Автоматизация учета продажи товаров в ООО Мастер-СД (Diplom-Master)

Посмотреть архив целиком

17


Центросоюз Российской Федерации

МОСКОВСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ


УЧЕТНЫЙ ФАКУЛЬТЕТ


Специальность 071900 "Информационные системы в экономике"

Курс 5 Форма обучения очная





ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ


Студентка Сизикова Екатерина Владимировна


Автоматизация учета продажи товаров в ООО "Мастер-СД"



Дипломный проект просмотрен

и допущен к защите

Зав. Кафедрой информационных

Систем в экономике, проф. Ивлиев М.К.

" " ноября 2000 г.

Научный руководитель

доц. Левочкина Г.А.




МОСКВА 2000


МОСКОВСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ

Учетный факультет

Кафедра "Информационные системы в экономике"

Специальность "Информационные системы в экономике"

УТВЕРЖДАЮ

Зав. кафедрой "___"___________2000 г.

ЗАДАНИЕ ПО ДИПЛОМНОМУ ПРОЕКТУ СТУДЕНТКИ

Сизиковой Екатерины Владимировны

  1. Тема проекта: Автоматизация учета продажи товаров в ООО «Мастер-СД»

утверждена приказом по университету от 25 мая 2000 г. № 301-С

  1. Срок сдачи студенткой законченного проекта 01.06.2000

  2. Исходные данные к проекту данные обследования: ООО «Мастер-СД»

  3. Содержание дипломного проекта: Титульный лист, Задание по дипломному проекту, Содержание, Введение, Аналитическая часть, Проектная часть, Обоснование экономической эффективности, Заключение, Список литературы, Приложения.

  4. Перечень иллюстративных материалов 14 таблиц, 22 рисунка, 6 приложений

  5. Руководитель проекта – доцент Левочкина Галина Александровна

Консультант проекта с указанием разделов проекта_______________________________________________________________________

Задание принял к исполнению___________________________________________________________________



КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН

п/п

Наименование этапов дипломного проекта

Срок выполнения

Примечание



1

Подбор и изучение литературы

15.01-15.03


2

Систематизация данных обследования предприятия «Мастер-СД» и их анализ

10.01.-6.03


3

Формулирование цели проекта и обоснование проектных решений

15.02.-15.03


4

Разработка информацион-но-логической модели данных, обеспечивающей связь бухгалтерского и оперативного учета

15.03-20.05


5

Разработка новой отчетной формы «Прайс-лист по наличию»

1.04-30.05


5

Расчет экономической эффективности

20.05-30.05


6

Оформление диплома

20.05.-30.05





СТУДЕНТКА _____________ РУКОВОДИТЕЛЬ_____________

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...6

  1. Аналитическая часть…………………………………………………………..9

1.1. Характеристика предприятия ООО "Мастер-СД"…......…………………..9

1.2. Экономическая сущность задачи учета продажи товаров...……………..14

1.3. Место задачи учета продажи товаров в деятельности предприятия……22

1.4. Обоснование использования вычислительной техники………………….27

1.4.1. Необходимость использования вычислительной техники для решения задачи учета продажи товаров………………………………………………….27

1.4.2. Технология учета продажи товаров на предприятии "Мастер-СД" в системе "Trade Assistant".……………………………………………………….32

1.5. Постановка задачи автоматизации учета продажи товаров в ООО "Мастер-СД"……………………………………………………………………...57

1.5.1. Цель автоматизированного решения задачи учета продажи товаров…57

1.5.2. Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ………...57

1.5.3. Формализация расчетов…………………………………………………..58

1.6. Анализ существующих разработок………………………………………..60

1.7. Обоснование проектных решений по видам обеспечения:

1.7.1. Техническое обеспечение………………………………………………...67

1.7.2. Информационное обеспечение…………………………………………..68

1.7.3. Программное обеспечение……………………………………………….69

2. Проектная часть……………………………………………………………....75

2.1. Информационное обеспечение задачи учета продажи товаров…………75

2.1.1. Информационная модель и ее описание………………………………...76

2.1.2. Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации для получения новой отчетной формы "Прайс-лист по наличию товаров"………………………………………………………………………….78

2.1.3. Характеристика результатной информации…………………………….79

2.1.4. Разработка информационно-логической модели данных, обеспечивающей бухгалтерский, оперативный и количественно-суммовой учет продажи товаров…………...………………………………………………82

2.2. Программное обеспечение..….…………………………………………….83

2.2.1. Структурная схема вызова подсистем программы "Trade Assistant" для формирования новой отчетной формы "Прайс-лист по наличию товаров"………………………….………………………………………………83

2.2.2. Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов для обеспечения передачи данных из программы "Trade Assistant" в программу "Инфо-Бухгалтер"…………………………….……………………84

3. Обоснование экономической эффективности……………………………...86

3.1. Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности…………………………………………………………………...91

3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта…………….92

Заключение……………………………………………………………………….98

Список литературы………………………………………………………………99

Приложения…………………………………………………………………….102














Введение


Торговля – обширнейшая область предпринимательской деятельности и сфера приложения труда – получила в последние годы новые импульсы своего развития. В нее влилось много новых предприимчивых людей, в ряде случаев коренным образом поменявших профессию и жизненные ориентиры. От рядовых спекулятивных торговых операций и "челночно-палаточного бизнеса" многие предприниматели перешли уже к более высокой стадии торговой деятельности, организовав индивидуальные или коллективные предприятия. Менеджерам таких предприятий приходится ежедневно сталкиваться с множеством проблем организационного, экономического и финансового характера, которые приходится решать интуитивно, методом "проб и ошибок", приобретая постепенно практический опыт.

Однако умение грамотно, а главное, эффективно торговать это тонкое искусство, в котором полагаться лишь на небольшой практический опыт, здравый смысл и интуицию сейчас уже недостаточно. Процесс насыщения потребитель кого рынка товарами и возрастание конкуренции потребуют от тех, кто недавно влился в этот бизнес и хочет надолго в нем остаться, глубоких и всесторонних знаний его основ в разрезе различных аспектов торговой деятельности.

Переучиваться необходимо и многим работникам торговли большим стажем, которые после приватизации предприятий остались наедине с рынком, без опеки специалистов своих бывших торговых объединений и других и управленческих структур. Многие полученные ими «еще в той экономике» знания и практические навыки вступили в противоречие с современной рыночной практикой, не соответствуют новым условиям хозяйствования и коммерческим возможностям, и, следовательно, требуют существенного изменения.

Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой

страны как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения.

Динамическая конкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговом предприятии. В современных условиях организационная структура управления является стратегическим фактором конкуренции. Рост физических объемов торговли и расширение ее ассортимента обуславливает необходимость совершенствования управленческой деятельности предприятий торговли. Таким образом, исследование и рационализация информационных процессов в системе управления на предприятиях торговли является актуальной задачей в научном и практическом отношении.

В данной работе рассматривается автоматизация учета продажи товаров на предприятии оптовой торговли ООО "Мастер-СД".

В первой главе была рассмотрена существующая на предприятии технология учета продаж товаров, дано обоснование использования вычислительной техники для решения этой задачи. Были отмечены недостатки, такие как:

  • отсутствие связи торговой программы Trade Assistant с бухгалтерской программой «Инфо-Бухгалтер»;

  • отсутствие отчетной формы «Прайс-лист по наличию товаров».

Во второй главе рассмотрена схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов, обеспечивающих бухгалтерский, оперативный и количественно-суммовой учет товаров. Так же для решения задачи автоматизации учета продаж с учетом сложившихся на предприятии принципов управления и на основе отчетных данных был проведен анализ информационных потоков и разработана новая отчетная форма "Прайс-лист по наличию".

В третьей главе описан расчет показателей экономической эффективности проекта.

Назначением реализации проекта "Автоматизация учета продаж в ООО "Мастер-СД" является:

  1. Автоматизация получения новой отчетной формы – Прайс-лист по наличию;

  2. Разработка информационно-логической модели взаимосвязи подсистемы бухгалтерского учета и торговой программы Trade Assistant.

