Основные компоненты системы управления документооборотом (СУД) (7786-1)

Посмотреть архив целиком

Основные компоненты системы управления документооборотом (СУД)

Электронные системы для построения архивов, делопроизводства и документооборота являются сравнительно молодым классом информационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологиям организации труда документалистов вызвана несколькими причинами, которые следуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинформации) и своевременность доставки (актуальность). Перечислим эти причины.

1. Существенное возрастание количества документов, циркулирующих в системах управления различного уровня. Вызвано это использованием компьютерной техники для подготовки документов и, соответственно, упрощением процесса порождения документа, а также интенсификацией процессов управления.

2. Вторая и последующие причины следуют из первой. Увеличение количества документов автоматически увеличивает сложность навигации в документальных средах (архивах), причем сложность навигации опережает темпы роста.

3. Необходимость поддержания исполнительской дисциплины в возрастающих документальных потоках и организации групповой работы над документом.

4. Необходимость регламентации доступа к документам или их частям.

5. Усложнение структуры документов; использование механизмов перекрестных ссылок и гипертекстовых структур.

6. Ограничения по минимальному времени доступа (обработки, исполнения) к документу, вызванные законодательными или технологическими причинами.

7. Необходимость снижения стоимости хранения документальной единицы и трудоемкости доступа к документальным средам (архивам).

Требования к электронным системам управления документооборотом

Исходя из перечисленных причин и основных информационных тенденций в документальном управлении, можно сформулировать требования к современным системам документооборота, делопроизводства и архивирования.

1. Поддержание целостности документальной системы и отдельно взятого документа на протяжении их полного жизненного цикла.

2. Отсутствие в системе внутренних ограничений на масштабы документальной среды и количества одновременно пользующихся ею.

3. Взаимодействие со сложившимися информационными транспортными средами и техническими средствами.

4. Организация и поддержка регламентированного доступа как к документальным средам (архивам) в целом, так и к отдельным документам или их частям.

5. Использование средств машинного зрения (сканирование и оптическое распознавание) для перевода традиционных бумажных документов в электронную форму. Для работы с историческими архивами должна использоваться специальная техника, исключающая повреждение раритетов.

6. Использование электронных средств навигации (полнотекстовый поиск, авто-реферирование, авто-рубрицирование, формирование словарей предметных областей -тезаурусов, формирование на базе готовых тезаурусов средств поиска по понятиям).

7. Использование в качестве средства хранения описаний профилей организаций, их пользователей и регистрационных карт документов стандартных индустриальных систем управления базами данных (СУБД -Oracle, Informix, Sybase, MS SQL, DB2, Adabas). Для связи с нестандартными СУБД использовать интерфейсы ODBC / JDBC.

8. Обеспечивать независимость от системно-технической платформы.

9. При создании документальных систем должны использоваться стандартные индустриальные средства и языки разработки, доступные для владельца системы.

10. В отдельных случаях государственному или корпоративному владельцу системы должны быть доступны исходные коды системы для гарантированного обеспечения ее функционирования.

11. Графические интерфейсы пользователя должны быть дружественны, интуитивно понятны, выполнены в стиле, соответствующем окружению (операционной системы).

12. Система должна быть проста в использовании. Обучение пользованию не должно занимать более одного рабочего дня.

13. Система должна быть настраиваемым приложением, а не набором инструментальных средств.

14. Все службы системы должны быть выполнены на языке страны использования с учетом его морфологических особенностей.

15. Обеспечивать одновременную совместную работу более одной документальной среды, более одного офиса.

16. Обеспечивать слияние двух и более систем в одну и разделение работающей системы на две и более.

17. Обеспечивать стандартное взаимодействие и интеграцию с любыми офисными приложениями как ныне используемыми, так и вновь появляющимися.

18. Обеспечивать распределенное управление, как всей документальной средой, так и ее компонентами.

19. Обеспечивать интеграцию со стандартными офисными приложениями и службами.

Электронная система управления документооборотом должна обеспечивать описание организационно-штатной структуры, поддерживать распределенное управление доступом, как из локальных сетей, так и с использованием технологии "Интернет" и использовать лингвистические технологии в национальном исполнении.

