление поручений и некоторых других видов электронных документов в специальной папке, именуемой «Дневником».

Заметки. Редко в какой организации не увидишь компьютер или стену, густо облепленную приметными желтыми листочками «для заметок». Конечно, эти милые бумажки приятны и удобны, да вот только стен они все-таки не украшают. Да и бумагу жалко... Тогда почему бы не заменить их электронными копиями? Тем более что на панели Outlook для этого предусмотрена специальная папка — «Заметки». Пишите, запечатлевайте убегающие прочь мысли, — Outlook их с удовольствием сохранит!

Возможности Outlook, как видим, почти безграничны. И лишь пресловутой «загадочностью» русского характера, а точнее — нашей патологической нелюбовью к порядку, можно объяснить тот факт, что до сих пор практически на каждом компьютере можно встретить почти полный комплект Microsoft Office, включая даже совершено ненужный дома PowerPoint... За исключением Outlook. А может, его стоит все-таки установить?


Работа с адресной книгой


Держать в памяти электронные адреса всех своих партнеров по переписке сложно. Да и письмо с безликим адресом в поле «Кому» смотрится как-то не слишком весело. Вот если бы можно было писать здесь имя...

Можно. Дело в том, что, если в строке адреса присутствует имя, а не адрес, Outlook Express автоматически обращается к поисковым службам Интернет, которые способны найти электронный адрес обладателя любого имени.

Проблема лишь в том, что имя вы должны написать строго в том виде, в котором оно зарегистрировано в Интернет. Ошибетесь — и письмо уйдет не туда. Билл Гейтс — это Bill Gates, а не Bill Geits. А вариантов написания одного и того же имени латинскими буквами может быть много...

К тому же даже при правильном написании имени перед вами встанет проблема — как выбрать одного нужного вам адресата из двух-трех десятков полных тезок? Загадка...

Так что же, можно распрощаться с идеей имени в адресной строке? Отчего же. Для того чтобы иметь дело с именами вместо адресов, вам надо


прибегнуть к услугам вашей Адресной книги. Она, как вы помните, доступна через кнопку «Адреса» или через панель «Контакты» в левой нижней части окна Outlook Express.Заносить адреса в адресную книгу можно в ручном и автоматическом режимах. Для того, чтобы адреса и имена всех ваших адресатов фиксировались в книге автоматически, вам необходимо поставить галочку напротив пункта Автоматически заносить в адресную книгу получателей, на чьи письма отвечает пользователь в меню Сервис /Параметры /Отправка сообщений Outlook Express (если вы не сделали этого раньше).

Вручную добавить нового адресата в книгу можно так: нажмите кнопку «Адреса» на панели кнопок Outlook Express, затем — кнопку «Создать». Теперь вам остается только внести в бланк адресной книги информацию об имени и фамилии вашего адресата в его электронном адресе. Кстати, после ввода адреса не забудьте нажать кнопку «Добавить» рядом с адресной строкой.


Случайные файлы

Файл
107273.doc
17333.rtf
87773.doc
plan.doc
kursovik.doc




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.