Цель автоматизированного решения задачи сводится к устранению недостатков, которые были мной отмечены в предыдущем разделе, поэтому ее можно разделить на две группы подцелей:

  • достижение улучшения ряда экономических показателей (увеличение числа обслуживаемых клиентов, сокращение численности персонала);

  • улучшение значений показателей качества обработки информации (повышение степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности, повышение степени автоматизации получения первичной информации).








1. Аналитическая часть

1.1. Характеристика предприятия ООО "Мастер-СД"

Общество с ограниченной ответственностью "Мастер-СД" представляет собой партнерское предприятие, имеющее уставной фонд поделенный на доли, размер которых определяется учредительными документами. Участники такого партнерского предприятия несут ответственность в размерах из вклада в уставной капитал. Высшим органом управления ООО является собрание участников, а текущее управление его деятельностью осуществляется на коллегиальной (дирекция) основе. Предприятие занимается оптовой торговлей замками отечественного производства.

Функциями "Мастер-СД" являются:

  • формирования наиболее ходового ассортимента;

  • закупка товаров;

  • хранение;

  • подсортировка;

  • сбыт;

  • доставка товаров.

Удовлетворяя потребности розничных торговцев, предприятие оптовой торговли получает доход от торговой надбавки на продаваемые товары. Чтобы оценить эффективность данного бизнеса следует сравнить затраты розничных предприятий на формирование ассортимента, доставку товаров, закупку, цены, по которым покупатели могут закупать замки и затраты оптового предприятия на организацию закупок требуемого ассортимента, хранение, доставку товаров мелкими партиями.

ООО "Мастер-СД" – малое предприятие, штат которого состоит из одиннадцати человек в офисе и трех человек на складе. В штат входят генеральный директор, директор, секретарь, два менеджера в отделе снабжения и сбыта, главный и два бухгалтера в бухгалтерии, операционист в отделе выписки, кассир, водитель, заведующий складом и два грузчика.


Администрация

Генеральный директор

Директор

Секретарь




Бухгалтерия

Отдел Выписки

Торговый зал

Отдел закупок и сбыта






Касса

Склад





Рис.1. Организационная структура ООО "Мастер-СД»


Предприятие арендует складскую площадь и офисное помещение в черте города Москвы. Склад находится в соседнем здании с офисом. Поэтому менеджеры могут контролировать наличие материала на складе, отгрузку, погрузку и проводить инвентаризацию в непосредственной близости от офиса. Благодаря этому упрощена схема документооборота.

Управлением предприятия занимается генеральный директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера.

Директор подчиняется непосредственно генеральному и фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Центральная проблема организации состоит в координации закупок и продажи. В виду небольшого размера рассматриваемого предприятия закупка и продажа находится в одних руках т.е. эти отделы имеют одного руководителя, в компетенцию которого входят вопросы закупки по всему ассортименту. Преимущество этой формы состоит в том, что руководитель владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему быстро реагировать на изменения на рынке. На предприятии не используется разделения в соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величине покупателей и т.д.

Отдельно выделен бухгалтерский отдел. Этот отдел состоит из главного бухгалтера, двух бухгалтеров и кассира. В обязанности главного бухгалтера входит ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции, начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчетностью и др. Кассир принимает выручку. Два бухгалтера оформляют документы по движению товара.

В отделе закупок и сбыта работают 2 менеджера. Задачами данного отдела являются:

  • формирование ассортимента товаров

  • поиск поставщиков

  • организация закупок

  • приемка товаров

  • управление торговыми агентами

  • прием заказов на поставку товаров

  • организация доставки

Каждый из менеджеров отвечает за определенные ему функции. Так, менеджер по закупкам отвечает за организацию поставок товаров, поиск поставщиков, прием товаров, слежением за товарными запасами. Менеджер по сбыту готовит необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Он же занимается приемом заказов от покупателей по телефону и в торговом зале офиса, контролирует деятельность склада, следит за отгрузкой товара и возвратами от покупателей, организационными вопросами, анализом деятельности. Торговый зал ООО «Мастер-СД» состоит из трех витрин, на которых представлены образцы замков и фурнитуры.

На телефонные звонки отвечает секретарь. Она принимает сообщения и переадресует звонки.

Информационные связи отдела закупок и сбыта представлены на рис. 2.
























Производители замков




ОТДЕЛ ЗАКУПОК И СБЫТА


Аналитическая группа






Группа приемки товаров




Группа оперативной связи с торговым залом и складом









Склад

Торговый зал


Рис. 2. Внешние и внутренние информационные связи отдела закупок и сбыта


На рассматриваемом предприятии есть водитель для доставки товаров. В его обязанности входит доставка замков и инкассация средств за товар.

Отношения между отдельными местами и задачами характеризуются отношениями подчиненности сверху и снизу, или отношениями по горизонтали.

1.2. Экономическая сущность задачи учета продажи товаров


Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Бухгалтерский учет реализации товаров в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

Отпуск товаров покупателям осуществляется на основе следующих документов: накладных; актов приема-передачи; счетов-фактур; товарно-транспортных накладных; железнодорожных и авианакладных.

Общая стоимость реализованных товаров по продажным ценам представляет собой товарооборот.[3]

При учете продаж товаров, важно определиться с вопросом, какой

момент считать продажей:

  • факт отгрузки товаров и предъявление покупателю расчетных документов;

  • факт поступления оплаты от покупателей на счета в учреждения банков.

Этот фактор определяет момент перехода права владения, пользования и распоряжения реализуемых товаров от поставщика к покупателю. В первом случае, как только товары отгружены и покупателю предъявлены на нее расчетные документы, все права собственности переходят на этот товар к покупателю; во втором – до момента оплаты товар является собственностью поставщика.

Момент продажи товаров обусловливает метод определения выручки от продажи: метод начисления («по отгрузке») или кассовый метод («по оплате»).

Метод определения выручки по отгрузке товаров и предъявлению расчетных документов покупателю повсеместно используется в международной практике. В нашей стране, особенно на субъектах малого предпринимательства, был распространен кассовый метод («по оплате»). С 1996г. введен в действие новый порядок определения выручки от реализации продукции, согласно которому для составления финансовой отчетности безальтернативно применяется метод начисления («по отгрузке»). Фактически в ООО "Мастер-СД" при продаже замков применяется кассовый метод "по оплате", но иногда бывают исключения, и используется метод начисления "по отгрузке".

Каждая отгрузка товаров сопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.07.96 № 914. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров.

Счета-фактуры введены в качестве дополнительного инструмента контроля налоговых органов за полнотой сбора налога на добавленную стоимость. [9]

Выходными документами, содержащими основные результатные экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж являются документы, приведенные в Таблице 1 (См. далее). Данные документы формируются на основе информации из первичных документов, таких как:

- счет;

  • накладная;

  • счет-фактура.

В качестве учетной цены товаров на предприятиях оптовой торговли может использоваться покупная или продажная цена. В ООО "Мастер-СД" учетной ценой являются покупные цены с НДС 20%.

Важным элементом учета реализации товаров является определение стоимости, по которой они списываются с баланса торговой организации.

Порядок списания отпущенных товаров зависит от способа хранения товаров на складе (партионный или сортовой) и принятого предприятием в учетной политике метода определения учетных цен на реализуемые товары.

Если складской учет товаров организован по партиям или в течение отчетного периода товар приобретался по одной и той же цене, то базой для определения покупной стоимости реализованных товаров могут служить данные первичных документов. При этом достаточно количество реализованных товаров в натуральном выражении умножить на цену их приобретения. Сложности возникают в условиях сортового учета товаров на складе, а также приобретения товаров у разных поставщиков по разным ценам. В этих случаях для определения покупной стоимости реализуемых товаров могут быть использованы методы оценки материальных запасов:

  • по средней (средневзвешенной) цене;

  • по ценам первых закупок (ФИФО);

  • по ценам последних закупок (ЛИФО);

  • по себестоимости единицы запасов.[3]

ООО "Мастер-СД" продажную цену определяет путем прибавления 20% к себестоимости (цене, по которой привезли замок), а списание на складе происходит по себестоимости.