Для обеспечения вышеизложенных требований система должна состоять из следующих модулей - подсистем.

1. Описание и настройка деловых процессов

Необходимость в этом модуле вызвана высокой трудоемкостью и стоимостью работ по адаптации существующих систем. С помощью модуля "Описание и настройка деловых процессов" владелец системы формально описывает организационно-штатную структуру организации, права пользователей и подразделений на доступ к архивам, документам или их частям, категории документов, стандартные маршруты движения категорий документов. Вложенные деловые процессы и функции должны поддерживать механизмы наследования прав доступа.

Результатом работы модуля является стандартное представление структуры организации в виде трансформированной трехуровневой парадигмы "Организация - Подразделение - Сотрудник" независимо от реального количества иерархических уровней в системе управления. Описание организационно-штатной структуры сохраняется в репозитории документальной системы.

2. Работа с персоналом

Обобщенное управление персоналом как кадровая задача и как информационная подсистема позволяет практически реализовывать должностные инструкции и положения о подразделениях в части прав на доступ к документам или их компонентам в виде ролевых назначений. Модуль позволяет управлять исполнением работ/документов независимо от присутствия того или иного лица. Профили пользователей (сотрудников, подразделений, организаций) сохраняются в репозитории документальной системы. Одному пользователю может быть назначена более чем одна роль -набор исполняемых деловых функций.

3. Работа с документами

Модуль реализует непосредственный доступ к документам и наборам папок. Каждый документ автоматически при создании получает свое уникальное имя - идентификатор. Обычно имя - идентификатор это составная запись, включающая в себя информацию о категории документа, дате создания, дневной номер, код автора и т.д. Структура имени - идентификатора определяется административно. Каждому подразделению и всем пользователям системы сопоставляется уникальный код и стандартный набор папок. Стандартный набор папок определяется административно. При необходимости пользователю должны быть делегированы права для работы с нестандартными структурами документов, В качестве графического интерфейса пользователя должен быть использован один из стандартных интерфейсов окружения. Например, Outlook из набора программ MS Office. Источником документа может быть любое зарегистрированное в документальной системе офисное приложение, в том числе службы электронной почты.

4. Редактор запросов

Реализация доступа к базе данных, управляемой одной или более СУБД. Наличие этого модуля позволяет сделать систему независимой от используемых СУБД, числа пользователей, количества офисов. Использование модуля позволит поддерживать высокую защищенность системы в целом.

5. Управление качеством

Контроль исполнительской дисциплины и управление временными интервалами, маршрутизация, поддержание профиля стандартов организации. Профиль стандартов регламентирует количество, состав, внешний вид категорий документов и соответствующих им документальных форм, должностные инструкции персонала и положения о подразделениях, описание маршрутов движения категорий документов, формальные ссылки на внутренние и внешние нормативные акты и регламенты.

6. Публикатор

Документ в финишном представлении должен быть представлен в виде (формате), не допускающем последующих изменений и обеспечивающем однозначное последующее воспроизведение, например, распечатку. В качестве такого формата может быть предложен файловый формат PDF. Документы, подлежащие публикации с доступом через Интернет, автоматически представляются в формате HTML.

7. Архиватор

Поддерживаются две модели архивации. Первая оставляет в документальной среде регистрационную карточку, а тело документа сохраняется на носителе, не допускающем повторного использования, например CD ROM. В регистрационной карточке вместо пути к телу документа (файлу, набору файлов, папкам и т.д.) сохраняется уникальное имя архивного носителя и, возможно, командную последовательность для обращения к этому носителю.

При архивации по второй модели переносится в архив полное представление о документальной среде за период времени. На носителе, не допускающем повторного использования, сохраняются как регистрационные записи, так и тела документов. Таким образом, могут сохраняться, например, отчетности прошлых периодов.


Случайные файлы

Файл
92738.rtf
103339.rtf
111307.doc
153606.rtf
41878.rtf




Чтобы не видеть здесь видео-рекламу достаточно стать зарегистрированным пользователем.
Чтобы не видеть никакую рекламу на сайте, нужно стать VIP-пользователем.
Это можно сделать совершенно бесплатно. Читайте подробности тут.