Выбор этого метода оценки покупной стоимости реализуемых замков определен самим предприятием и закреплен в его учетной политике.

В соответствии с Инструкцией ГНС РФ от 11.10.95 г. № 39 при реализации товаров оптовые организации определяют облагаемый оборот на основе стоимости реализуемых покупателям товаров исходя из применяемых цен без включения в них налога на добавленную стоимость.

В счетах, выписанных покупателям за реализуемые замки, накладных на отпуск замков, а также счетах-фактурах, составленных и зарегистрированных в установленном порядке, указывается продажная цена этих замков без НДС и отдельной строкой – сумма налога на добавленную стоимость, начисленная по соответствующей ставке (20%) от продажной цены.[9]

1. Продажа товара происходит по следующей схеме:

Частник

  • Выписывается накладная в двух экземплярах. Пробивается чек. Ставится печать и подпись. Покупатель тоже расписывается. Далее направляется на склад и получает товар по чеку или накладной с нашей подписью. Одна накладная остается на складе, а в конце рабочего дня возвращается в офис.

  • Юридическое лицо. Безналичные расчеты. Заключается договор в двух экземплярах и подкалывается в папку. Выписывается счет в двух экземплярах (с занесением его номера в тетрадь регистрации) и выдается покупателю для последующей предоплаты. После предоплаты выписывается накладная в трех экземплярах, счет-фактуру в двух экземплярах (с занесением их номеров в тетрадь регистрации) и отдается покупателю по доверенности от фирмы. Ставится печать и подпись. Покупатель тоже расписывается и идет получать товар на склад по накладной с росписью выписывающего лица и печатью. Один экземпляр документов подкалывается в папку с последующей передачей ее в бухгалтерию. Одна накладная остается на складе, а в конце рабочего дня возвращается в офис.

  • Юридическое лицо. Расчеты наличными. То же самое, что и при безналичных расчетах, только еще выбивается чек.

2. Возврат товара и обмен его

  • Покупатель в офисе выписывает накладную на бракованный товар (расход в брак). По этой накладной покупатель меняет товар на складе. В случае, если такого товара нет по остаткам в компьютере, предлагается другой товар или его стоимость на день продажи.


Таблица 1. Перечень выходных документов, получаемых в результате решения задачи учета продаж товаров.

Наимен. Групп (классов задач)

Наименование задач

Наименование выдаваемых документов

Период решения задачи

Назначение выдаваемых документов

Подразделения, кот. предназначены выходные документы

Учет

Учет расчетов с покупателями






Учет продажи товаров


Ведомость «Активность покупателей"

Ведомость «Продажи

"Книга продаж"

Ведомость "Список должников"


Отчет "Документы продаж"

Ведомость "Продажи (по товарам)"

Перечень "Товарные документы"

Оборотная ведомость

1 раз в месяц






1 раз в месяц





1 раз в месяц

Учет и контроль за состоянием денежных расчетов, ведением главной книги и состоянием баланса



Учет и контроль за состоянием денежных расчетов, ведением главной книги и состоянием баланса


Учет и контроль за состоянием денежных расчетов

Бухгалтерия, отдел выписки,

Отдел снабжения и сбыта



Бухгалтерия, отдел снабжения и сбыта



Бухгалтерия


Контроль

Контроль выполнения планов поставок покупателям

Перечень "Взаиморасчеты. Незакрытые документы"


2 раза в месяц








Контроль выполнения планов и принятия решений




Администрация









Отчетность

Формирование статистической отчетности

" Ведомость Продажи (по документам)"

"Ведомость Продажи (по товарам)"

"Ведомость активности покупателей"


2 раза в месяц



Контроль продаж




Администрация




1.3.Место задачи учета продажи товаров в деятельности предприятия


Задача учета продажи товара тесно связана с другими задачами, решаемыми на предприятии (Рис.2)


Информация о поступившем товаре





1.Поставка товара 2.Размещение товара


Вход товара


в цикл




3. Продажа товаров


Рис. 3. Схема взаимосвязи задачи учета продаж товаров с задачами учета закупок и запасов товаров

Рассмотрим полный цикл движения товара.

Предприятие вначале определяет потребность в товаре. Затем осуществляется поиск наиболее подходящего поставщика. После заключения с поставщиком договора осуществляется поставка товара на склад, где он хранится по сортам (висячие замки, врезные без ручек, врезные с ручками, гаражные, защелки, кодовые, личинки, накладные, почтовые и фурнитура ) На складе товар разгружают и проверяют на соответствие количеству и качеству. При расхождении составляется акт приемки товара, где указываются все претензии. В этом случае товар может быть возвращен, поставщик может заменить или допоставить товар.

После этого товар отправляется к месту хранения. На полученные заказы от покупателей оформляются документы для доставки, отгрузки и оплаты товара каждому заказчику и документ на загрузку машины на складе. На складе производится подсортировка заказа и погрузка. После чего товар доставляется покупателю. Таким образом, учет продаж тесно связан со складским учетом и учетом закупок.

Помимо товарных потоков не менее важное значение имеют финансовые потоки. Очень важно контролировать задолженность получателей и задолженность перед поставщиками для оптимального управления денежными средствами. Предприятие работает с поставщиками по договорам купли-продажи. Задолженность перед поставщиком возникает в момент указанный в договоре. Это может быть и предоплата, и оплата по факту, и оплата в рассрочку.

Движение документов, относящихся к основной деятельности можно описать следующими потоками. Договора с покупателями заключаются и хранятся в офисе. Заказы от покупателей принимают также непосредственно на месте или по телефону. На основании заказов формируются документы на доставку и оплату покупателям. При выписке документов производится контроль задолженности покупателя перед предприятием на данный момент. В случае превышения задолженности критической суммы документы не выписываются, а информация об этом доводится до менеджеров Также формируется документ на отгрузку товара со склада на машину.

После развоза замков водитель привозит на склад не принятые и возвращенные товары. Документы, подтверждающие это, сдаются в бухгалтерию. Выручка (если оплата товара производится наличными) сдается в кассу. Таким образом, учет продаж связан с финансовыми взаиморасчетами с покупателями.

Сбыт подразумевает следующие функции: поиск покупателей, рекламная политика, сбор заказов, отгрузка, доставка, возвраты поставщику,

изучается рынок сбыта замков, предложения существующие на рынке. В результате определяется допустимая цена на рынке.

На предприятии проводятся рекламные мероприятия, ежемесячно публикуется реклама в справочниках, таких как Снабженец", "Строительный сезон", "Оптовик", "Товары и цены", "Где купить строительные материалы", "Кто есть в Москве".

Ассортимент замков очень разнообразен, в торговом зале офиса представлено около 300 наименований замков отечественного производства.







Рис. 4. Схема взаимосвязи предприятия и покупателей


Поскольку учет продажи товаров ведется бухгалтерами в бухгалтерии, а оперативный и количественно-суммовой – в отделе закупок и сбыта, то взаимосвязь этих подсистем представлена на рис. 5.

Оперативный учет ведется при складском учете (оприходование, отпуск, внутреннее перемещение). При этом в бухгалтерию передаются приходные складские ордера, расходные складские ордера и накладные на внутреннее перемещение товаров. Исходя из этого происходит привязка к типовым хозяйственным операциям и формирование проводок. Затем это фиксируется в Книге бухгалтерских проводок, Главной книге, формируется бухгалтерская отчетность и баланс.

Оперативный учет ведется также при продажах и закупках. На основании произведенных операций в бухгалтерию переходят накладные на отпуск и возврат, основания на продажу (договора, счета-фактуры), основания на закупку (договора, счета-фактуры), накладные на прием, накладные на возврат. На основании этих первичных документов в бухгалтерии формируются платежные документы, которые затем отражаются в Книге бухгалтерских проводок, Главной книге, бухгалтерской отчетности и Балансе. [3]















Контур оперативного Контур бух. учета

управления

Привязка к типовым хозяйственным операциям.


Автоматическое формирование проводок

Групповые проводки

Приходный складской

ордер

Расходный складской

ордер

Редактирование (коррекция) проводки

Накладные на внутреннее

перемещение



Накладные на отпуск



Формирование


платежных


документов

Отмена проводки

Накладные на возврат

Основания на продажу

(договора, счета-фактуры)


Основания на закупку

(договора, счета-фактуры)

Накладные на прием,

Накладные на возврат








Рис. 5. Схема связи подсистемы бухгалтерского учета и оперативного учета


1.4.Обоснование использования вычислительной техники

  1. 1.4.1. Использования вычислительной техники для решения задачи учета продажи товаров

При помощи ЭВМ на оптовом предприятии "Мастер-СД" автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, учет заработной платы, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов , на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.[3]

Недостатком существующей технологии является то, что бухгалтерия имеет свою Базу Данных, а отдел закупок и сбыта, отдел выписки и касса – свою. Это приводит к частичному дублированию информации.

Избежать данного недостатка позволило бы объединение компьютеров в локальную вычислительную сеть и обмен данными между бухгалтерией и отделом закупок и сбыта. Создание такой интегрированной системы обработки учетных данных почти полностью исключает дублирование информации. Такая система предполагает однократный ввод в ЭВМ первичных данных и комплексное использование для автоматизации бухгалтерского, оперативного, статистического учета и решения других задач АСУ оптовым предприятием. Так, хранимые в памяти ЭВМ данные расходных счетов-фактур служат как для автоматизации печатания платежных требований, количественно-суммового учета, так и для автоматизации оперативного учета, контроля, поставок товаров покупателям, составления статотчетности о продаже товаров, решения прогнозных задач.

Для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии "Мастер-СД" выбрана программа "Инфо-Бухгалтер"

Исходной первичной информацией в подсистеме бухгалтерского учета служат данные приходных и расходных товаросопроводительных документов, банковские, кассовые и другие документы. Перед пуском подсистемы бухгалтерского учета в эксплуатацию в ЭВМ вводятся данные о сумме входящих остатков на каждом счете и оборот с начала года.

Для синтетического и аналитического бухгалтерского учета разработана система кодирования учетных номенклатур. Коды синтетических счетов и субсчетов имеют три знака, соответствующие их номерам в плане счетов. Длина кода и содержание других учетных номенклатур определяются требованиями аналитического учета. Например, однозначными являются коды вида документов (приходная, расходная накладная, счет-фактура, акт и т.п.), товарооборота (продажа в пределах и за пределы республики, области, складской, транзитный товарооборот, внутреннее перемещение товаров, возврат забракованных товаров и т.п.).

На товаросопроводительных, кассовых и банковских документах проставляются коды корреспондирующих счетов, постоянных признаков (шифр содержания операции, номер и дата оформления документа и т.п.). На основе других бухгалтерских документов составляются разработочные ведомости. Торгово-хозяйственные операции кодируют по кредитовому признаку. При обработке информации на ЭВМ принцип двойной записи сохраняется.

Вся обработанная на ЭВМ информация, относящаяся к бухгалтерскому учету, выдается в виде оборотных ведомостей по единой форме.[3]

Автоматизация управления торговыми процессами в ООО "Мастер-СД" повышает его оперативность и эффективность, улучшает товароснабжение розничной торговой сети.

Оптовое предприятие «Мастер-СД» выполняет сложный, взаимосвязанный комплекс торговых операций по оптовой закупке и продаже замков. Он включает изучение спроса, составление заявок и заказов на товары, заключение договоров на поставку и продажу товаров, учет и контроль их выполнения, организацию и оформление продажи товаров, регулирование поставок и продажи товаров и т.п. Важная роль в выполнении планов торгово-хозяйственной деятельности «Мастер-СД», обеспечении бесперебойного товароснабжения розничной сети принадлежит оперативному управлению торговыми процессами и прежде всего процессами оптовой продажи замков. Оперативное управление торговыми процессами осуществляется путем оперативного планирования, учета, контроля и регулирования поступления и продажи замков по срокам, количеству и ассортименту.

Управление торговыми процессами в «Мастер-СД» основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов замков. Движение информации между «Мастер-СД» и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

В общем объеме входной и выходной информации «Мастер-СД» 70-80% составляют данные первичных приходных и расходных товаросопроводительных документов. На их основе формируется преобладающая часть внутренней и выходной информации, ведется бухгалтерский, статистический и оперативный учет, составляются заявки и заказы на замки, решаются другие задачи.

В «Мастер-СД» ежемесячно обрабатывается около 150 приходных и 300 расходных счетов-фактур, содержащих соответственно около1400 и 3000 документострок. Эти данные характеризуют лишь объем первичной информации. Фактически же обрабатывается в несколько раз больший объем информации ввиду ее многократного дублирования в различных отделах «Мастер-СД». Например, данные о количестве реализуемых замков регистрируются несколько раз (счет, накладная, счет-фактура).

Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.[3]

Массовые, повторяющиеся операции по оформлению оптовой продажи товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации. Поэтому одной из первых на предприятии "Мастер-СД" была автоматизирована задача оперативного управления торговыми процессами с помощью программы Trade Assistant, в т.ч. обработка текущих заказов розничных организаций и предприятий на вывоз товаров, что позволяет не только повысить оперативность и эффективность оперативного управления, но и накопить в памяти ЭВМ информацию, необходимую для автоматизации решения плановых, прогнозных, аналитических и других задач.

Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

Особенно высокой степенью использования при решении задач АСУ оптовым предприятием отличается постоянная информация о замках. Для решения задач статистического, оперативного учета, определения возможности машинного агрегирования информации цифровой код замков обычно характеризует группу замков статистической отчетности, подгруппу данной группы (например, замки включают такие подгруппы, как висячие, врезные без ручек, врезные с ручками, гаражные, кодовые, накладные), вид замков. Блок наименования включает такие признаки замков, как цена, скидка, единица измерения, наименование, артикул. Эти признаки необходимы для автоматизации бухгалтерского учета. Автоматизация контроля поставок по разновидностям замков предопределяет включение в состав данных о замках таких сведений как название, изготовитель, количество в коробке, цена. Коды признаков "Новый замок", "Новый замок улучшенного качества" необходимы для оперативного учета, контроля их реализации и других целей.

Каждая отгрузка товаров сопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.07.96 № 914. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров. В стандартную поставку программы «Trade Assistant» включены необходимые настройки, полностью автоматизирующие процесс формирования и регистрации входящих и исходящих счетов-фактур.

Счета-фактуры введены в качестве дополнительного инструмента контроля налоговых органов за полнотой сбора налога на добавленную стоимость и используются ими для встречных проверок налогоплательщиков с целью выявления фактов уклонения от уплаты налога. При этом не меняется порядок отражения в бухгалтерском учете операций по продаже товаров, сохраняются все ранее действующие формы расчетных и первичных документов, включая счета.[9]


1.4.2. Технология учета продажи товаров на предприятии "Мастер-СД" в системе «Trade Assistant»

Оперативный и количественно-суммовой учет продаж товаров на предприятии "Мастер-СД" ведется с помощью программного комплекса Trade Assistant. Схема организации учета продаж на предприятии представлена на рис. 6.














Документация

Заявки (заказы)





Склад

ЭВМ





Выдача документации

Учет, отчетность, оперативная информация

Оперативный учет по складу







Рис. 6. Структурная схема организации учета продаж в ООО "Мастер-СД”


Trade Assistant представляет собой комплексную систему управления торговой организацией. Он предназначен для оперативного управления и контроля за состоянием товарно-материальных запасов на складах и денежных средств на расчетных счетах, ведения полного баланса с партнерами, а также для всестороннего анализа информации, накопленной в базе данных системы. Компьютеры отдела закупок и сбыта, отдела выписки и кассы объединены в локальную сеть.

В ее возможности входит:

  • Подготовка документов на поставку и отпуск товаров в формате, заданном пользователем;

  • Резервирование товаров на складе при выписке счетов;

  • Возможность отследить сроки оплаты выписанных счетов;

  • Регистрация пользователей при оформлении всех документов;

  • Развитая система разграничения доступа;

  • Работа в различных валютах и гибкость при учете меняющегося курса валют;

  • Получение справок по наличию и движению товаров;

  • Ведение полного баланса с партнерами и анализ динамики отношений с ними;

  • Классификатор товаров и клиентов неограниченной глубины вложенности;

  • Ведение многоколоночного прайс-листа и гибкая система скидок;

  • Средства работы с услугами;

  • Анализ движения товаров по складам, группам товаров, поставщикам, покупателям и т.д.;

  • Анализ эффективности работы персонала;

  • Расчет прибыли и рентабельности в целом по компании и отдельно по складам, по товарам, по группам товаров и т.д.;

  • Экспорт и импорт данных в формате CSV, обеспечивающий интерфейс с другими системами;

  • Разнообразная настройка справочных таблиц с использованием фильтров, сортировки данных, редактированием набора колонок;

  • Настройка базы данных на специфику пользователя;

  • Возможность самостоятельно создавать и редактировать бланки выходных документов и включать в них графические и сканированные изображения, формулы и таблицы.

При продаже товаров можно оформить документы трех типов: предварительный заказ, резерв, отгрузка. При предварительном заказе не обязательно наличие товара на складе и не происходит резервирование заказанных товаров. При оформлении резерва также не обязательно наличие необходимого количества товара на складе, но заказанный товар резервируется. При оформлении накладной, напротив, необходимо наличие достаточного количества товара на складе, в противном случае Trade Assistant не позволит завершить операцию и выдаст сообщение об ошибке. При оформлении накладной происходит списание товара со склада по средневзвешенной цене. Общая сумма накладной записывается также на баланс клиенту. Все три типа документов легко могут быть преобразованы один в другой. Если предварительный заказ преобразовывается в резерв или накладную, то заказанный товар соответственно резервируется или списывается со склада. При преобразовании накладной в резерв или предварительный заказ товар снова приходуется на склад. Из одного документа на резервирование может быть сделано несколько накладных.

При оформлении накладных система следит за тем, чтобы товар, указанный в накладной, присутствовал в достаточном количестве на складе, а также за тем, чтобы не был превышен кредит, установленный для каждого покупателя.

При продаже товаров пользователь имеет оперативную информацию о том, когда и на кого был зарезервирован требуемый товар, а также может видеть наличие товара на всех складах системы, в том числе и наличие товара, находящегося в пути от поставщика.

Система с самого начала разрабатывалась под Windows. Это позволило разработчикам избежать недостатков, присущих многим системам, которые сначала были реализованы под DOS, а потом переписаны под Windows. Такие системы, к сожалению, очень часто невольно копируют идеологию DOS и не пользуются преимуществами Windows. Trade Assistant, напротив, широко использует все преимущества этой операционной системы: большое количество открытых одновременно окон, широкое использование "горячих кнопок" (так называемых "иконок"), возможности настройки таблиц, легкость обмена информацией с другими системами. Trade Assistant работает как в операционной системе Windows 3.11 (или Windows 3.1), так и в Windows 95 или Windows NT.

Система автоматизирует работу персонала, занятого непосредственно в отделе закупок и сбыта: прием заказов, выписку счетов, накладных, регистрацию платежей и выписку соответствующих документов. Она берет на себя целый ряд контрольных функций и функций, автоматизирующих труд пользователя: автоматически проставляет срок оплаты счета и выходные цены в счетах и накладных в зависимости от категории покупателя, следит за тем, чтобы не был продан отсутствующий на складе товар, и за тем, чтобы не был превышен установленный клиенту кредит, выдает предупреждение, если в накладную включается товар по цене, ниже себестоимости или продается товар из резерва. Все документы печатаются автоматически, при этом система следит за тем, чтобы были заполнены все необходимые атрибуты. [1]

В системе имеется классификатор товаров, который не только существенно облегчает поиск нужного товара, но и дает возможность подобрать аналоги, если какой-то товар в данный момент отсутствует.

Очень важным является то обстоятельство, что система обладает возможностями настройки, позволяющими учитывать специфику торговли в различных компаниях, а также индивидуальные запросы пользователей.

Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, приходный ордер, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Все документы хранятся в базе данных системы. Кроме того, в базу данных Trade Assistant входят Справочники, содержащие вспомогательную информацию об объектах, с которыми работает система: справочники товаров, поставщиков и покупателей, складов, расчетных счетов и валют.

Предусмотрен ряд команд, обеспечивающих работу со справочниками. Можно добавить запись в справочник, отредактировать присутствующую там запись или же удалить ее из справочника, а также отсортировать записи в удобном для него порядке. При работе со справочником товаров (номенклатурой товаров) для удобства поиска можно дополнительно отфильтровать товары по заданной совокупности признаков.

Кроме основных полей все справочники и документы могут содержать настраиваемые дополнительные поля. Дополнительные поля могут быть числовыми, текстовыми или иметь тип "дата". Количество дополнительных полей, их название, тип и размер определяется Администратором при создании компании.

Основные операции в системе Trade Assistant подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров, Возврат товара, Перемещение товаров со склада на склад и Корректировка наличия товаров на складе.

Общая схема выполнения этих операций такова. На экране компьютера пользователь заполняет предложенную ему форму документа, где указывает наименование товаров, их количество, стоимость, поставщика или получателя товаров, склад, с которого производится операция, и дату оформления документа.

При оформлении документов Система Trade Assistant позволяет использовать различные валюты, но весь учет ведется в базовой валюте. Стоимость товаров можно указать как в базовой валюте, так и в любой другой, предварительно с одного расчетного счета на другой. К ним относятся операции Расчеты с покупателями, Расчеты с поставщиками и Перевод денег со счета на счет.[1]

Общая схема выполнения этих операций такова: пользователь заполняет предложенную ему валюту, установив ее текущий курс по отношению к базовой. При желании, пользователь может изменить вид валюты или же текущий курс, и тогда стоимость всех товаров будет пересчитана.

Оформленный документ пользователь может распечатать в виде накладной, счета и т.п. и/или записать в базу данных. При этом изменяется количество товаров на складе, пересчитывается их себестоимость и другие характеристики.

При выполнении расчетно-денежных операций происходит регистрация денег, полученных от покупателей и денег, заплаченных поставщикам, а также перевод денег форму документа, где указывает расчетный счет, на который поступают или с которого списываются деньги, контрагента (плательщика или получателя) и оплаченную сумму. Выбранный расчетный счет автоматически определяет валюту, в которой производится оплата. Если эта валюта не является базовой, то пользователь должен указать ее курс по отношению к базовой. По умолчанию этот курс берется из справочника валют.[1]

При выполнении расчетно-денежных операций указанная в документе сумма зачисляется на баланс контрагента и изменяется количество денег на выбранном расчетном счете. Кроме того, оплаченную сумму можно распределять по накладным контрагента. При этом оплаченная сумма не обязательно должна в точности соответствовать сумме, указанной в накладной. Если эта сумма больше, чем сумма накладной, то их разность составляет остаток от платежа, который может быть распределен по другим накладным или же просто зачислен на баланс контрагента. Если же сумма меньше суммы накладной, то эту накладную можно закрыть частично, а при поступлении недостающей суммы денег закрыть ее полностью.

Таким образом, Trade Assistant дает возможность разными способами учитывать деньги, поступающие от плательщиков: они могут в точности соответствовать сумме отпущенных товаров или же поступать произвольными порциями, в качестве предоплаты или же оплаты уже после отгрузки товаров. На оплату накладных после отгрузки товара требуется специальная санкция Администратора. Если такой санкции нет, то при Продаже товаров система контролирует пользователя, выписывающего накладную, и следит за тем, чтобы накладные не были выписаны "в долг", т.е. при отрицательном балансе контрагента.

Любой оформленный ранее документ можно вызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить.[2]

Технология учета продаж в Trade Assistant такова:

1. Проведение общей настройки Trade Assistant на ООО "Мастер-СД";












Рис. 7. Настройка Trade Assistant на ООО «Мастер-СД»


2. Заполнение справочников "Товары", "Контрагенты", "Склады", "Расчетные счета";

Товары и услуги

Справочник товаров содержит всю номенклатуру замков, которыми торгует данная компания. Он используется при выполнении всех товарных операций. Каждая запись справочника содержит следующие поля: артикул товара, категория товара, тип, название и описание товара, штрихкод, единица измерения и дата последней модификации записи. Кроме того, справочник содержит 8 полей для указания цен реализации товара, что дает возможность устанавливать различные цены для различных групп покупателей. Справочник товаров в ООО «Мастер-СД» подразделен на висячие замки, врезные без ручек, врезные с ручками, гаражные защелки, кодовые, личинки, накладные, почтовые, фурнитуру.

Справочник покупателей, в свою очередь, содержит поле с номером колонки прейскуранта, по которой с этим покупателем ведется торговля. При выполнении операции Продажа товаров этот номер определяет цену реализации, которая будет автоматически проставлена в документе.

При работе со справочником товаров можно использовать классификатор товар неограниченной глубины вложенности. Классификатор дает возможность структурировать номенклатуру товаров, что существенно облегчает поиск товаров и ускоряет оформление документов при большой номенклатуре.

Классификатор создается как отдельная надстройка над номенклатурой товаров. Товары могут быть включены в классы или подклассы любого уровня. Один и тот же товар может быть включен сразу в несколько классов классификатора.

Такой подход облегчает пользователю поиск товаров в классификаторе. Различные пользователи могут иметь разные представления о классификации товаров, и способ классификации, естественный для одного пользователя, может поставить в тупик другого. Возможность включать товар в классификатор несколько раз дает возможность при создании классификатора совместить различные способы классификации.

Классификатор используется при включении товарных позиций в документы: накладные, счета и др. При этом пользователь может легко отключить использование классификатора и воспользоваться неструктурированным списком товаров. При наборе документа пользователь может несколько раз переключать способ выбора товаров: с использованием классификатора и без него.



Таблица 2. Структура справочника «Товары»

Наименование поля (реквизита)

Идентификация

Тип поля

Размер

Количество в коробке

QUNITS

Числовое

3

Название

NAME

Текстовое

21

Описание

SPEC

Текстовое

9

Цена 1

PRICE 1

Числовое

6

Цена 2

PRICE 2

Числовое

6

Цена 8

PRICE 8

Числовое

6

Цена 5

PRICE 5

Числовое

6

Номер

NO

Числовое

3




Рис.8. Справочник товаров ООО "Мастер-СД"


Контрагенты

Таблица 3. Структура справочника «Контрагенты»

Наименование поля (реквизита)

Идентификация

Тип поля

Размер

Контрагент

ID

Текстовое

13

Название компании

NAME

Текстовое

42

Телефон

TEL

Числовое

29

В этом справочнике содержится информация о всех партнерах, с которыми торгует компания. Каждая запись этого справочника содержит всю необходимую информацию о партнере: название компании (или фамилию контрагента, если это частное лицо), почтовый адрес, телефон, факс, категорию контрагента. Справочник контрагентов ООО «Мастер-СД» подразделен на фирмы и частных лиц. В свою очередь, фирмы подразделены на ЗАО, ООО, по названию, ЧП, АОЗТ, ТОО, ОАО, АООТ.

Для каждого партнера система Trade Assistant дает возможность установить индивидуальные условия работы. Так, в карточке клиента можно установить колонку, по которой обычно фирма торгует с этим клиентом – в этом случае при выписке счетов и накладных цены будут проставляться автоматически в соответствии с установленной колонкой. Можно установить кредитную линию – система сама будет следить, чтобы долг клиента не превысил установленного максимума. Можно установить отсрочку платежа – и этот срок будет автоматически проставляться в счетах.

Справочник контрагентов содержит также всю необходимую информацию для того, чтобы подсчитать полный баланс контрагента: сумму, на которую ему были отпущены товары и количество денег, заплаченных за эти товары, если контрагент является покупателем, и, наоборот, сумму, на которую контрагент отпустил товаров компании и количество денег, заплаченных за эти товары, если контрагент является поставщиком. При выполнении основных операций эти величины будут постоянно корректироваться, и баланс контрагента будет пересчитываться.

При работе со справочником контрагентов можно также использовать классификатор.








Рис. 9. Справочник контрагентов ООО "Мастер-СД"


Склады компании

Таблица 4. Структура справочника «Склады»

Наименование поля (реквизита)

Идентификация

Тип поля

Размер

Склад

ID

Текстовое

6

Категория

CAT

Числовое

1

Название

NAME

Текстовое

10


Система Trade Assistant позволяет вести любое количество складов компании. Информация о них содержится в справочнике складов. Очень часто в справочник складов удобно включать не только реальные склады, но и некоторые "виртуальные". Так, например, удобно иметь склад "Ожидаемые товары", на который будут приходоваться товары, находящиеся в пути от поставщика. Ведя такой склад, вы получите возможность выписывать счета на товары, которых реально нет в компании, но которые должны поступить в ближайшее время. Когда товары действительно поступят, достаточно будет перевести их на нужный склад. Система предоставляет возможность сделать этот перевод автоматически.

Склады могут быть разбиты на категории. Категория склада имеет значение при автоматическом расчете себестоимости товаров. Себестоимость рассчитывается по средневзвешенному методу. На складах одной категории себестоимость товаров считается так, как если бы все товары находились на одном складе: общая стоимость товаров одного вида делится на общее количество этих товаров. Себестоимость же товаров на складах разной категории рассчитывается независимо.
















Рис. 10. Справочник складов ООО "Мастер-СД"


Расчетные счета

Таблица 5. Структура справочника «Расчетные счета»

Наименование поля (реквизита)

Идентификация

Тип поля

Размер

Счет

ID

Текстовое

5

Название

NAME

Текстовое

18

Сумма

AMOUNT

Числовое

11


При оформлении любого документа обязательно должен быть указан расчетный счет. В справочник счетов удобно включить несколько расчетных счетов, и при оформлении документа каждый раз выбирать требуемый счет. Тогда легко можно отделить, например, товары, закупленные или проданные за наличные деньги, от товаров, прошедших по безналичному расчету. Для этого введен специальный счет Касса , по которому проводятся документы, за которые было заплачено наличными деньгами. При просмотре базы данных и при получении отчетов всегда можно отделить эти товары. Кроме того, всегда под рукой находится информация о том, сколько денег находится в кассе, сколько на счете в банке и т.д.




Рис. 11. Справочник расчетных счетов ООО "Мастер-СД"


3. Оформление первичных расходных документов:

3.1. Вызываем из меню форму "Продажа";

    1. Выбираем из справочника контрагентов покупателя (организацию или частное лицо);

    2. Из справочника товаров выбираем нужные покупателю замки, нужное количество и колонку цены, по которой будет производиться продажа данному покупателю;

    3. Если покупатель платит наличными, то начисляется налог с продаж – 4%;

    4. Вызывается из меню пункт "печать", где надо указать форму документа, которую требуется распечатать (счет, накладная, накладная +4%, счет-фактура, договор с юридическим лицом, с частным предпринимателем) и количество экземпляров.



Рис. 12. Продажа товаров в ООО "Мастер-СД"

  1. Формирование различных печатных форм первичных документов форм, таких как:

  • счет;

  • накладная;

  • счет-фактура;

  • если покупатель – организация, то заключается договор купли-продажи.

Наиболее существенные моменты организации компьютерного учета реализации продукции – это порядок выписки расчетного документа (счета на оплату продукции) и способы отражения операций, связанных с отгрузкой продукции покупателю.

Для выписки счета можно воспользоваться готовой формой. Для этого следует обратиться к справочнику «Продажа товаров» и перевести документ из "Отгрузки" в "Резерв". Новую организацию можно ввести, непосредственно работая с документом. Учитывая, что в "Trade Assistant" предусмотрена двухуровневая аналитика, на втором уровне следует указать основные атрибуты расчетного документа – счета (номер и дата выписки счета).

В табличную часть документа вводятся данные по наименованиям замков, ценам и количеству отгруженного товара. Суммы по каждой позиции и по счету в целом будут рассчитаны автоматически. Нажатием кнопки «Печать» сформировывается печатный образ документа. По кнопке «Картотека» выйдем в журнал операций, где сохранилась заголовочная запись этого документа.









Рис 13. Счет ООО "Мастер-СД"


Таблица 6. Структура печатной формы первичного документа «Счет»

Наименование поля (реквизита)

Идентификация

Тип поля

Размер

Номер

NO

Числовое

2

Название

DESCR

Текстовое

21

Количество

QTY

Числовое

3

Цена

PRICE

Числовое

6

Стоимость

SUM

Числовое

7





Рис. 14. Накладная ООО "Мастер-СД"


Таблица 7. Структура печатной формы первичного документа «Накладная»

Наименование поля (реквизита)

Идентификация

Тип поля

Размер

Номер

NO

Числовое

2

Название

DESCR

Текстовое

21

Количество

QTY

Числовое

3

Цена

PRICE

Числовое

6

Стоимость

SUM

Числовое

7







Рис. 15. Счет-фактура ООО "Мастер-СД"












Таблица 8. Структура печатной формы первичного документа «Счет-фактура»

Наименование поля (реквизита)

Идентификация

Тип поля

Размер

Номер

NO

Числовое

2

Наименование товара

ID

Текстовое

17

Страна происхождения

CON

Текстовое

2

Номер ГДТ

NOMGDT

Числовое


Единица измерения

UNITS

Текстовое

3

Количество

QTY

Числовое

3

Цена

PRICE

Числовое

6

В т.ч. акциз

ACZ

Числовое


Сумма

SUM

Числовое

7

В т.ч. акциз

ACZ

Числовое


Ставка НДС

NDS

Числовое

3

Сумма НДС

SUMNDS

Числовое

7

Всего с НДС

VSNDS

Числовое

7













Рис. 16. Договор купли-продажи ООО "Мастер-СД"














Рис. 17. Книга продаж ООО «Мастер-СД»


Таблица 9. Структура выходного документа «Книга продаж»

Наименование поля (реквизита)

Идентификация

Тип поля

Размер

Дата

DATE

Числовое

10

Номер

NO

Числовое

6

Покупатель

CUST

Текстовое

16

ИНН покупателя

INN

Числовое

10

Всего продаж

GCRC

Числовое

8

Сумма без НДС

BNDS

Числовое

8

Сумма с НДС

SNDS

Числовое

8


К недостаткам существующей технологии можно отнести отсутствие связи с бухгалтерией и таких отчетных форм, как прайс-лист по наличию товаров на складе, т.к. он наглядно показывает наличие замков.

1.5. Постановка задачи автоматизации учета продажи товаров в ООО "Мастер-СД"

1.5.1. Цель автоматизированного решения задачи учета продажи товаров


Назначением реализации проекта "Автоматизация учета продаж в ООО "Мастер-СД" является:

  1. Автоматизация получения новой отчетной формы – Прайс-лист по наличию;

  2. Разработка информационно-логической модели взаимосвязи подсистемы бухгалтерского учета и торговой программы Trade Assistant.

Цель автоматизированного решения задачи сводится к устранению недостатков, которые были мной отмечены в предыдущем разделе, поэтому ее можно разделить на две группы подцелей:

  • достижение улучшения ряда экономических показателей (увеличение числа обслуживаемых клиентов, сокращение численности персонала);

  • улучшение значений показателей качества обработки информации (повышение степени достоверности обработки информации, степени ее защищенности, повышение степени автоматизации получения первичной информации).


1.5.2. Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

В данном дипломном проекте рассматривается разработка новой отчетной формы Прайс-лист по наличию товаров, разработка информационно-логической модели данных, обеспечивающей бухгалтерский, оперативный и количественно- суммовой учет продажи товаров.

Новая отчетная форма разрабатывается в существующей программе Trade Assistant с помощью Генератора отчетов. Наличие на фирме такой отчетной формы позволит сократить время работы с клиентами. Это приведет к расширению круга клиентов, и соответственно, к увеличению прибыли.

Данную отчетную форму рекомендуется получать ежедневно.

Автоматизация передачи данных из торговой программы значительно облегчит работу бухгалтерии. Вместо того, чтобы постоянно ходить за документами в отдел выписки, к кассиру и в отдел закупок и сбыта к менеджерам необходимую информацию бухгалтерия сможет получать прямо на рабочем месте.

Источником поступления информации для разработки отчетной формы Прайс-лист по наличию является Справочник товаров.

Источниками поступления информации при передаче данных из торговой программы в бухгалтерскую являются накладные из книги продаж в Trade Assistant, а также все виды справочников в Trade Assistant при экспорте данных.


1.5.3. Формализация расчетов

Формализованное моделирование осуществляется по определенным правилам. Согласно правилам по каждому экономическому показателю выявляются реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Им присваиваются условные обозначения: реквизитам-основаниям заглавные буквы, реквизитам-признакам строчные буквы. Экономический показатель выражается в виде совокупности обозначений. Взаимосвязи показателей представляются в виде формул. Совокупность формул отражает инфологическую модель решения задачи.

При разработке отчета «Прайс-лист по наличию» за основной принимаем справочник товаров. В отчет включаются следующие колонки:

  • название;

  • изготовитель;

  • оптовая цена;

  • оптовая цена от 50 тысяч рублей;

  • количество в коробке.

Таблица 10. Формализованное описание входного показателя

п/п

Наименование входного показателя

Идентификатор входного показателя

Наименование документа

Тип поля

Длина

1

Количество товара на складе

QTY

Текущие складские остатки

Числовое

6

2

Зарезервированный товар

RSRV

Текущие складские остатки

Числовое

4



Таблица 11. Формализованное описание выходного показателя

п/п

Наименование выходного показателя

Идентификатор выходного показателя

1

Прайс-лист по наличию

(QTYRSRV) > 0

Если товар есть на складе, но зарезервирован или его вообще нет он автоматически исчезает из прайс-листа.




1.6. Анализ существующих разработок

Среди представленных на российском рынке систем автоматизации торговли можно отметить предложения фирм "Tandem-Soft" ("Торговля и учет" для Windows), "Эйс" ("Гепард"), "1С" (1С:Торговля"), "Информационные системы и технологии (система "Аспект"), "КомТех", "Атлант-Информ" (система "Садко"), "Парус", "Мета" (Комплекс автоматизации в розничной торговле), "Интеллект-Сервис", "Инфин", "Веста-С" (Управление товарооборотом на базе системы StorS). Анализ перечня свидетельствует об активности фирм, разрабатывающих бухгалтерские программы. [6]

Бухгалтерия ООО "Мастер-СД" для ведения бухгалтерского учета использует программу "Инфо-Бухгалтер"

Программа «Инфо-бухгалтер» фирмы «Информатик» относится к классу «Мини-бухгалтерия», но обладает многими интересными функциональными и техническими возможностями, которым бы могли позавидовать некоторые большие комплексы. Программа благодаря своим особым качествам (удобству в работе, гибкости, наглядности и простоте освоения, наличию пополняемых встроенных справочников, подсказок и пр.) быстро привлекла к себе внимание и вошла в число лидеров в этом классе. Дилерская сеть «Информатика» сегодня насчитывает около 550 партнеров, работающих в 219 городах России, Беларуси, Грузии, Латвии, Украины и др. стран СНГ.

Программа «Инфо-бухгалтер» (DOS) имеет многооконную структуру, хорошо продумана и удобно организована работа с шаблонами, бланками документов, их заполнением, копированием, тиражированием. Появилась возможность задавать ориентацию, шрифт и другие параметры печати для каждого бланка индивидуально, при этом в параметрах документа данного вида эти настройки запоминаются.

Имеется «бюджетная» версия программы, есть упрощенный модуль «Финансового анализа». Удачно дополняет программу модуль «Графические иллюстрации».

Все отчетные документы разработаны в соответствии с требованиями и положениями нормативных документов и инструкциями Минфина России по ведению бухгалтерского учета, в т.ч. и для учреждений и организаций, состоящих на бюджете.

Одна из услуг, ставшая теперь обязательным стандартом для многих ведущих фирм: это регулярное бесплатное обновление отчетных форм для пользователей, которые, как известно, меняются достаточно часто. Ну и, конечно, программы поставляются с полным комплектом стандартных бланков в бухгалтерской отчетности. Сетевая версия программы «Инфо-бухгалтер» для Windows (архитектура «Файл-сервер») дает возможность работы как в сетях с выделенным сервером, так и в одноранговых сетях. Она базируется на использовании драйвера сетевых БД Paradox фирмы Borland.[1]

Многие авторитетные специалисты в области бухгалтерского учета считают «Инфо-бухгалтер» лучшей и наиболее популярной в России и СНГ среди программ бухгалтерского учета.

Программа фактически стала стандартом для программ бухгалтерского учета малого и среднего бизнеса.

Ее феноменальный успех стал возможен благодаря простоте освоения, удобству в работе и возможностям настройки.

Программа ориентирована на пользователя, совершенно не знакомого с компьютером. Начать работать с ней может любой бухгалтер, до этого не работавший с компьютером.

Программа «Инфо-бухгалтер» позволяет формировать дерево счетов до девятого уровня в глубину. Для любого из субсчетов возможно ведение как суммового, так и количественно-суммового аналитического учета, а также использование как средней, так и фиксированной цены на единицу товара по этим субсчетам.

В программе данные вводятся как непосредственно в журнал хозяйственных операций, так и путем заполнения первичных документов.

Вводить записи в журнал можно следующими способами:

  • «вручную», когда последовательно вводится название операции, счета, суммы, при этом возможен выбор из списка;

  • путем заполнения бланков первичных документов (любой документ (бланк) может быть легко изменен или создан с помощью встроенного редактора бланков);

  • путем копирования аналогичной операции, уже имеющейся в журнале, с последующей ее коррекцией;

  • методом «типовых операций», когда операции выбираются из заранее подготовленного набора стандартных операций (любая типовая операция может быть легко изменена или создана с помощью встроенного текстового редактора).

Отчетные формы и первичные документы, используемые в программе, регулярно обновляются в соответствии с изменениями законодательства. [12]

Фирма "Инфософт" успешно работает в промышленной сфере, предлагает широкий спектр программных средств, в том числе и с исходными текстами: бухгалтерские системы, программные комплексы для автоматизации управления предприятиями, строительными организациями, программы для бюджетных организаций и др.

На рынке программных продуктов выбор бухгалтерских программ очень велик.

Новая многопользовательская сетевая бухгалтерская система "Интегратор" вобрала в себя последние достижения фирмы. "Интегратор" – многопользовательская компьютерная бухгалтерия, программный продукт нового поколения, отвечающая современным требованиям. Эта система изначально проектировалась как сетевая, она построена в архитектуре "клиент-сервер" и предназначена не только для предприятий, впервые приступающих к автоматизации, но и для тех, кто не удовлетворен результатами работающих у них компьютерных комплексов.

"Интегратор" содержит все необходимые средства для автоматизации бухгалтерского учета предприятия, обеспечивает полноту функций и требуемый уровень детализации учета на каждом участке. Система строится в единой информационной среде, где все пользователи имеют доступ к общей информации в режиме реального времени: новые или измененные данные, введенные на одном рабочем месте, сразу же могут использоваться персоналом, работающим на других компьютерах.

"Интегратор" обеспечивает суверенность работы персонала: каждый бухгалтер отвечает за достоверность информации по счетам своего участка. Когда бухгалтер вводит в компьютер хозяйственные операции, сальдо и обороты пересчитываются только по тем счетам, которые относятся к его участку. Проводки вводимой операции, затрагивающие счета других участков, остаются отложенными до тех пор, пока их не подтвердят бухгалтеры смежных участков. В системе применен удобный механизм отработки спорных ситуаций, что создает хорошие условия для обеспечения согласованной работы большого количества бухгалтеров. [5]

По мнению большинства специалистов, одной из самых лучших бухгалтерских программ, работающих в системе Windows, максимально использующей все ее преимущества, является «1С:Бухгалтерия для Windows». Несмотря на свою стопроцентную ориентацию на среду Windows она сохраняет все удобства ввода значительных объемов данных. Очевидно, успех «1С:Бухгалтерии для Windows» не случаен. Эта программа имеет большую и долгую историю, берущую начало от первых версий для операционной системы DOS. В последние Windows-версии вошло все самое лучшее, что быль наработано в DOS-версиях и приумножено за счет преимуществ системы Windows. [9]

Для автоматизации оперативного учета в ООО "Мастер-СД" используется программа "Trade Assistant" (версия 3.5.), которая полностью соответствует потребностям организации.

Также для бухгалтерского и оперативного учета существуют программы "Интеллект-Сервиса", спектр и качество продукции, комплексный подход к проблемам которых удовлетворяют запросы и самых малых, и средних фирм (программы БЭМБИ+, БЭСТ), и крупных компаний (БЭСТ-3, БЭСТ-4). Среди пользователей ПС – фирмы, торговые и страховые компании, промышленные предприятия и строительные фирмы, бюджетные организации, издательства, инвестиционные компании, фонды и др. Сейчас активно развивается направление, связанное с предприятиями общественного питания. Но наибольший удельный вес среди пользователей программ фирмы приходится на торговые организации.

БЭСТ – это комплексная система автоматизации оперативного и бухгалтерского учета. Гибкая технология автоматизированного учета позволяет объединить в единой системе специализированный продукт, компьютерную сеть, кассовые аппараты, устройства считывания штрих-кодов и другое оборудование.

Система БЭСТ-3 отличается мощным аналитическим учетом, универсальностью, простотой освоения и удобством работы, настраиваемостью и гибкостью системы, отличной документированностью и хорошим уровнем автоматизации. Используемый в системе подход работы "от документа" дает возможность пользователям вести свои операции в естественном, привычном для них режиме, обрабатывая первичные документы, а фирме позволяет просто и быстро вводить модули с новыми функциональными возможностями. Так, для организаций, осуществляющих торговые операции, в систему включены соответствующие модули учета и движения товарно-материальных ценностей и готовой продукции на складах; модули управления продажами, анализа движения товаров и ГП, их прибыльности. Для предприятий розничной торговли обеспечивается связь с электронными кассовыми аппаратами торговых залов и пр.

Для крупных предприятий может поставляться специальная сетевая версия систем, работающая в архитектуре "клиент-сервер" с сервером БД xBase-типа, повышающая надежность обработки и хранения данных и скорость работы программы. В ней реализованы такие возможности, как ведение многоуровневого аналитического учета; возможность выбора различных форм учета, ориентированных на применение в хозяйственно-коммерческой сфере деятельности или бюджетных организациях; одновременное использование до четырех видов прайс-листов с различными отпускными ценами (оптовыми, розничными и т.п.), резервирование товаров и ГП, возможность применения нескольких единиц измерения для одной номенклатуры; ведение картотек, наличие справочника типовых операций и автоматическое формирование проводок, сохранение связи документов с операциями и проводками, возможность автоматического пересчета данных при необходимости корректировки БД прошлых отчетных периодов. Система БЭСТ-3 имеет генератор отчетов, возможность формирования большого количества различных встроенных отчетных форм (около 300 видов) и наглядного представления данных в графическом виде; возможность обмена данными с банковскими системами расчета фактической себестоимости расходных материалов методами FIFO, LIFO, средних цен, возможность анализа финансового состояния и др.


Случайные файлы

Файл
24777-1.rtf
115381.rtf
128686.rtf
101283.rtf
27344-1.rtf